五种让简报吸睛的不败方式

撰文者：About Chloe Hsu

在哈佛商业评论（Harvard Business Review，HBR）中，有一系列专文关于如何做出具有吸引力的简报，由帮美国前副总统高尔操刀《不愿面对的真相》（An Inconvenient Truth》的 Nancy Duarte 撰写。工欲善其事，必先利其器，你的简报是否每一页都能在3秒内让观众一目了然，就决定了这份报告对观众的吸引力！

简单化

想象你正在开车，而简报的每一页就像高速公路旁飞逝的告示牌。你只会花一秒看一眼告示牌，将上面的信息记在脑海，继续专心开车。简报的功用就如同这些告示牌一般，观众应该花较少时间消化你的简报，多数时间专心听你的演说。

研究显示，人们的注意力会被多余的信息分散，因此不是简报上的信息越多，报告的成果就越好。相反地，要增加简报的内容当要有好的理由：观众有必要看到简报上每一页都有公司商标，提醒他们你所属的公司吗？文字上的蓝标又代表甚么？ 如果不重要，就拿掉。同理也可应用在文字上，尽量简短好读。字号要连最后一排观众都能看得仔细。

同时，让简报的风格一致也十分重要。至多使用两种字型，行文使用相同的颜色如黑色（补充重点色不超过三种）。照片或插画的风格差异度不应太大。 先来看看以下这两种简报的差异

Before

After

Before 版象是提词稿。很少观众能一边听讲者的演说，一边完整消化上面所提供的讯息。

相较之下，After 的版本只列出几个重点，并结合流线型的图示一格格放上重点，表达讲者的意思，强化了讯息传达的功能，让观众一目了然。（before 版可设定为只有自己能看的讲稿)

其实简报的编排过程就像设计师看待自己的作品一样，你可以运用并结合很多素材，但如何呈现才能被观众理解？以下介绍五种编排简报可以用到的设计方式。

1. 视线

透过编排，你可以让观众的视线停留在简报上你想强调的要点。例如以下这个图，先可以看到结实纍纍的葡萄，再来会被吸引到大标题上。最后是他的叙述。你完全能预测并带领观众解释这张图所要表达的意涵。

2. 对比

我们的视线会自动停留在显眼的事物上，观众的注意力会更集中。因此可以尝试调整简报上元素的大小、颜色、形状等等。如以下这个图，讲者试图用横切面比较在土壤和皮肤底下的微生物活性。模糊的背景能衬托出更清晰的黑白插图。

3. 留白

我们很习惯在投影片加入大量的元素，藉此使其看起来内容丰富，反而造成眼睛更疲累、找不到重点的反效果。事实上适度的留白，让素材之间各自有段空间，能让你想强调的重点更为突出。

4. 层次

利用字号、次序等编排投影片，会让观众更了解你的首要跟次要重点为何。这时常可以运用在你想强调的惊人数据上，例如「公司的粉丝团每个月增加至少3成」，就可以先将数据独立放大，下面再补充说明数据的意义。

5. 一致性

要让简报看起来专业、读起来更舒适，整份投影片就要看起来出自同一作者之手。藉由调整字号、颜色、图片大小及摆置等等，让整份投影片具有一致性，专业度也因此上升。

投影片的开头、中间、结尾

投影片制作软件往往内建许多丰富诱人的元素设计；但明确简单的视觉效果，才能准确传递你的讯息。当然在工具的背后，有好的说故事技巧更能相得益彰。Nancy Duarte 相信简报的功能不只是说明，而是进一步得到观众回响，并有所改变。

想象下午两点，正陷入昏昏欲睡的情绪中，你却还要听公司这期的财务报表。报表做得很精致，图表也一目了然，可惜你的情绪就是无法融入。结束后多了一堆目标

跟代办事项，只好逼自己焦头烂额的开始安排，完全丧失刚进公司的那份动力。

你希望你的同事们，听完你的简报后有这样的心情吗?

在听过无数商务简报后，Nancy Duarte 整理出一个可重复套用的演讲流程。先告诉听众现状（what is），接者告诉他们可能的方法与途径（what could be）；最后，点出途径可能遇到的困难及问题。以下是过程的示意图：

简单分成三部分：开始、中间、结尾。一开始的时候，要叙述听众（例如你的同事）已知的事实，让他们忍不住的点头赞同。建立起讲者与听者之间的连结后，说服他们接受你接下来要提出的意见会更为容易。这部分就是 what is。

接者抛出可能导致的后果，就是 what chould be。也许观众并不一定能够接受，但起码他们开始思考你说的话了。例如:

开头

What is：目前我们都知道，第三季的财务目标并未达成。主因是因为我们人手不足，而且大家的目标都太分散了。

What could be：假设我们能带来新的重要客户，是不是就能改善情况？我相信我们可以的!

一旦你带起整体现状和可能途径，连接的部分便能让听众思考。

中间

一旦挑起了观众的情绪，了解现在的难处，便要保持听众的情绪，强调 What is 和 What could be 中间的落差。例如：

What is：我们Q3的现状与当初的目标有15%的落差。

What could be：Q4达成的目标一定要足以支付我们的奖金才行!

What is：我们目前的名册有6个新客户。

What could be：其中两位有希望为我们创造比目前最佳的客户更高的营收额。

What is：因应新客户需求，将需要更多的制造业资源。

What could be：我们会请到德国的专家过来支援。

当你来回在这两者之间说明，更能够提振听者情绪。

结尾

这样激昂的过程，你当然不希望以一连串「代办事项」作结。更重要的是激励你的听众或同事有所作为。一个技巧是叙述事成之后的好处（new bliss）。例如：

Call to action：虽然会增加我们的工作量，但我们都希望能准时无误的将产品交到新客户手上吧！

New bliss：我知道经过上一季后，大家已经疲倦了。但仔细想想，这是拉拔我们部门业绩的好机会。努力达成新Q4目标之后，之后的营收额目标就能轻松达成了。还有额外的奖金和假期在等着我们！

一份好的简报，除了工具使用得当，让人一目了然以外，好的说故事技巧，更能成功激昂听者的情绪，达到你简报的真正目的。演讲的关键在于人，讲者如何阐释，听者如何理解，仰赖彼此之间是否有达成共通的理解。