只是单纯收好资料没有意义,因为整理收纳的要点不在『怎么收整齐』,而是『怎么收得好用』。
从泛滥的资讯中筛选出必要资讯
生活在资讯化社会,许多人认为不该和社会脱节,所以拼命地收集资讯。其实对一个人来说,「必要的资讯」是极为有限的。
为了精确掌握自己所需的必要资讯,就要掌握选择资讯的关键词(关键词指的是和工作相关,或自己感兴趣的事物)。
订定个人选择资讯的关键词
一般工作人员需要的资讯大致有:
★和工作直接相关的资讯
★一般的常识
★自己有兴趣的领域
先有这样的分类概念,再订立自己的关键词。之后就能筛选出相关的资讯,分类建档成个人专属的资料库。
文件和资料整理建档的原则
按照上述步骤,暂时将文件整理建档,等到重新检查时,再移至正式保管的地方。
也就是说,整理的基本原则是定期检视暂时整理好的文件。
建档的基本原则
「现在要用」的资料无法「立刻」取出,就称不上是资料。资料建档的基本原则有三:
一、区分需要跟不要的资料
建立个人关键词,再根据必要性、有效性及迫切性等原则来筛选资料。
二、将需要的资料分门别类
资料筛选后,要依主题分类后归入同一个档案夹,才能成为「有用」的资料。
三、分类以容易运用为原则
可用标签或彩色透明夹来分类,方便日后检索。
整理公事包的绝招
公事包等于是随身携带的办公室,是汇集资讯的地方,但若将资料丢在里面不管,就成了垃圾。
装入公事包随身携带的物品,必须是「没有的话就很难工作」的东西。必须具备抉择公事包内容物的判断力。
让公事包变轻简--想让公事包变得轻简,得坚守「不用就丢」的原则,并定期检查里面的物品。
置物的重点是:放入「没带会不方便的物品」,而不是「带了会方便的物品」。常用的物品要能马上取出,每个物品最好都放特定的位置,不然要用的时候就容易混乱。
订立原则--订立「这里除了○○以外,什么都不放」、「这里指放××」等原则,并养成习惯。
可以在公事包的某个地方,设定一个「什么都能放」的位置。不过这里只能放像卫生纸之类不常用的物品。
收集资讯的方法
报纸:将报纸摊在桌上站着阅读,较能掌握整体讯息。坐着阅读只能看到部分内容。
如果是公司的报纸就影印下来,若是自己的则边看边剪,剪下的资料收入透明夹中。
杂志:读完后逐一撕下所需页数,杂志就丢掉。选取需要的部分,然后依主题(关键词)分类收入档案夹。
网路资料:列出基本的就好,不要把网路检索资料全列出来。
书籍:只需影印封面和目录。想吸收的部分则抄在记事本,也可印下重要内容,在搭乘电车或家中阅读。之后就将书处理掉。
要注意的重点是:资讯到手后要立刻处理。
整理书籍和杂志资讯
书籍或资料一重叠堆放就得留意。不论放在桌上或书架上,文件夹或书一定要竖放。如果平放,就会遮住下面的东西,结果形成「没看到、看不到、不能用」的情形。
利用书架将桌上的书或文件竖着排好,文件放入透明夹中,和档案夹或书一起竖放。如果放不下,不是丢掉就是收到其他地方去。
如何整理堆积如山的杂志--不管是因工作或兴趣,不知不觉累积的大量杂志,常令人不知该如何处理。
如果没有足够空间存放,购买的杂志读完就应该立刻解体,将有兴趣的特集、连载、对谈、资讯或专栏…等加以分类整理建档。
杂志经过这样的整理,就成为各有价值的资讯。
整理、活用新闻报导
阅读标题、决定要读的报导--真的很忙,又一定得看许多新闻时,只要浏览标题就好。若有自己关心的、能激发某种想法或十分轰动的新闻,就把标题画上记号,之后再精读。
若觉得对工作有帮助,就剪下来放在「暂时保存」箱,每几天检查一次,看是要分类保存或是丢掉。
如果有相当重要,譬如是正在追踪的企划内容或主题,想要有系统地收集报导,就可以贴在剪贴簿。
剪下来的报纸新闻大小不一,所以最好是贴到A4的影印纸,再进行分类保存。
新闻的时效性十分重要,因此一个月要重新检查一次,不需要的剪报就要毫不考虑地丢掉。
电脑资料的整理
用资料夹来整理档案--掌握「类似的档案保存在相同的资料夹」这个原则。相同主题的档案,即使制作软体不同,最好也保存在相同的资料夹里。
电脑桌面部不要放太多的图示,最好只精简地放上常用的软体。一般的人大约应简化至3到4个左右。
CD-ROM的整理--有些人将资料全部以硬碟管理,一旦出了状况,资料就全毁了。所以一定要备份另行保管。
硬碟资料和备份资料要整理成相同的档名和分类方式,并在档案上写上任何人都一目了然的标题(档名)及日期。
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