一、编制目的
为了适应学校档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的科学化和规范化，促进整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为学校各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本方案。
二、编制原则
（一）本办法以辩证唯物主义为指导，结合我校档案工作的历史、现状和发展前景而编制，既要求有较强的思想性、科学性和适应性，又要求符合我校的客观实际，是各类档案分类编号、实行科学管理的依据。
（二）类目设置相对稳定。不受偶然因素，短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
（三）类目排列、档号结构的确定符合逻辑原则。严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
（四）本办法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、体系结构
一级类目的划分与标识
一级类目 是档案实体分类的最高层位。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。
二级类目的设置和标识
二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设置的标准，一经确定，不得随意变动。
二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
三级类目的扩展和标识
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据学校形成档案的具体情况，在教学、科研、财会、基建、设备、实物等类档案设置三级类目。三级类目的标识，和二级类目一样采用“双位制”，但不用“11”，三级类目依次层累为12、13……19。
四、档号的编制
（一）档号： 是存取档案的代号，排架的依据，反映了学校档案的分类体系和物理位置。
（二）档号编制的原则： 档号的编制符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一全宗的所有档案没有重号和空号；方便插卷，有扩展的余地；不能随意变动；能适应档案信息化建设的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（三）档号结构、模式和标识：
1、档号包括全宗号、年度号、分类号、案卷号三个部分。
全宗号有3 个：1——辽宁师范大学；2——大连师范专科学校；3——大连工业俄专。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由二级或三级类目代号组成。
案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。案卷号一般由三位阿拉伯数字组成，如001、101等。同一类目下数量过多的案卷号可由四位阿拉伯数字组成，如研究生学位论文答辩材料卷的案卷号为4位，“0001”“1123”。
2、档号的模式。
本方案规定为：
案卷级档号：全宗号+年度号+分类号+案卷号
文件级档号：全宗号+年度号+分类号+案卷号+文件起始页
3、档号的标识。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。例如：1990年统招本科生学位登记表第2卷的档号，可标为：11990JX1214002。
（四）档案的实体排架问题：
档案按照档号排架，根据我校档案案卷的实际情况及库房条件，从维护档案的整体性和方便查找出发，采用年代——类目的排架方法。一般先排永久文件，后排定期文件，同一类目下档案的排列顺序可参照《辽宁师范大学各部门（各类）文件材料归档范围和保管期限表》。
五、主表
DQ党群 主要包括党群部门工作中形成的文件材料。
11 综合 校务办公室、海华学院
12 纪检 纪委
13 组织 组织部、党校
14 宣传统战 宣传统战部、学生工作部
16 工会 工会
17 团委 团委、学生社团
XZ行政 主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料。
11 综合 校务办公室、海华学院
12 人事 人事处、离退休中心
13 审计 审计处
14 武装保卫 武装部、保卫处
15 后勤 后勤产业处、后勤集团
16 档案、图书 档案馆、图书馆
17 网络信息 网络信息管理中心
JX教学 主要包括教学管理和教学实践中形成的文件材料，按教学环节结合办学层次分类，主要归档部门有学生处、教务处、大学生就业指导中心、研究生院、继续教育学院、高师培训中心、国际商学院、海华学院、影视艺术学院以及各合作办学单位。
二级类目
11 综合 教学综合管理文件、教学评估、教学质量评奖等
12 全日制本专科
13 研究生教育
14 继续教育
三级类目
1.招生
2.毕业就业
3.学位
4.学籍
5.成绩
6.教学管理
