原创 马力 办公驿站Office2023-12-19 18:52 北京
将隐性、混沌且无序的一组思绪火花，按特定目标将其组织成显性、清晰且条理的系统思想。
一是，明确待表述的目标（行文中称之主题），原则：一篇文章只允许一个中心思想（主题明确）。
二是，将隐性、混沌、抽象的主题，通过拆分呈现显性、结构清晰且具体的状态（从化整为零中看清主题的本质）。
原则：每个子思想间必须遵循“相互独立至穷尽为止”的原则。
三是，将拆分后的具体内容（子思想或独立问题），按主题的表述逻辑分类且顺序化组合。（调理顺序以确定个个击破的路径）。
原则：各个子思想（小问题）的排列顺序，必须遵循“同属并按顺序排列”的原则。
为什么在职场中领导每到年底都会要求员工写工作总结。当人们不太理解时常常会糊弄这一过程。甚至有些人年底被问及一年中做了几件值得记忆的事情时，掰着手指都不一定数得清楚。
于是，这种人恐怕每年都是在这样一种混混沌沌中度过的。转眼十几年过去了，左右一看，会忽然发现：怎么原来还没有我有能力的人，转眼已经跑到我的前面了？困惑之后还常常会有无尽的埋怨，说老天不公。
其实，如果一个人从来都不知道定期反思自己，就不太可能有明显的进步。更何况职场中的激烈竞争环境如同逆水行舟，不“进”的本质就意味着在“退”。
原来，定期总结，反思过去（自我或团队），是前行的基本动力。反之，一个不善于定期总结的人、团队，或没有总结意识者，一定会在大浪淘沙中被淹没。
明确了总结工作的虫要性后，又应当如何根据自己的情况确定工作总结这篇文章的写作目标呢？根据上述思考，我们渐渐明确了定期总结的目标，那就是让我们的工作能力一年比一年好上一点点，以此保持一种不断成长的状态。
如果回看自己与去年的状态没有什么差异，只能说明自己的状态与去年是持平的。如果好上一点，则说明有了一点点的进步（是在艰难前行）；如果能好上两、三点而又不丢失以往的优点，就是一项可观的进步了。只要坚持下去，今年成长一点点，明年成长一点点，十年后将不是一点点的问题了！
那么，怎么才能保证自己的工作能力明年比今年好上一点点呢？我们就从规划工作总结文章的结构上锁定这一目标。按结构思维原则，并保证锁定的过程从概念层面落实到可操作层面。
所谓“可操作”层面，其实就是指要有具体的方法，且达到可评价的状态。例如：可以量化问题的则量化，不能量化的内容则条款化，流程化。而且，相对复杂的操作过程要明确工具的正确使用方法，以辅助克服怕麻烦的心理状态。
下面，我们就本着“以终为始”的原则，以让自己明年比今年好上一点点的预期为目标，按结构化的思维模式，开始规划今年年终工作总结的文章结构吧。
拆分主题的目的：化整为零。将抽象的主题在分层的过程中具体化、清晰化。
因为文章主题“工作总结”的写作目的是：确定为明年要比今年好一点点（即：行文的终极目标）。那么，第一层拆分就要落实到如何才能让明年比今年好上一点的问题上。而“好一点”又不能空口无凭，于是我们想到，可以用次年的工作计划锁定需要进步的内容和程度，并以此确定文章的终级内容，如“规划未来”。
在规划未来的过程中，我们又能用什么与当下进行对比，从而锁定进步的那一点点呢？于是，我们就需要研究如何保持过去的优点不丢失，同时还要避免过去工作中的不足和问题不虫现。即：对经验和教训的“总结”。以便将其落实到次规划的细节之中。
然而，能为总结工作提供具体素材的，却是每年曾经的那些具体工作。也就是说，要想做好总结研究，就需要从“回顾过去”的具体工作开始（即：行文的起步始点）。
于是，针对总结文章拆分的第一层结构就通过以终为始的顺序，规划出三个具体的内容：回顾过去、总结、和规划未来。它们之间的正向逻辑关系是：
