任何企业，无论规模大小、所有权性质如何，只要处于正常运营状态，都会有费用业务的发生。“只是不同的费用报销和管控模式各有优劣，并且适用于不同类型的企业，我们一定要根据具体实际情况来‘对症下药’。”湖南省会计领军学员、三诺生物传感股份有限公司会计经理李勤慧表示，希望她的一些思考，能给CFO们一点借鉴。
现有的费用报销模式“先审后报”
从企业自身出发，李勤慧认为，应当站在信任员工的角度，设计一种新的费用报销和管控模式，先报销付款后审核抽查，减少费用会计审核的工作量，既达到费用管控目标，又营造了诚信的企业文化氛围。
能有此创新想法，源于她对报销模式和制度的认识和对企业文化的探索。
李勤慧认为，一般而言，费用报销模式主要有三大类。第一类是全员参与模式，报销费用的所有员工需要自己获取并保存报销凭证。第二类是部门内勤初审模式。各业务（职能）部门设立内勤岗，负责收集或整理本部门（业务单元）的报销凭据，审核费用发生的真实性。第三类是业务会计模式，由财务部根据企业组织架构设立业务会计岗。业务会计通常有财务专业背景，对口管理一个或多个业务单元，其贴近业务一线，负责本业务单元的费用申请、审核、报销、分析、费用预算编制及绩效考核等，但不做账务处理工作。这种模式适合建立了财务共享中心的多分支机构的大型集团性企业。
李勤慧解释说，无论哪种模式的费用报销方式，其共同点都是先审核后报销支付，都要增加财务审核的内部控制环节，增加企业的内控成本，且财务与业务人员在面对部分不合规或争议内容时，相互之间容易产生“对立情绪”。
员工信用等级报销模式
基于此，李勤慧一直在思考着换种思维方式，大胆提出了“先报销付款后审核抽查”的思路，并进行了初步尝试，这就是“员工信用等级评定”的费用报销和管控模式。
这种模式基于所有员工的报销单据都是真实、准确、合法、合规的假设，同时，在事后财务抽查中，如果发现有违规甚至舞弊行为，立即根据事先设定的“游戏规则”，降低员工的信用等级，被降级员工还要受到相应的“惩罚”。
“这种模式既减少了费用审核的工作量，能将费用会计的时间解放出来，投身于财务控制的重点工作或附加值高的其他分析类工作，又有利于企业诚信氛围的营造和员工自我约束意识的提升。”李勤慧说。
她认为，财务部要建立信用等级评定的费用报销模式，一是需要梳理和建立相当完备的各类费用的报销制度和实施细则，包含但不限于各项费用报销需要获取哪些报销发票、合同或其他凭据，该填写哪类单据，走什么样的报销流程，审批权限如何规定等。
二是设定各信用等级的含义及其对应的报销政策，比如信用等级为A级的员工为无任何错报、漏报、虚报行为，且单据合规、填写规范的优质员工，享有见票即付（免审）的最高待遇；对信用为B级的员工，先审后付，且审核后两周内付款；对信用C级的员工，推迟一月审核付款；有严重舞弊行为的员工，其信用D级，属于需开除的员工。
三是设立触发升降级的条件，并事先获得各业务单元的认可，提前下发制度并宣传到位。比如，若抽查发现有一次虚报或两次费用发票不合格的现象，则由最初的A级降为B级，改为先审后付的待遇，扣除不该支付的费用部分，并处虚报部分一定比例的罚款，依此类推；相反，如果某员工的报销质量有连续一段时间的转变和提升，也可以申请信用升级。
信用等级模式需要“因地制宜”
不过，建立员工信用档案的基础数据，并与费用报销、绩效考核挂钩，是一种新的尝试，这种模式一般适用于有一定规模、财务规范且标准化工作做得扎实、制度执行严格的成熟稳定期企业。
“没有这个条件做前提，信用评级无法有效落实，最终也谈不上费用的管控。”李勤慧说，企业可以采取先局部试点，逐步推进的循序渐进方式，步入良性循环后，财务部抽检率也可适当降低，事后抽查审核的工作量随即减少。
“当然，和其他传统方式一样，这种先报销付款后审核抽查的模式既有利也有弊。”李勤慧坦言，如果抽检没有目的性、针对性，纯粹随机安排，反而成为了费用管理的漏洞，会加重员工的侥幸心理，浪费了企业资源。另外，如果信用升降级执行及处罚力度不到位，则浪费和管理松弛现象会愈演愈烈，预算控制目标难以达成。再或者，信息系统不支持，财务人员人工判断的疏漏不断，则等级评定反而为投机舞弊提供了机会，就与原来制度设计的初衷和管理目标背道而驰。
对此，李勤慧说，“制定报销规范与操作细则和等级评价原则是基础。操作细则需覆盖所有的费用类型，包括每种费用类型对应的含义、报销票据和附件要求，以及对应的流程和注意事项。”
信息系统的辅助是关键。她认为，只有利用好ERP系统提供的信用示警数据，财务人员才不会凭主观判断该抽查哪些部门的哪些员工、哪些费项，也不会主观臆断哪个员工该对应哪个等级、该如何报销等。
“总之，费用报销和管控没有可以完全复制的模式，企业需要因地制宜，具体情况具体分析，找到适合企业自身情况的管控模式。”李勤慧说。
（责任编辑：韩福恒）
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