作者介绍:
微博@七的记事本
呢称:小七
从我的第一本Filofax算起,正式入手帐坑差不多有两年了。接触它的第一天起,出门就基本没少过它,每天起床后、睡觉前都一定会翻看它。
为了让手帐不断适合自己的使用习惯,我断断续续看了不少关于手帐的书,从《记事本圆梦计划》到《神奇手帐》再到《笔记女王的手帐活用术》等等,每一本都带给我或多或少的收获。
有一些内页不能满足自己的使用需求,于是我又设计了不少内页,这一点我相信很多“手帐er”们都深有体会。
所以也就有了今天这篇文章,下面将会和你一起手把手打造属于自己的GTD手帐系统。
(GTD,Getting Things Done的缩写,译为“把事情做完”,GTD的核心理念就是清空脑袋,必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。)
以下是GTD概念的提出者戴维-艾伦的著作“Getting Things Done”的内容脑图:
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在正式开始打造你的GTD手帐系统之前,建议你先读下戴维艾伦的书,如果没时间读完整本,那么至少把前三章读完。
磨刀不误砍柴工,这一步非常重要。
接下来,让我们正式开始!
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(“引子”清单请见原书第五章最后部分)
这一阶段大约以几个小时为一周期(即收集这几个小时内的事情),你可以从一个个场景开始,逐一发现你想要处理的事情。
你可能会在查看鞋柜的时候发现一双发霉了的运动鞋,那就在便签上写下“洗运动鞋”并标注日期;
或是你忽然想起来前几天在微博上转发的书单,还是在便签上写下“整理微博书单”并标注日期……
直到把所有你关心的事情全部一一写在便签上。此时你可能会有一沓便签,用夹子夹好,这就是你的初步Inbox。
接下来请休息下准备进行下一阶段。
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现在摆在你面前的是一沓便签,你要做的就是依次拿起便签,参考如下流程图进行一步步思考。
比如你拿起了第一张便签“买桌布做拍照背景”,经过2秒的思考你想到了拿围巾也可以,不需要行动,便签扔掉;
你拿起了第二张便签“联通积分兑换话费,12月31日过期”,下一步行动是上联通官网,两分钟之内可以完成,于是你拿起手机开始上网兑换,行动完成,便签扔掉;
第三张便签是“整理手机相册”,需要行动,超过两分钟,可以以后再做,大约需要40分钟完成,于是你在便签上标注“40分钟”,放到一旁,平铺在大桌子上;
第四张便签是“想去泡温泉”,想去的意愿也不是很强烈,可以以后再说,于是你放到了一旁,平铺在大桌子上;
第五张便签是“完成上周活动小论文,下周一交”,你完成了下一步行动的思考并预估了时间:
通知甲方寄问卷(2分钟内完成);
通知活动老师写反馈(2分钟内完成);
等待甲方把反馈问卷寄出(1天);
等待活动老师反馈(1天);
录入数据并发送给分析部门(1天);
等待回收数据结果(2天);
撰写论文(2天);
于是你把每一步都写在了便笺上,并把便签平铺在了大桌子上;
……
就这样你完成了所有便签的思考,桌子上也铺满了便签,这时候我们可以玩一个游戏——便签消消乐。
你开始把便签分类,分类标准可以是场景、内容、工具、项目或者是人物等等。
你找到你顺手的分类标准,比如你有很多事情需要外出解决,于是都分类为“外出”,以后你出门时只需瞄一眼这个清单你就会知道需要干什么;
或是很多事情只需要通过手机就可以解决,于是你分类为“手机”,某天你在等人的时候觉得无聊,于是你翻看了眼“手机”清单,你就顺手解决几件事;
再或者你对某个项目有很多不经意间想到的想法,你专门建立了一个“A项目”清单,下次你碰到甲方或者开会时,你可以从容地发表自己的看法。
整个过程可能是这样:
至此,你已经:
√ 扔掉了一批不需要的行动
√ 完成了一批两分钟内可解决的行动
√ 委派了一批需要等待别人处理的行动
√ 分类完一大批行动
√ 明确了一些你在进行的或需要进行的项目
此时咱的进度条终于过半了!