7.教材
8.论文
KY科研 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
二级类目
11 综合 科研处综合材料
12 科研项目
三级类目
1.自然科学
2.人文社科类
JJ基建 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
11 综合 基建处综合材料
12 基建项目
三级类目
12 教学科研用房
13 图书展览用房
14 行政办公用房
15 文体用房
16 会堂用房
17 医院用房
18 食堂餐厅用房
19 仓库用房
20 学生宿舍用房
21 教职工家属宿舍用房
22 招待所用房
23 托幼附属子弟学校用房
24 校外服务营业单位用房
25 其他用房
SB设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备购置、使用、维修改造中形成的材料。
二级类目
11 综合 教务处设备科管理及实验室建设材料
12 项目 建档范围内的设备购置、使用、维修等成套材料
三级类目
12 教务处设备科
13 实验中心
14 功能材料研究所
CB出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
11 综合 出版社、学报、校报编辑部、教育科学编辑部综合材料
12 报纸 校报编辑部及其他部门编辑出版的报纸
13 刊物 学报编辑部等部门编辑出版的正式刊物
14 书稿 出版社出版的样书
WS外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
11 综合 外事工作管理性文件，国际交流处、国际教育学院综合材料
12 出国（境） 出国（境）考察、访问、开会、讲学、比赛等审批及有关业务材料
13 来校 邀请、聘请外籍机构或人士来校参观、讲学等审批及有关业务材料
14 国际合作与会议 国际合作与交流项目协议、合同、备忘录及国际学术会议材料
15 外国留学生工作 留学生录取审批材料、学籍、成绩登记表、学位材料、留学生活动等有关材料
CK财会 主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。
二级类目
11 综合 计财处综合材料
12 会计报表 决算报表、预算会计报表及各种统计表
13 会计账簿 总账、明细账、日记账、现金账、银行存款账等
14 会计凭证 各种原始凭证、记账凭证
15 工资清册 工资发放名册、奖金、津贴、助学金发放名册等
六、辅表
（一）声像档案分类表
SX 声像 主要包括反映学校重要职能活动的照片、录像带、光盘等特殊载体材料。
12 照片
13 录像带
14 录音带
15 光盘
16 幻灯片
17 磁盘
18 影视胶片
19 缩微胶片
三级类目
1.人物（上级领导视察、检查、指导工作入此）
2.建筑
3.会议
4.外事
5.活动
6.展览
7.实物档案照片
8.其他
（二）实物档案分类表
SW实物 主要包括市级以上领导，名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及非科研类奖状等实物。
二级类目
11 印章
12 徽章
13 证件
14 纪念品
15 题词、字画
16 奖牌、奖状
17奖杯
18 锦旗
19 礼品
20 其他
七、各类档案档号的模式举例
（一）党群类：1 2008 DQ11 001
全宗号 年度 党务综合 案卷顺序号
（二）行政类：1 2008 XZ12 001
全宗号 年度 人事 案卷顺序号
（三）教学类：1 2008 JX1212 0001
全宗号 年度 本科生招生 案卷顺序号
1 2008 JX1314 0001
全宗号 年度 研究生学位 案卷顺序号
（四）科研类：1 2008 KY1212 001
全宗号 年度 自然科学项目 案卷顺序号
（五）设备类：1 2008 SB1212 001
全宗号 年度 科研处归档仪器设备 案卷顺序号
1 2008 SB1213 001
全宗号 年度 实验中心使用仪器设备 案卷顺序号
（六）基建类：1 2008 JJ1212 N 12 001
全宗号 年度 教学科研用房 建筑顺序号 项目前期文件 案卷顺序号
1 2008 JJ1215 N 14 001
全宗号 年度 文体用房 建筑顺序号 工程勘察设计阶段文件 案卷顺序号
（七）出版类：1 2008 CB14 001
全宗号 年度 出版社样书 案卷顺序号
（八）外事类：1 2008 WS15 001
全宗号 年度 留学生工作 案卷顺序号
（九）财会类：1 2008 CK1313 001
全宗号 年度 结算中心账簿 案卷顺序号
1 2008 CK1412 001
全宗号 年度 会计科记账凭证 案卷顺序号
（十）声像类：1 2008 SX1212 01 01
全宗号 年度 人物照片 组照顺序号 照片顺序号
1 2008 SX1214 01 01
全宗号 年度 会议照片 组照顺序号 照片顺序号
（十一）实物类：1 2008 SW15 01
全宗号 年度 题词字画 实物顺序号
1 2008 SW16 01
全宗号 年度 奖牌、奖状 实物顺序号