l 回顾过去的目的：为了在回顾中进行总结。从中找到可延续的经验，以及需要避免的教训；
l 总结的目的：在于为制订明年的计划提供可操作性内容，以便将经验和教训用规则、流程和方法等形式，落实到计划的细节之中。
l 计划的目的：通过具体的可操作性指标与今年的情况进行对比、评价，以确定是否进步了一点点。
周而复始，年年坚持，必有成果。
然而，这三个拆分的内容看上去并为达到可操作程度，仍属于概念层面内容。如：回顾什么，总结什么，计划什么……（都不具体）。
那么，根据结构化思维模式的原则就需要继续向下拆分（直至拆分到可操作层为止）。我们就从“回顾过去”这一分支继续进行拆分吧：
因为，针对子主题“回顾过去”的目的（终），是为了从过去的工作中总结经验和教训。所以，就需要回顾一年来到底做过哪些工作。于是，文章结构的这部分拆分就可以从罗列各项工作的名称开始，如：“工作1”、“工作2”、“工作3”……，等等。
在结构的拆分过程中，仍应当按结构化思维的拆分原则：“相互独立至穷尽为止”进行。需要注意以下两点：
一是，在拆分一年来各项工作内容时，要避免将两项看似很小，或相近的工作掺和在一起说（只要二者存在着差异）。如果掺和，就可能将简单问题复杂化，模糊化，无形中将会增加从中查看问题的负担，或者内容阅读麻烦程度。这属于细化工作的能力问题，也是拆分要求达到“相互独立”的作用。
二是，一些看似不起眼的小工作（甚至可能就是自己随手即可完成的工作），常常就会在罗列各项工作任务的名称时被忽略，形成遗漏。即未显示在“回顾过去”主题之下。殊不知，这个不起眼的工作中就可能蕴藏着某个可以传承的经验，或某项需要避免的教训。如果这些内容被遗漏，在“总结”分支中就可能缺失相关内容的总结。这样，不论是对自己还团队的其他人，相关经验将可能被遗忘，教训还可能虫犯。这就是拆分到穷尽为止的作用。
以上，我们完成了对“回顾过去”分支的细化拆分。但仔细查看一下，虽然罗列了一年来各项工作的名称，且达到了相互独立至穷尽的要求，但是，对经验和教训的总结过程，仍然会感到无从下手。于是判定这一组工作名称还只是停留在一个“虚”的概念层。根据结构化思维模式的拆分原则，同时为了能给总结工作提供实际的内容，则需要继续向下拆分。
下面，我们就以其中一项工作为例（如：“工作1”），继续按结构化思维原则进行拆分：
因为，罗列每项工作名称的目的，在于从工作中发现问题，并以此提取总结经验和教训的素材。那么，什么样的素材最容易被总结过程所用呢？我们的思考是：以年初的计划为基础，对比年底的成果状态，从差异中就可以相对容易地发现问题。于是，以明确一年来工作差异，以及配合“总结”分支内容的研究写作提供素材为目标的第三层文稿结构便清晰了。它包括三个子内容：
年初的工作计划，年底的工作成果，以及计划与成果的差异。
这三个子内容间的逻辑关系是：按年初计划对比年底的成果，从中显示计划与执行过程的差异。
其中：正差异呈现的信息，将可能构成总结中明确继承性经验的素材，而负差异则可能成为总结教训用的基本素材。
然而，差异本身又是一类描述性的内容，属于概念性的层面。怎么才能将其落实到可操作层呢。这里的关键就在于“计划”这一环节（不能虚）。于是，我们还需要进一步对“计划”的内容细化（拆分），形成文章的第四层结构。
我们发现，有人会制订计划有人却不会。有些人做计划时总想贪大求全（虚头巴脑，有试图抱个金娃娃的状态），也有的谨小慎微（总是藏着掖着点什么不明说的那种）。两者均不能达到管理对计划的真正要求。那么，制订计划的目的到底是为什么呢？只要明确了它的目标，就不难分解计划的写作结构了。
其实，制订计划的初始目的，就是希望通过计划与成果内容的对比，查看具体的执行情况。如果按计划执行后，到年底发现验收时无法对比，或说不清楚时，这个计划就没有什么意义，或属于无效的计划了。
