•流程管理的能力
所有的工作都是由一个团队去完成,这涉及到公司内部的不同部门和不同人才,还涉及到公司外部的不同部门和不同人才,这么多的部门和人员参与一项工作的完成,如果没有环环相扣,不是延误完成工作的时机,就是影响最终产出的品质。AE做为项目的负责人,就是工作流程的总监工,他的心中最好有一幅清楚的工作流程图。
虽然很多公司有Traffic职位的设立,减轻了客户服务的许多工作,但客户服务人员还是要清楚每项工作的流程,因为我们经常会在交接点上出错。一个资深的AE就是他在做一件工作的时候就能够根据经验判断在什么地方容易出错,在什么地方会产生延误,从而能够早做准备解决。
对于一个新人来讲,凡事多做一点,在工作中多为别人考虑一点,就能帮助别人把工作做好,也可以让你快速熟悉整个行业的流程。
多问、多听、多看,是训练自己展开工作流程能力的不二法门。
•财务管理的能力
AE中的Account也有财务的意思,AE是客户预算的执行者,也是公司内部项目成本的负责人,我们应该把客户的钱当自己的钱来花,节省客户的每一分钱,同时也要控制好每一件工作的成本,使公司获得合理的利润。
在广告公司内,最大的罪行就是让公司浪费钱。每次做事重复两遍,总是浪费钱的。因为我们的最大成本是时间。重复提案不仅增加成本,而且是打击作业小组士气最大的敌人,所以我们要尽量避免重复提案。
•团队合作的能力
好的广告是一个团队合作的结果,它是客户、调研、创意、媒介、财务等各部门人员配合的结果。如何让整个团队的人拧成一股绳朝者一个方向努力是AE的协调的结果。
如果你想把事情做好,就先帮助别人把事情做好。不管你自认为你的工作有多独立,它都是团队整体表现的一部分,你不能只顾做好自己的工作,而不管别人做得如何,你必须和所有与这个流程有关的人进行沟通,将他们的因素也考虑进来,才能确保最后的成功。
AE要有能力让每个部门的人都进入情况,让team的人都对这个客户有ownership(拥有感),当你知道客户为什么要修改的原因也要让他们知道。最好是把客户也形成团队的一份子。
与同事分享一起成果,避免“我”的字眼,尽量用“我们”。
•客户服务的能力
对AE 而言,是比较基本的客户关系管理。
服务, 是这个行业的本质;服务, 是所有商业工作的本质;因此服务人的能力, 是你最大的本钱。
服务需要非常, 非常地善解人意。
我们要去服务和你愿意为其提供服务的是什么样的人?
你喜欢的人、你在意的人、付给你钱的人、你想通过你的服务使他工作更顺利的人、他/她工作不顺, 你就工作不顺的人。
如何才能做好客户服务?
首先,你需要彻底了解他的需要、他的困难和他的问题
然后,你要想出非常、非常聪明的办法来:满足他的需要、排除他的困难、解决他的问题。
•创意判断的能力
判断一个创意的好坏有两个层次:
第一,这个创意是否符合策略。
第二,判断创意够不够好(这是创意的责任及决定)。
AE需要有审美的能力,要有美学基础,人文艺术基础,有品味。要具备说服创意人员的能力。
锻炼好的创意判断能力的方法是多看好的广告,去分析了解它们好的原因而不是因为他们得了奖。
•策略思考的能力
策略指导创意的方向,也是判断创意的标准,AE不是跑腿的,我们不应该把行销策略、传播策略思考的问题直接转嫁给客户总监、创意人员或是planner。
虽然策略是客户总监和资深人员的责任,他们需要签字认可。但这并不是说AM/AE不用写策略。一个AE要往上继续发展,策略思考是一个不可或缺的能力,参与每一项工作的策略,从中努力学习是提升自己策略思考能力的最好方法。(写一份你的策略和你老板的比起来差距在哪里?)
