青岛市机关档案工作暂行规定 第一章 总则 第一条 为加强各级党政机关（含人民团体、民主党派、市直事业单位，以下统称机关）档案工作，提高机关档案规范化、现代化管理水平，维护国家档案资源的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》，制订本规定。 第二条 机关档案工作是机关工作的重要组成部分，也是国家档案工作的重要组成部分，是维护历史真实面貌的一项重要工作。 第三条 机关应加强对档案工作的领导，把档案工作列入本机关发展规划和工作计划，建立健全档案工作机构，配备档案工作人员，保障开展档案工作所需经费和条件，维护档案信息的完整与安全，积极推进档案管理现代化，使档案工作与机关整体工作同步发展。 第四条 机关档案部门应集中统一管理本机关工作活动过程中形成的各种门类和载体的档案，因工作需要不能集中统一管理的，档案部门应统一管理档案目录。 第二章 组织管理 第五条 机关应设立专门的档案工作机构（以下称机关档案部门），受本机关办公室（秘书处）领导。 第六条 机关档案部门依法履行以下职责： （一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本机关的档案工作规章制度； （二）指导和监督本机关各工作部门及所属单位文件材料、资料的形成、积累和归档工作； （三）负责本机关档案规范化管理，促进档案管理现代化； （四）积极提供档案利用，为机关各项工作服务； （五）按照国家规定，定期向有关国家综合档案馆移交档案、资料和电子文件。 第七条 机关应建立档案工作领导小组。档案工作领导小组由单位分管领导、机关各部门负责人、档案工作人员组成，负责规划、组织、协调本单位档案工作。机关应建立档案工作网络，档案工作网络成员应包括办公室（秘书处）分管领导、档案工作人员和各部门兼职档案工作人员。 （一）机关档案工作人员的主要职责： 1.贯彻、实施档案工作法律、法规，建立健全机关档案工作的规章制度； 2.对机关各部门形成的各种文件材料和电子文件的收集、整理、归档工作进行监督和指导； 3.统一管理机关各种门类和载体档案，维护档案的完整、准确与安全，积极提供利用，为机关各项工作服务； 4.在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督和检查； 5.按时向上级主管部门、同级档案行政管理部门报送档案工作统计材料； 6.按规定定期向有关国家综合档案馆移交档案、资料和电子文件； 7.定期组织档案工作网络成员进行档案业务培训。 （二）各部门兼职档案工作人员的主要职责： 1.执行档案工作的法律、法规及机关档案工作的规章制度，接受本机关档案部门的指导； 2.负责本部门形成和收到的文件材料、电子文件的收集、整理、归档工作； 3.参加本机关档案部门组织的业务培训等活动。 第八条 各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。 对驻在地方的实行垂直管理单位的档案工作，国家规定档案不移交地方国家综合档案馆的，实行以专业主管机关为主、地方档案行政管理部门为辅的管理体制，执行专业主管机关的档案业务管理规范；档案移交地方国家综合档案馆的，实行以地方档案行政管理部门为主、专业主管机关为辅的管理体制，执行地方档案行政管理部门的档案业务管理规范。 第九条 机关档案部门应在同级档案行政管理部门的统筹规划、组织协调、监督指导下，对本系统、本行业、本专业的档案工作进行监督和指导；经同级档案行政管理部门同意，制定本系统、本行业、本专业的专门档案管理办法、制度、业务标准和技术规范。 第十条 机关档案人员应忠于职守，认真履行法律、法规赋予的职责，掌握现代化设备操作技能，积极完成档案工作各项任务。档案人员应经过档案专业知识培训并保持相对稳定。 第三章 文件材料的归档 第十一条 机关在工作活动过程中直接形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件材料（包括文字、图形、照片、声音、影像、实物等），均属本机关归档范围。具体包括以下内容： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）反映重大事项决策过程的正式或非正式文件材料； （三）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （四）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （五）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第十二条 凡属本机关归档范围的文件材料，应由文书部门或业务部门负责收集齐全并进行整理，定期向机关档案部门归档。任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。 第十三条 机关档案部门接收的档案，应符合下列要求： (一)归档的文件材料应齐全完整、分类清楚。 (二)归档的文件材料排列有序。文件材料的归档应遵循文件之间的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。 (三)按照国家有关政府信息公开、档案管理、保密工作、信息安全、知识产权保护、隐私保护等方面法律、法规的要求，对应归档的文件材料的开放等级进行标注。 (四)照片文件、声音文件、影像文件归档时，应做到文字说明内容完整、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，摄录质量应符合相关规范要求。 第十四条 机关归档范围内的文件材料应及时归档。 （一）属于文书档案归档范围的文件材料原则上应按“随办随归”原则，在文件办理完毕1周内归档，不具备“随办随归”条件的，应在第二年3月底前完成归档工作； （二）属于照片、录音、录像档案归档范围的文件材料应在形成之日起1个月内归档； （三）属于实物档案归档范围的文件材料应在形成或获得之日起1个月内归档； （四）属于专门档案归档范围的文件材料应根据有关专门档案管理规定结合本机关实际确定归档时间。 （五）因工作需要或有省级以上规范要求不能在第二年归档的，归档时间可由归档部门和档案部门协商，报同级档案行政管理部门确定。 第十五条 各机关应根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。 第十六条 机关各部门向档案部门归档时，应根据移交目录清点核对，并按规定办理相关移交手续。 第十七条 电子文件的归档按照《青岛市电子文件管理暂行办法》执行。 第四章 档案的管理和提供利用 第十八条 机关应按照档案内容和载体的不同，制定分类方案，并保持长期稳定，不得随意变动。 第十九条 机关文书和业务部门应按照档案行政管理部门或行业主管部门的有关规定对归档文件材料进行整理。各机关制订新的档案管理规定，应报同级档案行政管理部门批准。 第二十条 机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在机关办公室（秘书处）分管领导的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告。对确无保存价值的档案进行登记造册，存放2年后，经机关领导人批准后销毁。 第二十一条 机关销毁档案，应至少指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。 第二十二条 机关应积极创造条件，实现档案管理的现代化。机关应将档案信息化纳入本机关信息化建设，确保档案信息化建设与机关信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。采取有效措施，确保档案信息系统安全和信息内容安全。 第二十三条 机关应加强档案基础设施建设，配置足够的适宜安全保存档案的专门库房和装具。档案库房应与档案人员办公室、查档室分开。 第二十四条 机关档案库房应符合档案保管要求，并配备防火、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防水（潮）、防有害气体等设施设备，利于档案的保管和保护。要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其他技术处理。 第二十五条 机关档案部门应根据工作需要，编制必要的检索工具，开展档案的利用工作，为机关各项工作服务。 第二十六条 机关应在文件材料形成或归档时，划分密级和开放等级。机关档案部门应按所划定的密级和开放等级提供利用，并建立档案借阅制度。 属于政府信息公开范围的档案，应按相关规定提供利用。 第二十七条 机关非涉密档案文件应及时向同级电子文件中心备份。机关工作人员可以通过同级电子文件中心查阅本单位公开级别和依申请公开级别的目录和电子文件，以及其他机关公开级别的目录和电子文件。 第二十八条 机关档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接手续，涉密档案工作人员的调离须按国家有关保密法规执行。 第五章 档案的移交 第二十九条 机关应按照国家有关规定，定期向有关国家综合档案馆移交档案、资料及相关电子文件。 经同级档案行政管理部门同意，与现实工作关系密切或者需要保密的档案，可以延长向有关国家综合档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全的档案，可以提前向有关国家综合档案馆移交。 第三十条 机关撤销或合并，必须将本机关的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理： （一）撤销机关的档案，应按规定向有关的国家综合档案馆移交或由有关主管机关代管； （二）撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的国家综合档案馆移交； （三）机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的国家综合档案馆移交； （四）机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制； （五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存； （六）机关改变领导关系后，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。 第三十一条 各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关的主管机关或有关的国家综合档案馆移交。 第三十二条 机关在向有关国家综合档案馆移交档案前，可对档案的密级和开放等级进行调整，由国家综合档案馆按其调整后所标注的密级和开放等级在适当范围内提供利用；形成满30年的档案，其形成机关认为仍不便于对社会提供利用的，应当自该档案形成届满30年之前的6个月，以公文形式告知同级档案行政管理部门；逾期未告知的，由有关国家综合档案馆按照国家相关规定，进行审查并确定开放范围。 第六章 监督与检查 第三十三条 各级档案行政管理部门应按照管理权限，对本地区机关档案工作进行监督指导。 第三十四条 机关档案管理施行年度检查制度，检查内容包括机关履行档案工作职责、文件材料归档齐全完整和档案规范化管理等情况，以及档案行政管理部门下达的年度管理目标。 第三十五条 机关档案年度检查采取在线检查和实地检查相结合的办法。根据机关工作情况，可对部分单位实行年度免检。 第三十六条 在机关档案年度检查中成绩突出的，予以通报表彰。有下列情况之一的，确定为不合格单位： （一）没有按规定配备档案工作人员，开展档案工作的； （二）有积存文件材料没有整理归档的； （三）拒绝按规定向档案馆移交档案的； （四）发生档案损毁、丢失等事故的； （五）发生档案信息泄密事故的； （六）有其他违反档案法律法规行为的。 第三十七条 对年度检查中被确定为不合格的单位，将责令限期整改，到期仍达不到要求的，将通报批评并依据法律、法规和有关规定进行处理。 第七章 附则 第三十八条 机关可依据本规定，结合本机关（或本系统、本专业）的具体情况，制定具体实施办法。 第三十九条 本规定自发布之日起施行。 | 