由此可以确定：制订计划的目的，在于执行成果的评价及验收。于是，一个好的、可操作的计划，就一定是可以被评价、可以通过检验的。否则，将可能出现扯皮现象。
那么，什么样的计划才能实现可评价、可验收呢（或称具有可操作性）？就让我们继续对“计划”的容向下拆分吧：
根据计划的可评价原则，计划内容的拆分一般又包括两项子内容：
一是，可以量化的指标，一定量化处理。以方便定量查看差异状态，辅助量化分析。
二是，不能量化的指标，可以通过条款化的形式罗列（包括流程化），以方便核查工作中按条目匹配。
至此，针对计划、成果与差异一层的内容，从拆分的角度看已经达到了可操作层面。于是，总结文稿中“回顾过去”这一分支的拆分细化工作，也就可以告一段落，没有必要再继续向下拆分了！
总之，会做计划与不会做计划之人的差别，关键在于计划在实施的过程中是否达到了可操作层面（即：可评价）。
再深入一个层面看，就是当年的计划将为下一年的总结提供可评价的依据。周而复始，循环往复而形成总结与计划工作的可操作性闭环。
完成了总结文章的“回顾过去”分支的拆分后（即：达到可操作层），就可以转向“工作总结”文稿其他分支的拆分工作了（如“总结”分支）。
在针对“回顾过去”分支的拆分过程中我们掌握了两个基本的方法，即从“以终为始”的角度，用“因为什么……”和“所以什么……”之关联关系，一步步将概念层内容拆分为操作层内容。以后，在“工作总结”文稿的其他分支内容拆分中，就可以延用上述方法。
所以，针对第一层子结构的拆分，包括：“回顾过去”、“总结”和“规划未来”，就可以转入“总结”分支的深入拆分中。为避免内容的冗长，拆分过程中那些相同或相似的环节即可省略。例如：在“回顾过去”分支中，我们只对“工作1”内容进行了向下拆分的处理，其他工作内容的拆分均省略了（如“工作2”、“工作3”等）。
因为在“回顾过去”分支中已经明确了年初计划与年底成果的差异，所以“总结”分支就可以快速生成第二层，目的在于从“差异”中总结出经验和教训。
然后，分别在“经验”和“教训”分支下形成第三层结构，即：罗列总结出的具体经验（若干条），和具体的教训若干条。例如：经验1、经验2、经验3……，以及教训1、教训2、教训3……，等等。
通过以上拆分，已经提取出相应的经验和教训若干条，看似已经具体到条款化了。但是仔细研究却发现，这些经验和教训的名称，好像并不能为下一年计划提供具体的可传承或应避免的实质信息。所以，仍然属于概念层的内容，于是必须继续向下拆分到第四层。这部分内容，也是写好总结的最重点内容。
还是从目标开始吧，以其中“经验1”为例，拆分过程如下：
因为，总结经验的目的在于传承。那么，什么样的经验才能达到可传承的目标呢？研究发现，至少要包括三个方面的内容。
l 一是，明确经验产生的环境和条件
可不要小看这个因素！
很多人都会在说话或写文章时因自己业务的熟悉状态、以及能力强悍而忽略此环节。这样，会造成向下交待问题时缺少必要的内容，写文章时不满足“相互独立至穷尽为止”的条件。前者，在执行过程中下属常常会因领导对环境和条件的省略而失误，挨批评时会感到十分委屈，后者则会增加阅读的障碍（甚至读不懂），最终导致经验难以传承的现象。
l 二是，固化经验的形式
总结经验的主要目标，就是将工作中那些有规律，且可以虫复的过程用固化的形式加以表述。只有这样，才能方便自己和他人在虫复执行此过程中形成经验。所以，在明确经验产生的环境和条件后，就需要研究如何将有规律且虫复性的过程加以固化描述的问题。在职场中那些制订规则、流程的过程，本质上就是此类固化的过程。
其实，人们对高效率、高质量和低成本的要求，前提就是规范和秩序！