•领导力
好的客户服务人员应该是项目团队的Leader,要领导整个团队去做出好的作品,对AE来说,这个要求也许有点高,但是AE要能让作业小组的每个成员喜欢这个客户,愿意为这个客户服务。
领导力来自有清楚的目标,有热情地感染,专业的示范,敢于担当,我们的目的就是要产出好的作品,帮助客户发展成长。
你是否清楚公司对于你服务的客户的经营策略,你是否让你的团队了解公司对于这个客户的策略。“客户的市场经理刚刚来到公司,他需要我们帮他做出一些好的作品,使他能够在公司站稳脚跟,这样我们可以获得客户更多的业务,但是为了实现这个目标,也许我们要多做很多额外的工作,也有一些比较急的工作会加班。”如果你能够让团队的人都了解你面临的问题,你就能获得他们的帮助。
◎你需要掌握的技巧
1、沟通技巧 2、开会技巧
3、提案技巧 4、贩卖技巧
>首先要设定清楚的目标
分析及了解提案的听众
收集相关的资料和数据来支持自己的目标,如果你的论点找不到任何事实来支持它,最好别提出来
知道自己提案内容中所有资料的出处。你不一定需要每一项都告诉听众,但起码别人问起来的时候,可以胸有成竹,特别是听众中有这方面的专家时,更要特别小心
把自己收来的资料加以组织,让它清晰,引人入胜,并具有说服力,正确地使用统计数字,不要提出自己专业上不能保证的承诺或建议
>选择/制作最有效的视听辅助物
适切安排提案的地方,让它符合你的需要
>临场表达的技巧
训练自己对不同的听众都能展现自信
运用手势、动作、眼神和其他非语言的方式加强沟通
有效的表达,有技巧的回答客户的问题
预演,并且不惜作紧急的修正让内容更好
>企图控制全场
先要有企图心才能产生热情活力。安拍好自己及客户的位置。
站起来提案,权威感自然产生,也就不会逃避。
面对最后一排的人来检查音量是否足以投射全场。
形成一对一的交谈
运用眼神,进行沟通,看进对方的眼里。
不要读,不要先发文件,不要关灯。
适当的停顿,能引起注意,或让人有机会沉淀消化。
◎AE的基本动作
1、开工作卡、结卡 传真信件/备忘录
2、会议日程 会议记录
3、工作时间表 估价单
4、创意简报/工作单 工作进度报告
•开卡单、结卡单
工作卡号是一个工作项目在广告公司的唯一识别号码,所有与该项目的收入和支出都会记入在该工作卡号下。
在有成本发生前要填写开卡单,获得工作卡号,以便没有任何成本被漏掉。
开卡单上相应的项目要填全,以便将来查找记录的时候方便。
当工作项目结束了或需要开发票的时候,AE需要填写结卡单,由财务和流程控制人员将所有的成本和收入统计起来,AE要负责检查是否有漏掉的收入或成本,AE要对项目的利润率负责。
•传真信笺/备忘录
目的:
让客户随时了解工作进程--传递信息的手段之一,如果要求的信息非常紧急,你应该紧跟着打电话给客户以确保传真/备忘已收到
说明:
使备忘信息短小精悍,切中主题
绝不要在备忘/传真/信件结尾处要求客户回电话
相反地, 告诉客户你将随后给他们打电话
注意:
不要把设计或文案传真给客户,这些应该在可能时与客户面谈,美术完稿只有在时间的确紧迫时才可传真过去
•会议日程
目的:
确保会议重点和规则,按主次排列讨论,避免遗漏
内容:
应该包括什么时间、在什么地点、有谁会在一起、讨论什么事情、要讨论多久之外,特别应该说明为什么要讨论这个议题及参会者应该在会前准备好什么功课。每个主题均是单独的一点。
说明:
和相关与会者确认所有议项(与客户,与代理商小组成员核查)确保每个单独的任务都得到照顾
询问客户是否希望在议程中加入一些项目或问题(确保参加会议的代理方人员都了解客户的议程项目)
使客户与代理商人员在会议前至少1-2天知道议程,以便每个人都有充足的时间为会议做安排
没有比提前送出一份简明的会议议程对会议更有用的了,
• 会议记录
目的:
一种提供在客户与代理商之间形成的决议概况的工具
让没参加会议的人员对情况有了解
提供一个详细的达成共识的行动或采取的行动的记录
内容:
会议的时间、地点、参加会议的人
会议主要讨论的内容及达成的一致意见
下一步工作的安排,谁什么时间要完成什么事情
原则:
无论何时决定形成(甚至通过电话)都要有会议记录,在会议召开24小时之内递出
书写详细、清晰、尊重事实。‘下一步’及负责人后必须注明时间和日期
副本发给所有与会人员和主要客户人员及代理商工作小组人员…让所有人都了解正在进行的情况
会议记录是代理商保护自己的工具,未来当客户翻案时有据可查。因此在会议记录的页脚都会有一句话:“如发现任何错误和遗漏之处,请于24小时内通知”记录在法庭里是用来确立责任的,所以用心去写并负责到底
• 工作时间表
