打造共享服务中心的一体化报账处理平台

    报账系统，是财务共享服务中心最重要的系统之一。它是员工费用、供应商、客户、资产、总账、税金、薪酬等财务报账业务的一体化处理平台，可以通过人工填报或业务系统接口的方式，采集各类业务信息，并通过与共享运营系统的配合，高效完成财务业务处理。
    报账系统使报账业务突破了时间与空间的限制，摆脱了线下繁琐、冗长的流程，可以在财务共享服务中心得到广泛应用。
    一体化处理平台
    笔者认为，报账系统应是企业员工、供应商和客户的报账业务一体化处理平台。
    在前端，报账系统与费用APP、进项发票系统及销项开票系统对接，高效采集企业三大核心利益相关者的报账信息，根据预设的审批权限和规则，自动推送报账单给相关业务领导审批。然后，流转至共享运营系统由财务人员审核。在审核通过后，报账信息流转至后端的会计核算和资金系统，完成相应的入账和付款（如图1所示）。
    报账系统应具备10个功能模块（如图2所示），满足员工、供应商和客户不同业务、不同层级的报账需求。
    一是帮助式填单，报账简单快捷。系统可以根据单据类型、字段设定提示信息，辅助员工填单；单据模板内嵌红绿灯规则，对错误信息予以警示，减少出错率，有效解决面临的多种报账单错填漏填的问题，极大地优化报账体验。
    二是分流程设立报账模块，全面支撑报账业务。系统支持根据不同行业、不同企业的业务特点，分流程设立贴合企业实际情况的报账模块，例如员工费用报销、供应商结算、客户开票收款、薪酬、资产、总账等，并在报账模块内分别嵌入多种常用的报账单据模板。丰富灵活的单据模板，可以为各类业务提供支撑，提升财务数据归集和统计分析的效率。
    三是支持多层级多维度查询和报表分析。业务人员可以自助填单，对其提交的每份单据进行跟踪查询；业务领导可以按照权限对其审批的所有单据进行记录查询，了解各节点处理意见及结果；财务人员可以按多种统计方式查询统计报账单发生情况，自定义多维度统计报表，并进行图形化展示。
    四是支持移动和多种审批方式，满足及时便捷性的需求。报账系统支持按照业务、单据类型等自动分配工作流，业务领导可以在获取系统推送的审批信息中进行同意、加签等审批动作，并可以委托审批。系统的移动审批应用更广泛，极大地满足了用户报账及时便捷性的需求。
    五是合同信息随时调阅，合同支付实时跟踪。报账系统基于电子影像系统，可以实现对供应商采购、客户销售合同的无纸化调阅，同时提供手工录入功能。通过与合同系统对接，打造统一的合同管理台账，实现合同信息控制及跟踪。
    节约报账成本 加强内部控制
    报账系统能够帮助实现员工出差顺心、领导管控放心、财务报账省心，切实提高公司的效益。
    一是提高报账效率，节约报账成本。报账系统使员工和领导可以跨地域在线提交或审批单据，将财务人员从低效重复的工作中解放出来，转向更能为企业创造价值的工作，对于各个层级用户来说可以提高效率，优化体验。
    二是规范报账流程，提高员工满意度。报账系统将以前模糊不清的报账流程固定下来，让“申请-审批-审核-付款”全流程直观透明地展示在员工面前，员工可以自行查询报账进度，极大地提高员工满意度。
    三是加强内部控制，实时掌控信息，助力企业实现精细化管理。报账系统前端与商旅系统、供应商协同平台等对接，后端连接会计核算、资金和税务管理系统，实现各个系统内数据的互联互通，减少信息孤岛，真正实现数据一点录入，全程共享。管理者能够实时监控和查询各分支机构财务活动信息，助力企业更好的地实现精细化管理。