为此，在总结经验的过程中，如果不能从经验中抽取出有规律且虫复性的信息，就很难有针对性地制订出相应的规则、流程和方法。这样，原本好的经验自己都可能在后续的工作中被遗忘，更不用说他人的有效继承了（工作教训，宜如此）。
l 三是，将规则流程等方法化（落实到可操作层）
目前，职场中每个单位其实都有大量的规章制度和工作流程等。但是，为什么在经验的传承和教训的避免中还是会出现大量的问题呢。
这一问题的产生，主要原因就是执行规则的过程大多相对复杂、麻烦，不但需要经过学习和训练，还需要经过漫长的实践熟悉过程（以养成约束自身不良行为的习惯）。那么，如何解决规则执行中的必要性与执行过程中的麻烦状态这一对矛盾呢？
其实，方法很简单。就是借助工具的辅助作用，既确保规则实施过程中的准确性，同时简化执行者的麻烦过程和学习、熟练的负担，同时还可以借助工具的辅助作用增强执行人按规则行事的意识。达到既不麻烦，结果又规范，过程还简单灵活的效果，何乐而不为之呢？
回顾以往人们在总结经验和教训时，是否很少深入到利用工具，以及掌握工具的正确使用方法这一类具体的、可操作性环节？所以，人们常常不是不愿意按规矩行事，而是因为按规矩做事的复杂、麻烦过程所致，于是就想偷点懒，找个捷径什么的，反而弄巧成拙（反反复复），甚至因麻烦而放弃了应当做的事。
仔细回顾一下“总结”这一分支的向下拆分过程，只有落实到第四个层次，才真正达到了可操作的层面。
于是，我们再次明确一下文章结构拆分必须达到的可操作层概念。它包括：一定要落实到可评价，或可以用工具简化操作的程度上，落实到具体一、二、三……上。如：规则一、二、三，条款一、二、三，步骤一、二、三，等等。用此思路，就可以轻松决定文章结构拆分层级的终止位置（即拆分的层级）。
一般文章向下拆分到二至三层时，就已经可以将一个相对复杂的主题，从混沌状态拆分到清晰化了。针对一些特别复杂的主题，拆分到四至五级也基本上清楚了。通常，上没有什么文章需要拆分到五级以下的层次！
所以，面对普通文章二至三级的拆分过程，有了结构化思维的方法，有了相应的结构化处理工具（如：办公软件），行文这件相对复杂、费脑、麻烦的工作，将可能变的有趣、简单、灵活，可以让行文人集中精力于思想畅游之中。关键在于掌握正确的思想方法和有效的处理工具！
以上，针对“工作总结”文稿中关于“总结”分支的内容拆分，已经为平行结构“规划未来”分支提供了具体的资料。下面，就可以顺着全文的逻辑关系，针对“规划未来”分支进行相应的拆分工作了。
因为，制订规划未来的目的，在于根据以往的工作经验和教训，在今后的工作中取长补短。同时，“总结”分支的拆分过程又为我们明确了具体的经验和教训内容，还明确了经验和教训产生的环境条件、规律和规则，以及继承或避免的具体方法。于是，在制订计划的过程中，需要继承和需要避免的内容，就为下一层结构的两个必要的结构了。
其中，在规划未来分支下的“继承”结构中，就可以从“总结”分支的“经验”结构下提取内容，落实于规划中相应的规章制度、工作流程、工作方法中。“避免”的内容可以取材于“总结”分支“教训”下的内容。
以后，其他分支和层次的拆分，从思想方法、可操作性评价上，都与前面讲解的内容相同，取而用之即可，不再赘述。
回观上述针对“工作总结”文章主题的向下拆分过程，从文章总体目标这个“点”开始，向下拆分到三至四层时，就已经实现了结构清晰化和可操作化的目标。下面我们再依据结构化思维模式的横向组织原则（辅以纵向的拆分原则），看看同一级别各个子标题的排列组合，是否满足了“同属并按顺序排列”的原则。
针对第一层结构的三个子标题内容（如：“回顾过去”、“总结”和“规划未来”），虽然没有同类合并的问题。但是，已经满足了逻辑顺序从左至右的顺序要求。
