行政公文录入、排版小窍门

---荒野拾贝

      根据《国家行政机关公文处理办法》国务院国发[2000]23号国家行政机关公文格式GB/T9704-1999 的排版要求：

   1、空白天头：

   （1）下行文需要留有62mm的空白地方；

   （2）上行文需要留有117mm的空白地方。

   2、正文行数 与 字数要求：  排版规格要求每页（有文件标识的除外）：28字/行*22行。

   就如何达到以上要求，现将我的经验奉献给大家。

  

一、关于留空白天头的小窍门

   第一步先确定页边距

    上边距为37mm,下边距为35mm;

    左边距为28mm,右边距为26mm。

   第二步以空行确定空白

   将光标放在第一行

   1、下行文：从页边距处以宋体5号字的空间为标准，往下空3行，在第4行录入文件标识，这样就可以上空约，使空白天头达到。

   2、上行文：从页边距处以宋体5号字的空间为标准，往下空12行，在第13行录入文件标识，这样就可以上空约，使空白天头达到。

   二、如何达到28字/行*22字的要求

   正文变成仿宋体3号字，在“格式--段落--行距”中找到“固定值”，并在“设置值”中输入28磅，最后按“确定”。这样排出的版面肯定达到了28字/行*22字的要求。

三、所需空行的小窍门

   以宋体5号字的空间为标准，往下空所需行数。如：

    1、文件标识与发文字号之间需空2行；

    2、发文字号与标题之间需空2行；

    3、标题与主送机关之间需空1行；

    4、附件与正文之间需空1行。

    都是以宋体5号字的空间为标准的。

 只要掌握了以上小窍门就能排好符合要求的版面：规范、无错、清楚、美观、干净的版面。

 四、在打印前一定要先预览一下，看有无差错：无，可打印；有，要修改。

 五、一定要记的保存，特别是比较长的文件，录入一会就要保存，边录入边保存，避免丢失。