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(书中的第四阶段包含了很多内容,除了行动管理以外,还有一些非行动资料的整理,比如参考资料等。但资料整理的范围广到都可以单独列一个专题了,所以本文涉及到的组织整理阶段,仅限行动管理部分。)
终于,你要拿起你心爱的手帐了!
首先,准备好你的12个月的月计划内页和1个月的周计划内页,确保1年内有时间要求的行动都可以准确地填到你的日程里。
然后,把除了项目之外的清单一项项整理到你手帐里,像这样:
在这一过程中,如果看到有时间要求的活动,就按照一个月内的行动填到周计划里,一个月外的填到月计划里。
比如我把一年中重要的节日、生日、各种还款日和项目的重要节点都写在了12个月的月计划里。
(普通的两页A5的月计划不适合我,于是我自制了这个简洁版的月计划内页)
在一个月的周计划里,我也填写了各种行动的提示信息。
接下来,开始行动:
戴维艾伦大师在书中提到的“纵向管理的5个阶段”在这一过程中非常受用,详细内容请见如下脑图:
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乍一看是不是有点多?没关系,我们来看个简洁版的:
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举个简单的例子来说明下这个过程,比如,你有一个目标:想在下学期的英语六级考试中取得好成绩。
接下来你要做的第一步是:重新界定你的目标和原则——目标需要是可量化的,原则是你行动的标准或限制因素。
思考过后的目标和原则可能是这样的:
目标:英语六级600分,其中听力210分,阅读215分,综合55分,写作120分
原则:见缝插针背单词,看美剧不看中文字幕……
第二步:展望结果——勾勒出一幅成功后的蓝图,进一步激发你的动机。
比如你会写下:六级考到600分以上,学期综合成绩将加3分,会有XX奖学金。
第三步:头脑风暴——“当你了解了你想完成的某件事情的结果和目标之后,‘如何实现'就是当务之急。当你头脑中浮现出的愿景与你目前的现状有所不同时,你就会自动开始填补这一差距,或者说你开始进行头脑风暴了。”
这一过程有点类似于“建立你的Inbox”,区别在于这里你是有目标导向的,你把所有你能想到的有助于实现你目标的想法,在草稿纸上全部记录下来,数量越多越好,对你的所有想法不判断、不质疑、不评估、不整理。
第四步:组织整理——如果你按照本文顺序,已经从“Step 1”进行到了“Step 4”,我想这一步骤对你来说也不是什么难事了。
以刚刚提到的英语六级项目为例,你可能会整理成如下内容:
听:遮掉字幕看美剧;……
说:找一位英语学习同伴,每周选定一个感兴趣的话题进行英语辩论;……
读:看5本英语小说,练习阅读能力;……
写:默写新概念3课文建立语感,做到“a/an/the”和标点符号都不出错;……
练:完成10套六级真题,每套3遍;……
第五步:下一步行动——指的是针对当前这项工作每一个进程中的环节,确定下一步行动;确定计划详细程度的标准是足够让你的大脑摆脱事务的纠缠就行。
你只需略微思考下,大概就可以确定下一步行动了:
比如现在距离六级考试还有6个多月,大约30周,你就需要:每周一套真题、每周默两篇课文、每周一场英语小辩论、每个月一本英文小说……
最后你把这个月、这周要完成的内容填到了你的日程系统里,正好周计划上看起来还有点空呢,是不?
……
过了n个小时,你终于整理好了属于你的n个项目清单!