这一层结构各子思想的流程顺序是：先从具体的各项工作中年初计划与年底成果的差异，再通过差异找出可继承的经验和需要避免的教训，最后将经验和教训通过可操作形式固化在下一年工作规划的具体内容之中。
反之，从以终为始的角度看。因为，制订下一年规划时需要当年的经验和教训类信息；又因为经验和教训类信息需要从过去的每一项具体工作中提取。所以，文章“回顾过去”分支中的“计划”内容，就与“规划未来”分支中的计划制订又形成了跨年的闭环结构关系，甚至可以作为参考依据。
再看“回顾过去”下的第三层结构，目前也遵循了同类内容集中并按顺序排列的原则。如：工作1、工作2、工作3等。从目前的顺序看，工作名称的顺序好像是按时间顺序排列的。实际行文中，此类顺序的排列可以相对灵活，例如：时间顺序、重要性顺序、位置顺序等，只是需要注意避免遗漏的现象即可！
再看“回顾过去”的第四层内容，目前也满足了相互独立至穷尽为止的向下拆分原则，以及横向同属按顺序排列的原则。其中：能量化结构的排列在左，不能量化则居右，体现了顺序的重要性优先级顺序。因为，可以量化的信息，最终可以确定此项工作是否应当做，以及做到什么程度为止，相对更精准、更重要。
在这一分支结构下，以“经验”和“教训”内容形成了第二层结构，明显是按优先级顺序排列。即：首先应当避免好经验的遗失，其次为克服教训带来的问题。同时，满足了独立至穷尽的排列要求。
其下的具体经验，则按重要性顺序依次从左至右排列。
全文中最重要的是两个第四层结构。首先遵循了独立至穷尽的内容设置（缺一不可）。其次是从左至右的顺序也遵循了必然的因果有关系。
至此，我们按结构化思维的原则，针对工作总结这一文稿主题，从一个点开始，进行了一系列拆分和逻辑顺序的调理工作，将一个相对抽象、隐性的主题，拆分成一组显性且清晰的金字塔结构。如同小学语文老师明确的行文规则和顺序一样，即：“先拉纲，后填肉”。这样，就为文章具体内容的写作达到行云流水程度提供了必要的条件。
值得强调的一点，就是结构化思维原则告诉我们，文章结构的细节拆分，一定要达到可操作层面为止，且应当避免遗漏。否则就会增加阅读过程认知、理解和记忆的负担，不利于行文价值的体现。
以上内容，我们从有效的思维方法出发，说明了如何借助结构化思维模式写好文章的具体方法。然而，在实际行文写作的过程中我们仍然会发现一些问题。就是：虽然目前大家都在使用办公软件处理自己的文档，但是，要想将隐性的思想以显性的形式呈现于电子文档中，仍然困难虫虫。最常见的问题包括：
l 文章的宏观结构很难与内容的细节文字关联查看（尤其是在调理逻辑关系时），常常会在页面翻转查找的过程中乱了初始思路，或出现找不回原点的尴尬等。在这样一种状态下，既不利于写作人有效调理自己的思路，同时也不方便审核、修改人查看或调整文章的结构和内容。
l 在职场中处理文档的格式时，一般都有规范、统一的要求。即：同类段落在文章中不论出现几次，不论在什么位置出现，都要求具有统一的格式。然而，目前即便使用了办公软件，包括像“格式刷”一类工具。文章的整体版式仍然会出现许多的不规范格式。于是，针对文稿格式的反复修改调整，也成为人们十分头痛的工作。既影响工作效率，还不能保证格式规范化和统一的要求。
如此等等。
其实，问题的关键在于大部分使用办公软件处理文稿的人们，都没有掌握正确使用工具的方法，还有一部分人写作中也没有掌握结构化思维的方法。于是，在思想无序，工具无法的状态下，自然就不能达到行文的预期。
那么，目前的办公软件可以提供哪些优秀功能，配合结构化思维模式，辅助行文人实现快速制作规范化文档，且制作过程直观、简单，修改过程也直观、灵活呢？下面我们就以文字处理软件为例，介绍其中的两个具体的、与结构思维模式相关的应用。
