打造思考地图及灵感数据库

做笔记：打造思考地图及灵感数据库

笔记不应是抄抄写写后就束之高阁的文字纪录。好的职场笔记，不仅是灵感的数据库，也是带领思考的心智地图。透过效法顶尖工作人的习惯，自己花时间写的笔记，能带给你的比想象多更多。

回想一下，你是否习惯随手翻开笔记本的空白页就开始记录，过几天不是找不到，就是看不懂自己记录的重点？努力抄写会议结论，却遗漏主管交办的事项，结果下次被钉得满头包？或是跟三五好友在居酒屋闲聊，朋友一句话激发的灵感，隔天醒来却怎样都想不起来？这些问题，可能都出在笔记上。

笔记是上班族的好帮手，只要有纸有笔，或有手机、平板计算机，都能做笔记，但方法对了才能帮助我们快速回溯，掌握重点并做出反应。

发明大王爱迪生（Thomas Edison）终其一生共有超过1,500项发明专利，但你可能不知道，他一生记录了200多本实验笔记，只要在实验过程遇到瓶颈，他就回头翻阅相关笔记，从中寻找灵感和启发。你也可能不知道，日本趋势大师大前研一的问鼎之作《企业参谋》，是将他在麦肯锡公司（McKinsey & Company）头3年的心得笔记集结而成。

《为什么聪明人都用方格笔记本？》作者高桥政史在与麦肯锡、波士顿顾问（Boston Consulting Group）、埃森哲（Accenture）等外商顾问公司的经理人共事时，发现包括大前研一在内，这些顶尖外商顾问的共通点是使用方格笔记本，也发现工作能力的强弱，差别在于能力强的人会使用大量图表，重视视觉化呈现，并有逻辑地整理出「易于阅读」的笔记，而不只是单纯抄写。

记笔记不仅是抄写的功夫，更是利用书写记录训练深度思考，如果你看不懂自己做的笔记，抄了一堆却找不到重点，或是抄得密密麻麻，连自己都不知从何阅读，只要善用以下原则，就能帮助你脱胎换骨，工作时更聪明。

改用A4方格笔记本，思考范围不受限

高桥政史发现，东京大学学生写的笔记可以直接当成参考书，麦肯锡等外商顾问写的笔记可直接当成简报素材使用，他们的共同点在于——使用A4尺寸的方格笔记本。

方格笔记本的特征是以浅色细横条和直线画出正方形的方格，不只方便书写，也很适合绘制图表和设计图，因此自然会成为视觉效果极佳的笔记。

职场需要的「笔记」，不是搜集一大堆信息，而是要找出「解决问题的结论」。

许多上班族习惯沿袭学生时代在福利社买到的B5大小笔记本，但高桥政史强调，学生笔记是为了储存知识，职场笔记是为了导引出「解决问题的结论」，目的不同。笔记本的尺寸就是思考的范围，B5笔记本没有足够空间汇整想法，而外商顾问都使用A4笔记本的理由很简单：

●输入的信息量庞大

●可综览搜集的信息，抓住重点，进而汇整信息

●在商务世界里，A4尺寸是举世共通的标准

至于大前研一，是以使用巨大方格笔记本闻名，直到今天，他仍使用在麦肯锡工作时特制的A2（2×2的A4尺寸，如报纸全开大小）巨大方格纸，而且一张纸只写一个主题，一边倾听、一边做笔记，现场就能导出会议结论。

如果觉得A4笔记本不方便携带，《成功快3倍！工作致胜笔记术》作者杉山正裕建议，可用A4活页型笔记本，外出时只要带活页纸，回办公室再夹入笔记本即可。

「黄金三分割」写法：事实→解释→行动

曾任职麦肯锡的大嶋祥誉在《麦肯锡的笔记术：顶尖顾问的思考．书写技巧》书中提到，在麦肯锡，人们把笔记当成「思考的工具」或「解决问题的工具」来使用。

以思考及解决问题为前提的笔记术，简单地说，就是将一件事情依照「事实→解释→行动」的3阶段写下笔记，这也是以麦肯锡为主的麦肯锡笔记、全美知名大学和研究机构广用的康乃尔笔记和东京大学生的东大生笔记，尽管流派不同，却都具备同样架构的「黄金三分割法则」。

例如东大生和康乃尔笔记将笔记本内页预先分成3部份，包括「板书」空间、「察觉点」空间和「摘要」空间；麦肯锡笔记的架构则是「天空、下雨、带伞」的思考原则，透过「天空＝现在的状况」、「下雨＝对状况的解释」、「带伞＝依据对状况的解释，决定采取何种行动」，也就是「事实→解释→行动」的思考原则。（图表1 ～ 3）

