通过学习本课程,你将能够:
● 了解集中采购的优缺点;
● 明白集中采购的作业流程;
● 掌握分散采购的优缺点;
● 制定正确的采购模式。
如何实施集中采购(new)
一、集中采购的优缺点
集中采购适用于大宗或批量物品、易出现问题的物品、价值较高的物品、定期采购的物品、关键零部件、连锁经营、原设备制造商、特殊经营采购以及保密性高的物品等。
1.集中采购的优点
集中采购的优点主要体现在四个方面:
第一,可获得规模效益,降低采购和物流成本;
第二,可发挥采购特长,提高效益;
第三,益于稳定与供销商的关系,实现成效最佳的长期合作;
第四,公开采购,集体决策,有效地防止腐败。
2.集中采购的缺点
集中采购的缺点主要体现在两方面:
第一,手续较多,过程过长;
第二,专业性强,责任重大。
二、集中采购的作业流程
如图1所示,集中采购的作业流程包括四个步骤:
图1 集中采购的作业流程图
第一,分析国内外形势和竞争对手的状况,并在两组分析数据的基础上制订集中采购策略;
第二,制订采购计划,同时考虑到销售和生产的现状;
第三,根据现有库存、市场供应的信息做具体的采购管理工作;
第四,执行计划,并进行结算。
整个作业是一个环环相扣的流程,每一环都是下一环的基础,其作用和地位都不可被替代。
三、集中采购与分散采购比较分析
1.分散采购的优缺点
分散采购适用于小批量、价值低、市场资源有保证、易于送达、距离总部较远、各基层有采购和检测的能力、异国异地和应研发实验等物品。
分散采购能有效地完善和补充集中采购的优缺点。
优点
分散采购的优点主要体现在两个方面:
第一,有利于采购环节与销售、供货等环节的协调配合,增强基层工作的责任心。
第二,积极性高,占用库存空间小,手续简单,过程短,占用资金少,保管简单方便,问题反馈直接快速。
缺点
分散采购的缺点主要体现在四个方面:
第一,权力分散,不利于采购成本的有效降低;
第二,决策层次低,易产生暗箱操作;
第三,对供应商的政策可能不一致;
第四,市场调研分散,难于培养采购专家。
2.分散采购的作业流程
如图2所示,分散采购的决策流程和集中采购相似,但操作有所不同:分散采购速度快,批量小,占用时间较短,流程也相应较短;集中采购较分散采购来说时间较长。最佳模式是两种采购方式互补,做到集中有分散,分散中有集中。
图2 分散采购作业流程图
四、我国企业实施集中采购的实际困难及解决方法
分散采购中的权利是分散的,各个操作经理都有采购的决定权,如果将权力统一到总部集中采购,中层经理人会感觉丧失了一份权利,因此会排斥、阻碍集中采购的实施。
【案例】
北京东方俱乐部的采购情况
北京东方俱乐部在北京设有19家连锁健身中心。为维持各健身中心的运作,东方俱乐部需要许多不同的物品,包括机器和设备的部件、办公和卫生等用品。公司没有专门的采购部,每家俱乐部各自负责采购事务,大多数情况下都是随需随买。
经过调查分析,俱乐部负责人发现,以前所使用的以各健身中心为主的随需随买的采购体系问题很大,而集中采购体系可以为俱乐部节省一大笔开支。例如,向一家供应商批量购买办公用品,这家供应商可以把价格降低一半。
于是,东方俱乐部负责人制订了集中采购体系的一系列细则,并积极寻找各类物品的供应商。
新的采购措施实施后,采购权集中到公司总部,各连锁俱乐部的经理不能再各自随意购买所需物品。如果有需求,他们需要填一份请购单,然后传真到总部。,最后由总部相关部门将物品送达各连锁店。采购管理人员如果发现各中心所请购的物品不合适,有权加以否定或减少其采购量。但每一个健身中心都另有1000元的现金用于应付可能随时发生的紧急采购需求。
在集中采购体系实施一个月后,俱乐部受到了一些挫折。几家健身中心的经理对集中采购有些抵制,最棘手的是朝阳区3家健身中心的经理,他们甚至联合起来拒绝接受集中采购,理由是手续太繁琐。
在上面的案例中,采购管理人员要想取得采购管理体系变革的成功,应从以下三方面入手:
第一,进一步取得总经理的支持,为变革的实施提供组织上的保证;
第二,建立一支有力的采购团队,这是变革取得胜利的保障;
第三,对各健身中心的经理组织培训,使之接受新的采购管理方式。
五、案例分析:从分散采购到集中采购
【案例】
惠普公司的集中采购策略
惠普公司是世界五百强企业,公司一贯强调放权,下属的50多个制造单位可以完全自主采购。这种安排具有较强的灵活性,对于变化莫测的市场需求有较快的反应速度,但公司也会丧失采购时的数量折扣优惠。
后来,惠普公司运用信息技术,再造了采购流程,使总公司与各制造单位公用一个采购软件系统。各单位使用该系统订货,总部据此掌握全公司的需求状况,并派出采购部与供应商谈判,签订总合同。各单位根据数据库向供应商发出订单。
采购流程重建后获得了惊人的成果:
第一,发货及时,效率提高到150%;
第二,交货期缩短50%;
第三,潜在客户丢失率降低75%;
第四,集中采购可以享受折扣的优惠,因此也相应降低了所购产品的成本。
企业在不同的发展阶段,应采取不同采购的措施,关键是要把握好“度”,通过市场的平均价格与实际价格作比较,或通过标杆的方式加以总结,最终确定公司需要集中采购和分散采购的物品,同时采取动态采购策略,根据企业的实际问题及时分析并调整采购策略。
采购要着重于供应网络的建设。集中采购批量大、集中,企业易与供应商建立长期稳定、互惠互利、相互信任的战略伙伴关系,供应商也愿意投入必要的设备、人员培训、工艺改进,从而大大提高了企业的战略目标。
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