文件材料的收集对象:反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料,包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿,电话记录、出版物原稿(附原本),各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类:收来文件,指本机关收到的从外机关发送来,通常又叫收文。
第二类:对外文件,指的是本机关(或本部门)对外发出的文件,通常又叫发文。
第三类:内部文件,指的是本机关拟制的,并且是在本机关内部使用的文件。如:“白头文件”:
(1)会议文件,包括本机关召开各种会议文件材料,包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议,领导外出开会带回的会议文件材料。
(2)本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单,本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
(3)合同、协议、出版物原稿(附原本)
(4)重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
(5)会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)
(6)本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
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