为什么我们总是忘东又忘西?又为什么老是临危就乱?还感叹体力与脑力不济? Google 前任信息长梅瑞尔说:「错不在我们。」
现今世界瞬息万变、信息泛滥、充满超级链接,我们的脑很难适应这样的世界,更无法在有限的时间与注意力下,顺利处理源源不绝的大量信息与事情。舍弃一般传统整理法,梅瑞尔提供了结合现代科技、符合人脑、人性的整理原则,教大家终结忙乱的生活,做事更有效率。
@这样整理,不烦「脑」!
1:管理你的生活,以减轻脑部负担。
大量信息争相吸引我们注意,使得我们的脑部负荷过重。设法将负荷减至最低前,弄清楚注意力如何运行。一旦我们注意到某个事物,它就进到短期记忆。在那里会判断它对我们是否有任何意义,接着决定要不要处理。我们的短期记忆一次最多只能容纳五到九件事。若你非要放进十件事,一定会有事情被挤出短期记忆。
2:赶快把资料从你脑袋中移出,愈快愈好!
你的短期记忆很快就超载,你也会忘记你原本要记住的。当你同时处理好几件事,你等于妨碍你的脑做事,它正努力让信息进到短期记忆,只要一不小心,就会前功尽弃。一旦信息不能成功进到短期记忆,你永远不会再记起来。
3:同时处理多项任务,通常只会让你更没效率。
同一时间处理多项任务,无法全心注意周遭实际发生的动态。没听见或没听进去,当然不可能把信息转进短期记忆,而遗漏了许多重要信息。把信息从短期记忆移进长期记忆,认知科学家称这个动作为「编码」(encoding)。编码的重点在于过程中不能分心,不然信息就编不成码。
4:用故事来记事情。
5:就算某件事有其一贯作法,也不表示是最适当的。
自我审视看看现有模式是否适合你,若答案是否定的,希望你采取行动试着改变。你一天到晚都在用错误的方式做事,你或许从不自知。更明智的做法应该是做些突破,才能使交通更顺畅、小孩照护更简单,也让我们更有生产力。
6:知识不是力量,分享知识才是力量。
在职场上想要顺利完成工作,或是想要生活更井然有序,若能懂得跟人分享所知而不藏私,你将会做得更好,压力也会更小。现今知识唾手可得、流动速度快,不用花大钱就能取得,就算拥有了,也不再带给你力量。既然如此,你何必把一堆信息硬塞进脑中?更明智的做法是建立一套存取知识的系统,方便日后需要时取用。
Google时代一定要会的整理术
梅瑞尔 Douglas C. Merrill、马丁 James A. Martin/著
【前言】在我童年时代,大家对失读症仍很陌生,不像现在广为人知。我也是到了高中才逐渐明了,原来自己的学习障碍是肇因于失读症。不过,我很庆幸父母家人未曾放弃我。这一路上,他们总是耐心陪着我学习。在不断努力下,我在学业上逐渐有了出色的表现,最后取得了博士学位。我专攻认知科学,童年的经验驱使我去探索人们学习与解决问题的方法,让我自然而然走向认知科学的领域。同时,我也希望透过认知科学,协助当年那个小男孩,以及其他有类似困扰的孩童,能够乐在学习,不再伤心、害怕和焦虑。
找出混乱根源
根据我的研究,传统的数学教学方法(其他科目也是)大多在设计上出了问题,并未顺应人脑实际的运作状况。不论是常人或失读症患者,大多数人学不好数学,不是因为笨或懒,单纯只是因为教学方法不对。更甚者,我还发现这个世界的建构运行方式,大部分竟跟人脑的运作背道而驰,所以我们在做系统整合时特别辛苦。
既然有那么多的学习障碍(加上我患有失读症),我这个心惊胆跳的小男孩怎么有办法一路读到博士,还当上Google的信息长?事情是这样的:正因为我的学习历程太艰辛,我花费许多时间在思考,找出令我学习频出状况的诸多限制,并试图加以解决。我也努力发展出各式技巧与系统来减缓我脑中的压力,帮助我全心全意专注在我真正想学的东西上。我不能把什么事都当成理所当然。
我比别人多付出的努力,以及那些为了统整信息发展出的系统,终于让我在学业上获得成就。幸运地,多年后,这些努力也让我找到好工作,顺利进入Google负责「全球信息的系统化管理」。
从小到大,我都在不断发展各种系统,让自己更有组织,我也从这些经验中学到许多。其中最值得一提的是:大多数现代人日子过得如此混乱,是因为我们从不正视自己脑部的先天限制,也还没找到办法解决这些限制。
就拿记忆来说吧!我们的短期记忆一次只能记住五到九件事。每个人手边都有一大串待办事项等着尽快处理,加上周遭有无数信息持续进到脑中,难怪我们总是忘东忘西。当一件事紧接着另一件事,情况更糟,那只会让短期记忆整个瘫痪。这说明一个事实:人脑不能同时处理许多事。
悲惨的是,人脑不善于做决定。举例来说,有太多时候,我们之所以做出抉择,单纯只是出于害怕失去某样东西,而不是渴望得到它。由于我们无时无刻不在面临抉择,难怪到了一天结束时,我们总是筋疲力尽。
不过,大脑并不是造成我们杂乱无序、充满压力的唯一原因。我们不能有效做好整理,有不少是起因于现今世界的建构方式。事实上,我们活在过时的社会形态,遵循着跟我们实际需求相违背的信念,却毫不自知,仍努力在其间找出生活的秩序。以今日的企业为例,我们仍奉行旧有的行程表,也就是专为管理劳工阶层而设计的,完全无视于当今社会早已转型为以资讯服务产业为主。像这样固守过时的劳工行程,只会徒生压力,并造成许多其他问题。我们按照旧表操课,遵循前人脚步:先送小孩上学,再上场工作(我可不是说棒球场)。我们过的生活模式,年代已相当久远,那是当计算机还没成为人类生活重心的时代、当父母亲只有一人需要工作的时代、当知识还是力量的时代,还有当住宅区和商业区明显分野,但通勤距离却很近的时代。
啊!美好的旧时光!