在文字处理软件中，通常在“样式”窗格内都预置了一组文稿规范化排版用的样式名。这组样式名在窗格中的排列，同样遵循结构化思维的原则。包括：名称相互独立至穷尽，排列顺序按优先级从上至下，从“标题”到“正文”等。这些样式名，分别对应当前文章中各级标题段落和正文段落的格式，以避免人为写作过程边录入文字内容，边修饰格式的麻烦过程。例如：针对文章标题的快速修饰样式名为“标题”，其中预置了文章标题段落修饰的各个固定参数（如：“黑体、居中，上下各空一行”等）。而前面讲到用结构化思维模式拆分的各级文章标题，则规范修饰可对应于样式名：“标题1”、“标题2”、“标题3”等。文章中的其他段落如“正文”、“落款”等，也都可以按自己文章的格式修饰要求，选择对应的样式名。如“正文缩进”、“日期”等。
甚至，可以针对使用频率较高的一组标题样式设置快捷键，例如：针对文章的一至三级标题段落，就可以匹配于键盘上的功能键：F2、F3和F4。此后，行文过程就可以实现边输入文字内容，边点击对应快捷键的方式，像弹琴一样快速完成标题段落的规范化格式修饰。辅助行文人可以集中精力于文章结构和内容的创作过程，排除编修一类复杂、繁琐的操作。
凡在文字处理软件中正确使用“标题1”、“标题2”、“标题3”等对标题段落进行修饰后，将可以直接通过“导航”窗格显示文章的层次结构，并实现直观、简单、灵活的文章结构编辑。
在文章格式的正确修饰前提下（即：用样式名规范各类段落的格式后），文章的各级标题内容，也将自动显示于“导航”窗格之中，或可以显示于“大纲”视图内。这样，对文章结构的审核和编辑，将变得既直观，又方便，编辑的过程也将变得既简单又灵活了。
再结合前面讲过的结构化思维模式，审核层次结构时，就可以在“导航”窗格中，通过“折叠”和“展开”功能，逐级别评价各个同级标题的上下关系是否达到了“相互独立至穷尽为止”的程度，各平级标题间是否满足了“同属并按顺序排列”的原则。
相比在纸上行文、修改和审核的过程，电子文档将更加直观、简单、灵活，还可以通过批处理的过程减少丢三落四问题、简化格式统一问题。有过文稿排版体验的人大多有这样的感受：就是没完没了的排版修饰过程，还是会存在格式不统一状态。费时、费力、麻烦，还不易达到预期。
所以，即便掌握了结构化思维的模式，要想帮自己达到更直观、更简单、更灵活地文档创建和使用过程。最好还是要学习并掌握一种办公软件的使用方法。
通过以上内容的说明我们可以看到，只要将正确的思维方法与正确的工具使用技巧有机结合，即：用结构化思维模式正确地使用办公软件，就可以大大提升文稿制作和使用的效率和质量，降低处理过程中不断重复的成本。
如今，再加上AI技术的加持，办公文档的制作过程甚至可以口述行文主题后，自动生成文稿的结构和内容。通过与AI功能的交流，还可以进一步实现内容的改写，内容的丰富、批量调整版式等一系自动化处理过程。简直就是如虎添翼。
虽然现代技术通过AI为我们撰写、修改文章提供了种种方便。但是，如果没有正确的思维方法，结构化的组织能力，以及人与AI交流的准确语言，即使AI为我们生成了文稿结构，我们也不一定能做出是否符合结构思维原则的判断，这样就可能影响到文章的呈现质量。
所以，要想提升自身的文档制作和使用能力，首先应当修炼的基本功就是思维能力（即：掌握结构化思维模式）。其次，还需要学习并掌握一些办公软件的正确使用方法，才能在制作和使用文档的过程中，获得高效率、高质量和低成本的效果。
本课程通过工作总结这一特定的文稿类型，用结构化思维的原则讲解了主题拆分，以及逻辑调理的具体方法。其他类型的文档制作，均可借鉴。
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