虽然我可以说一面倒的偏向介绍数位工具、云端服务的应用,但这是因为我觉得介绍这类方法的信息还非常缺乏,因此需要大家多多分享,并不代表我就觉得不会有需要纸本的时候,也不表示我认为不会有离线的问题。
真正的关键永远是「怎么做更适合当下工作情境?并且有最大生产力?」而这通常是必须「顾全」数位、纸本、在线、离线需求的整合。
所以回到我自己实际的工作情况,当坐在办公桌或家里时,当然数位、云端应用都不会有大问题,可是一旦「开始行动」,例如要移动到别人的公司开会、要移动到外地出差,或者正在通勤与旅行途中,这些时候,要怎么保持足够的工作生产力,来应付移动中意外的任务,或是利用行动间零碎的时间?
我自己也会遇到的现实情况,就是有时候接起手机需要用纸本记下谈话重点,进入别人的办公大楼后网络收讯不良,这些时候,如何没有「事先做好准备」,那么就会很糗。
今天,我想分享的主题就是「为了让行动间、移动中更有生产力」,我们可以做好哪些准备?
当然,我的出发点不是要抛弃行动工具回归原始,而是在「善用数位 App、云端服务」的情况下,做好准备,同时活用「数位」、「纸本」、「在线」、「离线」的优点,让面对各种行动工作问题时也都能迎刃而解。
一、准备好可以放入皮夹的「微」纸笔
我目前不管是做笔记、写会议记录,可以的话一定全部以行动装置来完成,这样做的好处是便于同步整理、工具功能具有多样性。但是仍然有可能遇到需要使用纸笔的「意外状况」,所以我一样会随身准备好可以随时应用的纸与笔。
不需要真的带一本很大的笔记本占用空间,我自己会使用「小纸片」与「伸缩笔」的文具来应付。「小纸片」我是自己裁的,其实也可以运用名片后面的空白,总之以可以放到皮夹里为准。
而「伸缩笔」可以去买一种 8~10cm 可以伸缩(也有不能伸缩)的小型原子笔,这样就可以把伸缩笔夹入皮夹内层,并且皮夹还是能够摺叠盖起。
把这样的「微纸笔」组合轻松放入皮夹中,而皮夹相对不容易忘记带,要取用时也很方便。但就像前面说的,可以的话我一定用数位笔记,所以微纸笔之所以要「微」,就是以备不时之需,平常则尽量不要占用时空资源。
二、准备好随身笔记用的照相机
接续前面提到的微纸笔,使用小纸片还有一个好处,就是我绝对不会把内容「只是」存在纸上,因为实在太容易搞丢,又不好搜寻。小纸片不大,适合快速书写,并且适合「拍照存入 Evernote 笔记」,大小刚刚好!
这就讲到随身带着「相机」,也是做好行动生产力准备的重要步骤,在移动之间有太多太多重点内容其实你可以不用写下来,而可以「拍下来」。
行动中就已经没什么时间了,如果有相机可以帮你把眼前所见的重要内容做最快速纪录,何乐而不为? 当然,你一定已经想到,现代人最好的「笔记相机」,无庸置疑的就是你的手机。
三、让重要文件离线可读
云端同步当然很棒,在有网络的情况下可以让你比其他人都要更加有效率,但是如果没有网络的时候呢?
当我自己要出差去演讲,或是要去别人的地盘开会时,不确定对方网络状况,那么我一定先把Google Drive App中接下来要用到的文件做好「离线」设定,不管是文书、表格、简报。
如果忘记在办公室出发时做离线设定也没关系,车上或是总找得到有网络的地方去做离线设定,保障自己到达目的地时就算没有网络一样可以工作。
四、行动中整理待办清单与行事历
在移动中的空档,例如搭乘交通工具时,我自己认为很适合做一件事情:回顾与规划一下待办清单、行事历。
因为这种不知道要干什么、无法做正事、时间又短暂的时刻,就拿来做「没有办法实际生产成果」但是你又「不得不做的事情」,那便是:删除已完成任务,规划接下来任务可能需要的时间。
尽可能不要把宝贵的办公室桌上工作时间拿来做这类规划,既然在办公桌拥有最好的工具,那么应该以「生产成果」为首要目标,而规划安排的动作,就可以留在移动间的零碎时间来做。
五、可离线的知识吸收
有时候在通勤的过程,可能遇到有一段路程完全没有办法上网;或者等车时有一个比较充足的空档,但是连规划任务之类的所是也都已经完成了。
这时候我会打开「已经准备好」的知识阅读工具:「Pocket」,好好读完一篇之前储存下来的稍后阅读文章。
Pocket有个优点,就是会在平常有网络时自动同步、下载好所有文章,所以即使遇到离线情况,我打开Pocket一样能读文章,而且我平常完全不需要手动去做额外的准备。
撰文者:异尘行者
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