归纳这3种笔记法（图表4），即便东大生和康乃尔笔记较偏重学习笔记，但这两派笔记中，「板书」等于麦肯锡笔记的「事实」，「察觉点」等于「解释」，「摘要」等于「行动」，仍有相互呼应之处。总之，只要不断利用黄金三分割笔记法训练思考，就能有效整理出有条理的想法。

图表1 东大生笔记

笔记本摊开2页做为一个开页使用，只写一个主题。

活用右侧留白处的人，就能掌握学习的关键。

图表2 康乃尔笔记

笔记本内页预先划分成3部份为其特点，是美国知名大学与众多研究机构皆引进的笔记法。

图表3 麦肯锡笔记

麦肯锡贯彻的「思考与传达的模型」，简单却意涵深厚。

图表4 笔记应用指南

归纳东大生笔记、康乃尔笔记及麦肯锡笔记，3种方法相互呼应。

（0）标题空间：一页一个主题，简洁地整理出论点与结论

（1）事实（板书）空间：依据事实思考，彻底执行基本原则

（2）解释（察觉点）空间：掌握本质，整理重点

（3）行动（摘要）空间：解决问题，写下能达到结果的行动项目

记得「下标题」，阅读一目了然

有效率的笔记，必须在上方空白处写下针对主题的标题，即使是其他人也能一眼就知道笔记的重点。

新闻之所以能迅速抓住读者注意力，关键在标题。同样的，笔记上方的空间，最好写下「这一页到底要表达什么？」让日后需回头找资料时，能一眼知道这一页写了什么、有哪些要点、做出什么结论，不仅能加快阅读速度，笔记也才能成为解决问题的数据库。

如何给笔记下标题？高桥政史建议，如果是学习笔记，上方空间左侧写「标题」，也就是笔记的主题，右侧则写「要点」，也就是该页内容的整理重点；如果是商务会议或工作笔记，上方空间左侧写下「论点」，也就是问题的核心，右侧则写「结论」，也就是怎样做可以解决问题，如此，无论再复杂的笔记也能一目了然。

另一个做笔记的重点，是一页笔记只写一个主题，如此，标题自然也只有一个主题。另外，即使一页尚未写完就完成笔记，新的笔记也不要在同一页继续记录下去，而是换页重新开始。

筛选重点，拒绝笔记肥胖症

有没有在开会时被主管直接打断说「讲重点」的经验？我们常怕挂一漏万而想面面俱到，但反而记不住、讲不出重点。于是，即使不是职场菜鸟，也抱着「任何事情都先写下来再说」的心情做笔记，结果事后发现一篇笔记中「这个也重要，那个也重要」，形成「笔记肥胖症」。

《重点就要这样记》作者吉永贤一认为，要写出清楚易读、简单易懂的笔记确实不容易，但可以尝试先以「标题」加「项目」的结构来做笔记。简单的说，标题就是「主题」，项目就是跟主题相关的「详细内容」，而重要的信息就是跟「主题」相关的内容，反之就是不重要的内容。以这个原则记笔记，可有效减少不重要的内容。

至于记录重点时，高桥政史透露，麦肯锡等外商顾问公司习惯只用蓝色或黑色笔书写笔记，重要或需要修正的内容才使用红色，自然能协助思考聚焦，养成舍弃无意义信息的决断力。

终极目的：归纳出结论

医生看诊的目的是为了从症状找出病因并对症下药，职场需要的笔记不是搜集一大堆信息，而是要找出「解决问题的结论」。无论是方格笔记本的「黄金三分割法则」及「一页一主题」，目的都在引导头脑思考：为什么这页笔记要下这个标题（也就是论点）？解决这个标题的对策是什么？

波士顿顾问日本分公司前负责人、早稻田大学商学院教授内田和成说，真正好的论点能厘清「问题本质」。

例如问题（即黄金三分割法则中的事实）是「该如何解决公司营收低迷？」透过观察，找出可能论点（即解释）包括「同业竞争」或「整体产业成长低迷」、「业绩低迷是一时还是长期」、「是特定部门还是整个公司的业绩低迷」。接着利用「问题能不能解决？」、「实际执行的难易度？」、「执行成效有多大？」来诊断论点是否成立。

高桥政史也呼应内田和成的说法，记笔记就像打保龄球，要打出全倒就必须瞄准中央瓶，找出中央瓶就是建立论点，从这个论点为起点，以「事实→解释→行动，并做出结论」的流程来写笔记。

写笔记无关能力，只要改掉不良习惯，实践以上5大原则，你将发现笔记改变人生的力量超乎想象。