第一部分：龙湖文档管理体系的构成
项目工程文档管理体系由两大类构成：文件实体和表格。
文件实体包括建设方文件、监理文件、施工单位文件及政府职能部门有关文件。建设方文件包括立项报建文件、设计文件、勘察测量文件、招投标及合同文件、建设方通知等。监理文件包括监理规划、监理细则、监理会议、监理通知、监理月报、监理总结、质量进度检查文件等。施工单位文件包括技术资料、质保资料、往来信函、进度报表、结算报表等。政府职能部门文件主要指国家行政事业单位颁发的有关规章、规定、通知、通报等，是建设过程中指导项目管理必须遵守的文件。
表格由文件登记查询表和管理用表构成。文件登记查询表是将不同类型的文件用表格索引的形式统一起来，并建立链接查询，形成系统的文件体系。管理用表是对管理过程中形成的数据进行统计、分析，从而指导管理。文件是表格的基础，是数据的来源，表格是对文件数据的统计、提练和分析。
第二部分：龙湖文件实体的分类分级管理
不论是纸质文件还是电子文件，都必须以一定的有序方式放在指定的位置上，这样才能有利于文件的查询。为了实现这一点，我们必须建立分类分级的文件夹体系用于存放不同类型的文件。文件夹体系的建立包括纸质文件盒的建立和电子文件夹的建立。电子文件夹的建立相对容易且对文件夹容量大小无限制。而纸质文件盒则有固定的容量的限制，且不可能像电子文件夹那样在文件夹中还可建立子文件夹。因此文件夹的分类分级设置必须将电子文档和纸质文件盒结合起来考虑。文件夹的分级大小也必须考虑，分级太大，文件夹少，文件不同类型混杂，不利于查询；分级太小，文件盒太多，也不利于查询。文档的分类可以从纵向和横向两个方面来考虑，纵向就是按项目实施阶段为依据，分为前期准备阶段、工程实施管理阶段、工程验收及移交阶段和项目后期评价阶段。横向分类主要以工程实施管理相关单位、单位工程、专业等为依据进行分类。
文档的分类原则：1力求简洁清晰，分级体系不宜过多，查找路径尽可能少。2、符合国家档案管理现行规范。3、易于各专业工程师理解和查找。4、便于权限的设置。5、利于项目竣工后进行档案整理。
（一）、文档分类分级模型
根据国家现行档案管理规范，结合实际需要项目建立了如下分类分级模型：
文档分类分级模型表
注：
此分类模型与2013版的分类模型有较大变化，主要根据实际应用情况作了大大的简化，提高可操作性。主体工程主要指小区内的住宅、商铺、写字楼、车库等单位工程，配套工程主要指配电箱、景观、水体、游泳池、安防、电梯等工程。把主体工程与配套工程分开建立档案是因为配套工程的资料往往比较少，如果按主体工程分类建立档案会造成文件柜、文件夹的浪费，也不利于查询和管理。与2013版比，增加了“不归类文档”，用来处理管理过程中很多不容易归类类的文档。
（二）、纸质档案盒的建立
文档分类分级表完成后，根据此表建立对应的纸质文件盒。文件盒的标识要统一、清晰、明了。为了便于一目了然地知道文件盒之间的相互顺序，可以使用一些小技巧，如给文件盒编号，或采用划线的方式。
（三）电子文件夹的建立
电子文件夹的建立可以相对灵活些，因为电子文夹可以不受固定容量限制，但也要遵循文档分类分级体系（如图）。电子文件夹可以清晰地看出各级文件夹之间的关系。电子文件夹的名称也最好与文档分级体系吻合。
第三部分：龙湖文控表格的建立
（一）、文件查询登记表
项目最开始的文件查询登记表是建立在一个Excel上的，最初的目的是为了保障文档体系的完整性，通过一个表即可查到所的的文件，但实际应用时发现文件增多后，运行速度会较慢，反而不利于查询。为了提高查询率，也利于统计分析，将常用的一些文件统计表分解出来，建立了多级索引的方式。为了保证文件夹移动位置时，索引表中的链接关系不被坏，每个索引表与其表中对应链接的文件应放在同一个文件夹中。其模式如下：
（二）管理表格的建立
管理表格是进行项目管理的一种重要工具，它包括对分供方的管理、项目部内部自身管理以及一些统计分析表格。
分供方管理 ：
（1）、进度计划管理用表，包括总计划、月计划、周计划和日报（详见计划管理体系）
（2）、材料计划用表(详见计划管理体系)
（3）、施工单位组织机构人员素质考核用表
（4）、监理单位组织机构人员素质考核用表
（5）、工程量进度报审表
（6）、现场签证单
（7）、施工方案报审表
（8）、监理规划、细则报审表
（9）、合同罚款通知书
（10）、工程进度跟踪记录表
(11)、单项工程验收表
（12）、建设方工程师通知
（13）、技术变更（洽商）核定单
（14）、零星工程委托验收表
（15）、工程量完成报审表
（16）、用水用电分摊表
（17）、工程移交清单
（18）、档案移交书
项目部内部管理用表
（1）、个人计划管理用表，包括月计划、周计划等（详见计划管理体系）
（2）、部门工作联系单
（3）、部门会议签到表
（4）、人力资源管理用表
（5）、传真范本
（6）、人员动态调配台帐
统计分析用表
（1）、规划、消防、施工图面积指标统计分析表
（2）、项目大事记流水帐
（3）、通讯录
（4）、文件处理跟踪记录表
（7）、技术洽商、工程变更登记表
（8）、合同查询表
（9）、现场签证统计分析表
（10）、施工方案查询登记表
（11）、往来信函统计表
（12）、监理规划细则统计分析表
（13）、其它文件查询登记表
有了这一系列的表格，只需要将这些表格链接起来，借助于计算机网络资源，将文件放在共享的计算机上，就可以实现资源共享了。当然，只采用电子表格的方式来建立查询体系是不太方便的，最好的办法是采用网页的方式进行链接查询，这在后面的内容中将谈到。
第四部分：龙湖文件编号及存档编号规则
1、文件编号规则
2、文件存档编号：
文件存档号是查找文件时一个十分重要的标致，每一份归档文件都必须在右上角用铅笔标明存档编号，编号规则为：
例如：
030200A001表示一级目录为合同管理（03），二级目录为咨询合同（02），00表示无三级目录，A表示文件保存在A卷内，001表示卷内第一份文件。文件编号实际上也是文件存放地址，有了编号就很容易找到相关文件。
第五部分：龙湖文件查询体系的建立
各种表格建立后，如何将这些表格统一起来建立查询体系呢？充分利用链接功能，将多个表格链接起来，表格里再建立链接关系把对应的文件链接起来，模型如下
除了可以采用excel外也可建立个人网页来实现链接查询。对于网页的建立较为复杂。另外单独阐述。
第六部分：龙湖工作流程与样板
（一）、文件处理流程：
1．收文
2、发文
3、图纸发放流程
4.移交给档案馆的前期文件及验收文件清单
5.规划验收样板
6.备案样板
作为项目文员，熟练地掌握计算机运用是必不可少的一项基本技能，必须掌握的软件主要有Word、Excel、Powerpoint，不常用但必须也会简单运用的软件主要有：天正或理正CAD、Acrobat、potoshop等。文员还应具备一些简单的网络知识，一些常用软件出现故障的处理方法。(本次分享完毕)
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