AE要负责每一个项目的准时完成,因此在项目近来后制定一个工作时间表是非常必要的,这样每一个人都会了解到他的工作会在什么时间开始到什么时间结束,有了工作时间表,小组中的每一个人对于项目的时间安排就回心中有数。
制定工作时间表的时候要和创意人员、媒介人员协商,这样你安排的时间才会被他们接受,不要在你问过创意人员时间之前就轻易承诺客户的时间。
尽量给创意人员争取时间,好的创意是需要时间的
如果时间非常紧,给第一次提案多一些时间,而不要留太多的时间在反复修改上。
• 估价单
AE要对每一个项目的赢利负责,因此如何向客户报价、如何控制成本就变成AE很重要的一份工作。
作估价单最重要的是对成本预估的准确性,因此需要AE对工作的流程和工作的成本有一个清楚的认识,如果你对于其中的成本不清楚的,向相关人事请教。
估价单内容的清楚,报价的方式,对于工作的明细程度需要根据不同的客户进行调整。
• 创意简报/工作单
目的:
对传播策略的补充,定义具体的工作任务
原则:
由业务总监/组长发展,与创意总监讨论并鉴定,由客户签署文件
注明预算,特定制作需要
只有在流程指导审评后开始工作
简报必面经由完整的工作单给创意人员。创意人员,不能太心软,写一张字条,坚持之:
“NO JOB SHEET,NO WORK”(没有工作单,没有工作)
这是唯一在代理商不浪费钱的方法。没有工作卡是不能做事的。“太急了,没有时间写工作卡”。用这种籍口是不好的。为什么那么急?客户无理的要求吗?如果是,客户总监要出面与客户沟通。或者是业务人员拖了时间了?当然不是。没有书面的工作卡,而要求开始工作,是不对的,没有籍口。如果有时间做一件工作,就有时间准备书面的工作卡。同时,时间压力大,交稿日紧急时,更需要完整的书面,不然口头的简报在忙乱时更容易忘记,事情会错掉。所以,没有工作单,没有工作。
◎如何协调与创意人员的关系
1. 了解你的创意伙伴
你是否愿意从创意的观点来了解广告?你是否了解你的创意伙伴而不仅仅只是让他做事情?与你的创意伙伴分享有用的洞察,让他们加入调研分析和脑力激荡会等,与他们分享有趣的文章
2. 有自己的想法
接完客户的简报之后,你需要静下来想一想,形成自己的观点,然后就会做出正确的工作简报,告诉创意人员你想做什么,而不是对他们说客户怎么说。不要做一个“传声筒”,对创意人员来说,最糟糕的事情就是AE 告诉他客户要求怎么做,并要他照办;其次,就是跟他说客户要求什么样的修改,并请他照办。
3. 对你的创意伙伴诚实
不要对你的创意伙伴说谎,关于最后期限,关于说过什么,关于任何事。告诉他们客户关于创意作品的反馈,包括好的和坏的。告诉他们创意修改的理由,如果理由正常,创意人员都很了解,有时候修改的确是必要的。
对于你不知道的事情,就承认,如果你做错了就道歉,如果你认为他们错了,就说出来。诚实经常不在于你做什么,而在于你如何做。
4. 帮你的创意伙伴把事情做好
广告是一个团队合作的结果,如果你想把事情做好,就要先帮助你的伙伴把事情做好。弄清楚客户的工作需求和指令,多花些时间和精力在简报上。好的广告极少来自烂的创意简报,但坏的广告永远是!不要浪费创意人员的时间,如果这个工作简报在开始时就是对的,会少浪费许多人的时间。
在创意的过程中,从精神和体力上全力支持,全程参与“共同演出”。当你的创意伙伴在辛苦工作的时候,他们知道你会在旁边帮助他们一起把事情做完做好,而不是一个人跑去看电影吃饭。
5. 保护你的创意伙伴,努力为创意作品奋战
为你的创意伙伴争取更多的时间,为他们挡住客户无理的修改要求,我们的创意人员知道我们的客户服务人员会尽一切力量去说服客人接受一个创意。当作品拿出广告公司,客户服务人员必须相信它并贩卖,从不企图去“让客户去看看如何”,当客户服务人员越努力的为创造作品奋战,创意的水准就会越好,这就是客户服务人员的责任。
不要在客户批评某些事情的时候将责任推到你的创意伙伴身上,当你跟客户在一起的时候,保护他们是你的职责;不要在某些事情延迟的时候责备创意人员,你应当跟他们一起工作就如同一个公司一样,他们也是团队的一部份--你的团队.
◎做个好AE
这些都是AE必要的基本动作及要求,当你具备以上这些能力后,自然而然就会形成专业的态度,面对客户你会有自信,不卑不亢,可以知道什么时侯说不,怎么说,进退自如。
客户服务人员是广告公司的火车头,带着公司往前走,方向是AD以上的责任,而AE要确保火车不停下来,必须确保所有的事,每一个环节都动着,因为只有你了解每一个细节,因为只有你一个人,同时连接着所有的点,你如果不动,所有人也会停下来
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