优秀的外贸开发信是如何炼成的
------外贸出口新手“傻瓜式”制作教程之外贸开发信篇
【目标】Towood.com想让任何一个外贸新手依据本指南迅速掌握外贸开发信的技巧
【摘要】详细列明外贸开发信之精髓所在
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ToWood.com是个关于木制品进出口的外贸网站。作为ToWood的网络管理员，我肩负着审批注册信息的任务。在久而久之的审批过程中，我看到了很多优秀的开发信，也碰到一些“糟糕”的外贸开发信。
糟糕的开发信让人的痛苦之处在于：阅读起来费时费力、词不达意、千头万绪毫无目的。
根据我长期审批会员信息的经验，为了增加ToWood网站优秀开发信的数量，我自私地总结了一下优秀的外贸开发信是如何炼成的。
一、优秀的外贸开发信长什么样子？
一言以蔽之：优秀的外贸开发信都是用最简练的语言告诉对方来信的目的。
多数客户都有自己的固定供应商，同时经常收到一些开发信。他每天都要处理日常工作，没有那么多闲工夫看一封絮絮叨叨的开发信。不耐烦的客户或者手头正在忙于其它工作的客户，可能还没有看完你的絮叨就把你的邮件删到垃圾箱里了。
所以开发信一定要简练，不要拖泥带水！
二、失败的开发信长什么样子？
与之对应：失败的开发信就是看完了开发信的前三句话，都无法搞清楚此信的来意。
为什么？我认为，一封邮件的前三句最重要。前三句应该成为开发信的中心思想，应当在开发信的前三句中清晰地表明自己的来信意图。当我审批ToWood用户所发布的公司简介（其实就是开发信）的时候，发现一个规律就是：对于大多数用户发布的公司简介，通过前三句话就能决定是否能批准发布此条信息；凡是前三句都无法表明来意的公司简介，大部分情况是整个简介都是絮絮叨叨词不达意的。
ToWood的客户服务邮箱每天都会收到一些用户发来的开发信。所以我也拜读了很多用户的开发信。如果我读完了前三句仍然无法知道你的来意的话，我心里就有些急躁了，感觉这个开发信写的太不专业了。最糟糕的是，有个别开发信，在我读完整个冗长的开发信之后都不知道这个人是哪个公司、做什么产品的。
三、优秀开发信的原则：
1、开头：前两句（不超过三句）表明来信目的（中心思想），超过三句就是失败
优秀的例子：
从这三句话里，能知道这些重要信息：a, 你是做出口的，b,产品，c,身份是工厂, d, 来自中国，e,工厂名称。这些内容就是需要表达的中心思想。
失败的例子：
B. We are a big group company from XXX city, which is not far from Shanghai, China. We have passed ISO 2000 and our fixed assets are over 500 Million USD. We have 800 employees and our annual export value is 2000 Billion USD.
作为一个客户，从这个失败的例子里你能得到什么有用的信息吗？看完这个开头，你能明白他来自工厂还是贸易公司吗？他是出口产品的还是跟你谈什么合作的？他的产品是什么？他的工厂名称呢？如果你从这个开头里得不到你最想知道的那部分信息，就说明这个开发信是失败的。
2. 接着展示公司实力，这些的话不超过3句（极限是4句）
用两三句话展示一下公司的实力是必要的。但是有没有必要长篇大论地展示公司的辉煌呢？答案是否！
开发信的目的是初步性的介绍公司和产品。因为大多数客户都有固定的供应商，所以客户对待陌生的开发信的态度一般是大致看一下。客户一般不会花太多的时间放在读陌生的来信上。很可能的情况是客户还没来得及看完你的长篇大论就把你的邮件删除了。所以写开发信一定要精简，用最短的话表达出最重要的信息！
所以结论：即使展示公司的实力，也要用简练的语言！在开发信中没有必要如此全面地、用冗长的语言来展示自己。如果客户对你的公司和产品感兴趣的话，他会联系你的。在日后的交往中可以更加全面的介绍自己。
当然，如果你觉得自己的公司太辉煌了，产品太棒了，全面地介绍自己的公司是非常必要的。但是你又不想让客户觉得你的开发信太罗嗦了。怎么办？你可以在精炼的介绍后面加上一个一个括号：（A more detailed overview of our company Towood.com can be found in the end of email.）（更详细的公司介绍在邮件最后）。最好不要将公司介绍放在附件里，原因在后面解释。
3. 介绍公司产品（要把自己能供应的产品规格列出来）
一封完整的开发信，一定要包括产品规格介绍。这是开发信必须的组成部分。然而，有的外贸新手在作出冗长的公司介绍之后，对公司的产品规格竟然只字不提。对于一个已经有固定供应商的客户，如果通过你的开发信无法搞清楚你能否供应他所需要的规格，他进一步要求你给他报价的概率也会大大降低。
介绍产品规格时，只要介绍基本的规格就行了，不需要非常的详细。开发信的目的是让客户对你公司和产品的基本方面有个了解，然后跟客户建立起初步的联系。对于深层次的问题，是在跟客户建立起初步联系之后所探讨的内容。
4. 发掘公司产品特点
介绍产品时，最好用两三句话概况一下公司产品的特点，比如说某项独特的生产工艺和质量控制流程、优质的原材料等。介绍产品特点时最好说到具体的方面，不要笼统地说“我们产品质优价廉”之类的话。这类话，客户应该看得太多了。
5. 结尾、落款
结尾部分加上一句期盼回信、期望合作之类的话和落款。
期盼回信的话如：Looking forward to your reply !
期望合作的话如：Hope to cooperate with you in the near future !
落款部分表明你的身份，包括：名字、职务、公司名称及联系方式（电话、传真、电子邮件地址、公司地址、网址等）。落款部分应尽可能清晰地表明你的身份。有些外贸新手只在落款处注上自己的名字，这种做法使开发信的可信度大打折扣。详细的落款不但增加可信度，也利于客户留存你的联系方式以备日后之用。
四、外贸开发信的两个问题
1、开发信可否带附件
因为安全问题，客户一般不愿意打开陌生人邮件的附件。所以最好不要在开发信中带附件。可以把需要制成附件的内容附在电子邮件落款的下方。待与客户建立起基本的信任之后才可以考虑发送附件。
2、是否应该发图片
图片是最有说服力的语言。适当地发图片，会增加客户对你产品的兴趣。但过犹不及，应该控制图片数量在4张以内。图片最好嵌入在邮件内容中并配以文字，以达到图文并茂的效果。
最好不要以附件的形式发送图片，原因同上。此外单张图片的大小最好控制在100K以内、尺寸控制在500x500像素以内。不要动辄使用几百K甚至几兆的图片。
发图片的目的是为了给客户一个直观的印象，但发的图片太多、太大，让客户下载含有这么多图片的邮件都成了一个问题。尤其是现在很多客户都使用手机收发邮件，如果你发的图片太多、太大，不利于客户下载和阅读你的邮件。况且，100K以内的图片已经能清晰地展示你的产品和公司了。