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第五阶段和第六阶段我把它们放在了一起,因为在我的实践过程中,这两个阶段交替进行着。
我以自己为例解释下这两个阶段,下图是我的手帐内容及使用说明:
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月计划、周计划及清单之前已经提及过,这里我介绍下没提到过的内容:
第2部分:艾宾浩斯复习表
由于我个人每天需要学习和复习的内容略多,为了更好地提高记忆效果,所以参照这个复习表进行。
第4部分:时间轴
时间轴于我而言纯粹执行记录功能,不同颜色代表着不同的内容。
如果你固定时间的行程比较多,比如一周有很多会或是很多课,那么也十分推荐你使用时间轴,这样你会更加清楚地知道自己每天的空余时间以便安排自己的任务。
基于效率第一的原则,我的GTD手帐几乎没有任何装饰,所以时间轴看起来也比较寡淡。
对于时间轴的使用,我在这安利我最喜欢的两位博主:@吴所谓说她无所谓@_Ex_Libris
第7部分:小本子
我的小本子大约是这个大小,它可以轻松塞到A5或者A6的活页中,作为我的Inbox本,它随时随地收集着我的任何想法或行动。
有时A5太大不方便带出门,我就直接带这本小本子。如果说我对选择小本子有什么建议的话,那就两个字:耐造。
举个栗子来说明下我每天和手帐的接触过程:
6月29日,周五
8:20 到达办公室,翻开手帐时间轴页,标注了下睡眠时间,写了重要事项倒数日,抄了一句英文句子;翻到周计划页,看了下今天的任务:
□完成A项目年中总结最后部分,预计3小时;
□安排下周培训的事项:
□10点联系老师 10分钟,
□发送培训资料培训5分钟,
□确定培训内容20分钟,
□确定日期及行程40分钟;
□完成上周差旅费用报销:
□A部分30分钟,
□B部分15分钟,
□C部分20分钟;
□给室友带水果
□背单词unit21,复习之前的,1小时
8:30 同事都来了,主管Q上说了下:下午2点电话会议,于是马上在周计划的今天栏写下“14:00 电话会议 ”,并在时间轴上标注了下来
08:35 开始写年中总结
09:05 同事A让我发送一份资料,不急;思考了下2分钟之内,于是找到资料并发送
09:07 继续写年中总结
10:00 电话联系老师并发送培训资料
10:15 继续写年中总结
10:20 接到甲方电话,要写一份论文,下周五交,记录到Inbox本上,继续写总结
11:30——13:25 午餐及午休,期间收到老同学微信,约了晚上19点一起去吃饭
13:30 继续写年中总结
13:55 准备电话
14:00——15:00 电话会议,期间讨论了下对下半年某项目的想法,于是把之前记录的项目想法在会上提了出来;经理提了新任务--下半年的项目计划,下周三交,于是写在Inbox本上
15:10 收到老师发送的培训内容,继续写年中总结
16:20 年中总结终于写完了,发送
16:25 电话联系老师,确定培训内容和日期,并安排了行程
17:25 快下班了,看了下距离吃饭的地方很近,于是决定加会班把报销做完
18:20 下班,打卡,在时间轴上标注了上下班的时间
18:50 到达约饭地点,同学说今天加班得晚半小时,包里没带kindle,有点无聊,于是看了下手帐“手机 ”清单,“整理手机相册,40分钟 ”,决定就是它了
19:30 同学到了,开始吃饭和唠嗑
21:00 到家,回来路上给室友买了水果
21:10 翻开手帐,更新时间轴,背了新的一单元单词,按照复习表上复习了之前的
22:00 整理Inbox到手帐上,看了下明天30号的计划:周六14点去上课,更新下月手帐
22:10 刷微博,洗漱,准备睡觉
(以上内容皆为虚构,如有雷同纯属巧合)
检查回顾和执行的阶段大概就是这样,看起来复杂,说到底其实也简单:把要做的写下来,释放自己的大脑,然后集中精力一项项完成。
我!终!于!写!到!这!里!了!值得吃一整个烤鸭庆祝!!!
一不小心写了将5千字,但是想到戴维-艾伦大师写了几十万字,5千字也就没什么了。
如果我的文字有幸让你看到这里,或者更有幸你实践了起来,那么此时你已经有一份属于你自己的GTD手帐了,接下来要做的就是好好和你的GTD手帐相处。
最后,引用戴维-艾伦书中的最后一句话:
愿你拥有更加精彩的人生!
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