任何企业,无论规模大小、所有权性质如何,只要处于正常运营状态,都会有费用业务的发生。“只是不同的费用报销和管控模式各有优劣,并且适用于不同类型的企业,我们一定要根据具体实际情况来‘对症下药’。”湖南省会计领军学员、三诺生物传感股份有限公司会计经理李勤慧表示,希望她的一些思考,能给CFO们一点借鉴。
现有的费用报销模式“先审后报”
从企业自身出发,李勤慧认为,应当站在信任员工的角度,设计一种新的费用报销和管控模式,先报销付款后审核抽查,减少费用会计审核的工作量,既达到费用管控目标,又营造了诚信的企业文化氛围。
能有此创新想法,源于她对报销模式和制度的认识和对企业文化的探索。
李勤慧认为,一般而言,费用报销模式主要有三大类。第一类是全员参与模式,报销费用的所有员工需要自己获取并保存报销凭证。第二类是部门内勤初审模式。各业务(职能)部门设立内勤岗,负责收集或整理本部门(业务单元)的报销凭据,审核费用发生的真实性。第三类是业务会计模式,由财务部根据企业组织架构设立业务会计岗。业务会计通常有财务专业背景,对口管理一个或多个业务单元,其贴近业务一线,负责本业务单元的费用申请、审核、报销、分析、费用预算编制及绩效考核等,但不做账务处理工作。这种模式适合建立了财务共享中心的多分支机构的大型集团性企业。
李勤慧解释说,无论哪种模式的费用报销方式,其共同点都是先审核后报销支付,都要增加财务审核的内部控制环节,增加企业的内控成本,且财务与业务人员在面对部分不合规或争议内容时,相互之间容易产生“对立情绪”。
员工信用等级报销模式
基于此,李勤慧一直在思考着换种思维方式,大胆提出了“先报销付款后审核抽查”的思路,并进行了初步尝试,这就是“员工信用等级评定”的费用报销和管控模式。
这种模式基于所有员工的报销单据都是真实、准确、合法、合规的假设,同时,在事后财务抽查中,如果发现有违规甚至舞弊行为,立即根据事先设定的“游戏规则”,降低员工的信用等级,被降级员工还要受到相应的“惩罚”。
“这种模式既减少了费用审核的工作量,能将费用会计的时间解放出来,投身于财务控制的重点工作或附加值高的其他分析类工作,又有利于企业诚信氛围的营造和员工自我约束意识的提升。”李勤慧说。
她认为,财务部要建立信用等级评定的费用报销模式,一是需要梳理和建立相当完备的各类费用的报销制度和实施细则,包含但不限于各项费用报销需要获取哪些报销发票、合同或其他凭据,该填写哪类单据,走什么样的报销流程,审批权限如何规定等。
二是设定各信用等级的含义及其对应的报销政策,比如信用等级为A级的员工为无任何错报、漏报、虚报行为,且单据合规、填写规范的优质员工,享有见票即付(免审)的最高待遇;对信用为B级的员工,先审后付,且审核后两周内付款;对信用C级的员工,推迟一月审核付款;有严重舞弊行为的员工,其信用D级,属于需开除的员工。
三是设立触发升降级的条件,并事先获得各业务单元的认可,提前下发制度并宣传到位。比如,若抽查发现有一次虚报或两次费用发票不合格的现象,则由最初的A级降为B级,改为先审后付的待遇,扣除不该支付的费用部分,并处虚报部分一定比例的罚款,依此类推;相反,如果某员工的报销质量有连续一段时间的转变和提升,也可以申请信用升级。
信用等级模式需要“因地制宜”
不过,建立员工信用档案的基础数据,并与费用报销、绩效考核挂钩,是一种新的尝试,这种模式一般适用于有一定规模、财务规范且标准化工作做得扎实、制度执行严格的成熟稳定期企业。
“没有这个条件做前提,信用评级无法有效落实,最终也谈不上费用的管控。”李勤慧说,企业可以采取先局部试点,逐步推进的循序渐进方式,步入良性循环后,财务部抽检率也可适当降低,事后抽查审核的工作量随即减少。
“当然,和其他传统方式一样,这种先报销付款后审核抽查的模式既有利也有弊。”李勤慧坦言,如果抽检没有目的性、针对性,纯粹随机安排,反而成为了费用管理的漏洞,会加重员工的侥幸心理,浪费了企业资源。另外,如果信用升降级执行及处罚力度不到位,则浪费和管理松弛现象会愈演愈烈,预算控制目标难以达成。再或者,信息系统不支持,财务人员人工判断的疏漏不断,则等级评定反而为投机舞弊提供了机会,就与原来制度设计的初衷和管理目标背道而驰。
对此,李勤慧说,“制定报销规范与操作细则和等级评价原则是基础。操作细则需覆盖所有的费用类型,包括每种费用类型对应的含义、报销票据和附件要求,以及对应的流程和注意事项。”
信息系统的辅助是关键。她认为,只有利用好ERP系统提供的信用示警数据,财务人员才不会凭主观判断该抽查哪些部门的哪些员工、哪些费项,也不会主观臆断哪个员工该对应哪个等级、该如何报销等。
“总之,费用报销和管控没有可以完全复制的模式,企业需要因地制宜,具体情况具体分析,找到适合企业自身情况的管控模式。”李勤慧说。
(责任编辑:韩福恒)
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