照片档案案卷整理规范

1  主题内容与适用范围
本规范规定了照片档案的归档、分类、组卷、编目的基本程序和
一般要求。
本规范适用于各类企业、科研事业单位照片档案案卷的整理。
2  引用标准
    GB／T11821一89《照片档案管理规范》
3  术语
    3．1 照片档案 是指国家机构、社会组织及个人在各项活动中直接形成的具有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
    3．2  组卷 是将归档的照片按一定的特征和程序组成案卷的过程。
    3．3  芯页 固定照片、底片和标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。其规格为297mm×210mm。
    3．4  参见号 与某张照片有联系的其他载体案卷的档号。
4  整理原则
    根据照片所反映的问题，保持照片档案的有机联系，便于科学管理与利用。
5  归档要求
    5．1  归档的照片应通过价值鉴定，确认有保存价值后方可归档。
    5．2  归档的照片由摄影者或承办单位编写说明并及时归档，说明应体现事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
      a. 事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
      b．时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
      c. 地点：被摄物所在的具体地点；
      d．人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
      e. 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
      f，摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
    5．3  底片、照片和说明应齐全完整。
6  照片分类
    6．1  按内容将照片归入相应的属类。照片属类的设置参照附录A。
    6．2  在同一属类内，按问题将照片逐张分开。
7  组卷
    7.1  照片与底片分别整理。照片按属类结合问题组卷；底片按时间顺序组卷。
    7．2  照片组卷
    7．2．1  同属类不同问题的照片，按拍摄的时间顺序排列。
    7．2. 2  反映同一问题的一组照片，根据其重要程度结合时间顺序排列。
    7. 2．3  根据照片的规格和说明的字数，确定照片在芯页的固定位置。
    7．2．4  对大于芯页规格的照片应采用袋装式或卷筒式的方法与说明一并单独存放，并在装具明显位置填写照片题名与档号，其题名与档号应在相应案卷的卷内目录中予以标注。
    7．2．5  卷内照片固定可采用双面胶带或相角固定法。
    7．3  编写符号说明与文字说明
    7. 3．1  符号说明填写照片在卷内的顺序号和参见号。
    7．3．2  文字说明按5．2要求填写。
    7. 3. 3  说明一般应以照片的自然张为单元编写，一组联系密切的照片应加总说明，已加总说明的照片应分别编写简要的分说明。编写说明时应言简意赅。
    7．4  底片组卷
    7．4. 1  用铁笔在每张底片乳剂面右上角按顺序刻写底片号。
    7．4．2  将刻有底片号的底片以自然张为单位，放入50mm×60mm或相应规格的半透明中性纸和中性胶粘剂制成的底片袋内，在底片袋右下角编写底片顺序号。
    7．4．3  按底片顺序号将装有底片的底片袋插入相应的案卷芯页。
    7．4．4  对不宜用案卷保存的大张底片，可采用袋装式或盒装式的方法存放，并在装具明显位置填写底片号。
8  编目
    8．1  填写卷内目录。以照片自然张或有总说明的一组照片为单位填写。
    8．1．1  照片号／底片号 照片号填写卷内照片的顺序号；底片号填写该照片相对应底片的顺序号。
    8．1．2  题名 填写照片名称，照片题名应尽量保证基本要素内容完整，一般不应超过50字。
    8.1．3  拍摄时间 填写拍摄照片时的年、月、日。
    8．2  填写卷内备考表
    8．2．1  本卷情况说明 填写卷内照片的数量及在组卷和案卷使用过程中应说明的问题。
    8．2．2  立卷人 由立卷人签名。
    8．2．3  检查人 由档案室负责人签名。
    8．2．4  立卷时间 填写立卷的起止时间。
    8．3  拟写案卷标题。案卷标题应包括责任者、时间、类目名称等。
    8．4  填写案卷脊背
    8．4．1  填写该卷分类号、起止年度号、案卷号。底片案卷填写案卷顺序号和起止底片号。
    8．4．2  竖排填写照片属类名称。
    8．5  拍摄时间、立卷时间、起止年度号等均用阿拉伯数字填写。
 

                          附录A

                  照片档案类目设置方案

A1  照片档案的上位类为声像档案类，照片档案的下位类按其载体形式分为照片与底片两部分。
A2  照片类一般设置重要事件、单位荣誉、发展史、会议、表彰先进、外事、经营销售、产品、科学技术研究、基本建设、设备议器等属类，企业、科研事业单位应参照以上类目，结合实际，确定本单应照片档案的类目设置。
A3  声像档案类采用字母"K"标识；照片档案类采用阿拉伯数字"1"标识；照片与底片分别采用阿拉伯数字"1"、"2"标识。
A4  照片属类采用阿拉伯数字"0～9"或"01～99"标识。
A5  照片案卷在各属类内编写案卷顺序号；以案卷为单位，分别编写照片顺序号。
A6  底片案卷顺序号与底片顺序号，按时间顺序以大流水形式分别编写。
A7  档号中阿拉伯数字标识的类目中间用间隔号"？"隔离；分类号与案卷号中间用间隔号"-"隔离。
A8档号示意
A8.1
 

A8.2
        
                          附录B

照片归档范围

B1  反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。
B2  本单位组织或参加的重要会议、活动的照片。
B3  记录本单位重要事件的照片。
B4  反映本单位发展史的照片。
B5  上级领导或著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
B6  本单位组织或参加的重要外事活动的照片
B7  与其他载体档案有密切联系的照片。
B8  其他具有保存价值的照片。

    附加说明：