可是,我们现居的社会架构里,有赖于我们拥有一颗超大容量的脑:随时得记住一堆事情,于是,我们认为的脑部与社会运行方式,跟它们实际的运行方式之间存在巨大落差,加上还有无时无刻不在博取我们注意的大量信息,这些都是造成现代人混乱的核心问题。
问题还不止这样,更糟的是,一旦有什么突发状况,我们的压力指数会飙升,并影响我们。或许你的压力驱使你拿起这本书(感谢你的抬爱!),又或许压力让你写下一大串待办事项,然而,清单上的项目却永远只增不减。你也总是担心挤不出时间看小孩的功课,忧心自己永远赶不上进度,像我就常有这种感觉。
咱们就打开天窗说亮话吧!混乱引发压力,压力让你我不知所措。不知所措又会加重我们的压力,让我们变得更不知所措,形成恶性循环。我知道卡在这种循环的滋味,我曾经历过。
马丁和我写这本书的初期,正好碰上我在转换工作,我马上要搬到另一个城市,得赶紧找到新住所。当时我刚离开Google,正要进入百代唱片公司(EMI)接掌数位事业、兼任新潮音乐部门的营运长。
身兼音乐迷与科技狂,我欣然接受这个挑战。不过,从硅谷搬到洛杉矶,却也带来其他挑战。我一度以为搬新家后我永远不会知道杂货店在哪儿。当然,我也以为永远不可能搞懂新东家的运作状况!我以前建立起的系统与制度,竟然不再适用。突然间,我又变回那个理平头的小男孩,彷彿自己是世上唯一学不会、唯一受苦、唯一得挑灯夜战做习题的人,明明是很简单的习题却搞不懂。压力真的好大!幸运的是,我后来还是抛开压力,顺利走了出来,运用的正是我研发出来的各种整理妙法。
所以,罹患失读症给我机会去了解人类学习的模式,而认知科学的专业,又让我看清楚人脑及现今社会体制如何跟我们唱反调。凭借这些知识与角度,我理解到找出混乱根源有多么重要!很不幸的,市面上谈整理的书大多不把「找出混乱根源」当一回事,有的甚至完全没提到。我希望这本书能帮你找到答案,看出让你无法有效统整的源头,而你很快会发现,这一切都不是你的错!这世上有许多强大的力量正在联手对付你,使你感到散乱无序。
不过,好消息是你可以扭转情势。我会跟你分享各种策略,让你应付职场和生活上的各种挑战,这些都会引发压力或影响效率。我不会教你太琐碎的整理技巧,象是如何做好衣服的收纳(你来教我吧)。在本书我要分享如何管理生活中的大小事项与信息,又如何让你有效率地达成目标,却不用担太多心。
结合人脑、人性、科技的整理术
本书不会列出一堆整理的通则,象是「永远保持电子邮件收件匣净空」、「资料夹里新增另一个资料夹来整理计算机档案」、「申请电子对账单」等等。我要是一天到晚都得反覆做这些,我肯定还没上工就一团乱了。
坦白说,这些通则我一样也没遵守过,即使它们听起来好像对整理满有帮助的。我并不是做不到,而是我找到更适当的方法,更能有效应付当今职场与生活上的问题。
像我在Google工作的这些年,我就学到怎样利用科技统整信息,才不会让每天扑向我们的大量信息给淹没。我见识到科技帮助我们更有组织、更有效率,让生活过得更自在;我也见识到科技帮助我们消弭压力,藉由减少记忆的负担,让大脑为我们工作,而不是跟我们作对。
这就是我写这本书的原因!我想跟你们分享我的私房整理密技(有些运用科技,有些没有),这些方法有助于我们摆脱人脑、社会等众多限制的影响。我的目标是让你发展出一套自己专属且对你管用的系统,让你做起事来更有组织、更成功、压力更少。我希望帮助你,不再浪费时间和精力去做无意义的事,而你甚至不知道它们在浪费你的时间和精力。我也希望帮助你厘清哪些事该做?哪些又不该?透过清楚的意识、努力和更有系统的管理,你会发现自己进入正向循环。你的思考会更清晰,也更有余裕去做更有趣、更有效和更重要的事。
本站仅提供存储服务,所有内容均由用户发布,如发现有害或侵权内容,请
点击举报。