部分专职执法机构在特种设备行政执法中，存在对必用法律文书认识不清以致造成漏掉一些必要法律文书的现象。下面结合特种设备执法案件中存在的不同情况，根据《特种设备安全监察条例》(以下简称《条例》)、《关于实施特种设备行政处罚意见》（以下简称《意见》），谈谈专职执法机构在特种设备行政执法案件中容易漏掉的必要法律文书。
在特种设备行政执法案件中容易漏掉的必要文书有：《特种设备现场安全监督检查记录》、《特种设备安全监察指令书》、《行政执法建议书》、《整改合格后的证明文书》。
一、《特种设备现场安全监督检查记录》和《特种设备安全监察指令书》
根据国家总局40号文件《关于实施特种设备行政处罚工作的意见》第一条规定：实施特种设备行政处罚时，应当使用统一的质量技术监督行政执法文书，安全监察机构和专职执法机构在现场安全监督检查过程中，记录现场检查情况以及安全监察机构发出安全监察指令，应当使用总局统一制定的《特种设备现场安全监督检查记录》和《特种设备安全监察指令书》。之所以作此规定，其目的是为了统一现场安全监督检查记录的内容和格式，便于各地将检查情况规范的录入特种设备动态监督管理计算机信息系统。虽然专职执法机构在紧急情况下也可以使用质量技术监督现场检查笔录和责令改正通知书，它们同《特种设备现场安全监督检查记录》和《特种设备安全监察指令书》具有相同的效力，并不影响案件在程序上的合法性，但根据《条例》的立法宗旨和《意见》规定，专职执法机构在发现特种设备违法行为时，尽可能使用专用记录，并及时通知安全监察机构发出专用指令书。
根据《条例》、《意见》以及国家总局《实施特种设备行政处罚若干问题解答》的规定，专职执法机构在现场检查记录时应使用专用记录，但《特种设备安全监察指令书》只有安全监察机构行使发出权。安全监管工作是由安全监察机构承担的，另外指令书使用于安全监察工作的各个环节，不仅仅适用于处罚环节，所以在行政执法案件中应正确使用这两个文书。
二、《行政执法建议书》
行政执法建议书的必要性，在于专职执法机构在特种设备行政执法中发现多种不同的违法行为，根据不同的情况，专职执法机构在实施行政处罚时，按《条例》及有关规定，应向不同的管理科室、不同的部门发出行政执法意见书，以确保发现违法行为时，应采取的措施和处罚的到位。例1，在日常监督检查时，发现企业按照安全技术规范要求应当进行型式试验的特种设备产品、部件或试制特种设备产品、新产品、新部件未进行整机或部件型式试验的，专职执法机构应及时向安全监察科室发出执法建议书，建议其对违法单位下达限期改正的指令书。例2，特种设备的安装改造、重大维修过程未向特种设备安全监督管理部门核准的检验检测机构进行监督检验出厂，或者交付使用已经安装、改造或重大维修且情节严重的，专职执法机构在依法处罚时还应依据《条例》的规定，向安全监察管理机构发出行政执法建议书，建议其撤销违法单位的制造、安装、改造或维修许可，并同时向工商部门发出行政执法建议书，建议其吊销违法单位的工商营业执照等。以前专职执法机构在行政执法中根据情况没有发出或发出行政执法建议书后没有随案卷归档，造成案件处理不规范，所以行政执法建议书作为必要的文书使用，其目的是表明整个案件是依法行政的见证。
三、《整改报告后的证明文书》
专职执法机构在办理特种设备案件行政处罚时，通常根据不同违法行为必须要求行政相对人进行整改。企业在整改后需提交整改报告及证明文件。常见的需要整改的违法行为有：特种设备使用单位在投入使用前或者投入使用后三十日内，未向特种设备安全管理部门登记，擅自将其投入使用的；特种设备使用单位使用未经定期检验或者检验不合格的等。企业整改后要递交整改报告、证明文件、使用登记证和定期检验合格证。例如：未经许可擅自从事特种设备及其安全附件的制造、安装、改造活动且已安装、改造的需责令其恢复原状或限期由取得许可的单位重新安装，在行政相对人递交整改报告后，是恢复原状的，执法人员应到现场做检查笔录和照相取证，以作为整改后的证明文书，其整改后由取得许可单位重新安装、改造的，行政相对人应递交重新安装、改造的许可证书及其人员资质和安装、改造前向安全监察管理机构办理告知手续等证明文件。
专职执法机构根据不同违法行为应当将各种整改报告及证明文件复印，在行政相对人签字后进行附案卷归档，其目的是证明违法单位已整改到位，案件办理完整，予以结案的依据。（注：此文经过删减，作者为焦作市局稽查大队 黄涛 孙拥军）
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