李庆星：合作办会，大势所趋 

——协会、媒体和独立会议主办公司共同打造成功会议

文/李庆星

如今，单一要素或环节对会议成功的影响越来越低，整体效用的发挥才是关键。在国际上，会议组织者的格局包括行业协会、行业媒体和独立品牌的会议主办公司三类。这也是国内会议的发展趋势。

各类主办单位固然有其优势，但有些劣势则很难改变。对此，最好的策略就是合作，进行资源整合，优势互补，争取共赢。

会议成功的九大要素       

成功的会议策划涉及到会议的方方面面，是一个动态的系统工程，而绝非仅为“会议议题”和“表现形式”等单一会议技术手段的简单相加。具体来讲，一个会议的成功要素包括九个方面。

第一，会议的组织架构；第二，选对行业；第三，扣准主题，即把握行业脉搏；第四，具有合理的表现形式；第五，具备吸引人的议题；第六，全方面的立体式、专业化营销；第七，专业的强有力的销售；第八，专业的客户服务及会务；第九，科学的评估体系，以便于后期改进。这9大要素都必须有一个指导思想，那就是要有品牌建设的思路，这样才能培养出高收益的会议。

国际上所有成功的会议都是经过5~8年甚至更长的运营时间，通常品牌需要3年才能建设成，需要5年以上的时间品牌力量才能得以爆发。因此，认清行业发展趋势，做好品牌建设和资源整合，是成功会议策划的重中之重。

协会、媒体和独立会议公司将成会议组织主体

商业会议，指的是收费的会议。我们这里提及的会议“营收”，指的是一个会议中每个参会代表能够为会议组织者带来的创收，即单位人所带来的创收。决策者会议策划集团（以下简称“CDMC”） 做过一个统计，国内组织会议的规模为200人的会议有40~60万的收入，平均每个人能够带来2000元的收入。而据统计，国外的会议，例如DMG Events，他们一个200人的会议差不多能够创造1000万的收入，其中最高每个参会者可创收50000元以上，这充分体现了会议的影响力和专业性。

在国际上，会议组织者的格局包括行业协会、行业媒体和独立品牌的会议主办公司三类。据业内人士统计，这类社团会议在国际会议中占54%左右；但在国内会议中仅占16%。（其余60%主办者为政府会议或者企业会议，24%是研究机构、咨询公司、公关公司、广告公司、政府机关等。从国际经验与惯例来看，这类会议都是不可持续的。）因此，未来的趋势是中国的会议组织者应该也主要是这三个机构。

借鉴国际经验，中国会议组织未来发展的趋势如下：第一，社团会议在将来中国会议中所占的比例会逐渐增加，其增速会远远快于企业会议的增长；第二，这三类主办机构将越来越占据主角；第三，这三类机构在未来将会进行深度的合作。纵观国际商业会议的格局，首先行业协会、行业媒体和独立品牌的会议所占比例高；占会议组织者的54%左右；其次，这三类机构相互合作。

摒弃“自上而下”的办会思维方式

目前，国内会议的组织形式和国际有所不同，国外的行业协会都是一些行业内的主流运营者，是自发组织的，他们做每一件事都是“自下而上”的，从会员的角度出发去做，其思维方式和组织架构就决定了办会的目的就是为行业创造价值。而国内行业协会多为半官方机构，承担着一定的政府职能，它的行为需要考虑到两个方面，既要考虑到会员的利益，但会员利益却往往被弱化，而此可能会影响其“价值创造”的出发点，这就导致国内很多行业协会是“自上而下”的思维方式。

国内的行业媒体和行业协会有很多相似之处，它同国外的媒体也有很大不同。国外的行业媒体大都是商业机构，其活动和会议的营收占到30%~40%，其办会的目的也是要为行业创造价值，内容与媒体本身形成互动和互补，他们有庞大的数据库，有好的会议品牌。而国内行业媒体在内容等方面还没有充分契合市场需求，其号召力远低于行业协会。由于国内媒体属于垄断行业，缺乏独立性，导致其在商业和运作模式上都难以和国外媒体竞争，办会营收占其收入的比例仅为10%左右。此外，媒体其办会的目的不仅是创收，还过于强化会议作为自身营销工具的作用，这也影响到会议议题的设定等方面。

而将行业协会、行业媒体、品牌会议公司在会议成功要素的九方面表现进行对比，各自的优势和劣势就都显现出来。

优势互补 实现共赢

由以上分析可见，各主办单位固然有其发挥的优势；但也有一定劣势，有些劣势需要花时间去改变的，但有些劣势则很难改变。既然难以改变，最好的策略就是互相合作，整合资源、优势互补，从而实现共赢。

   在国外独立品牌会议公司方面，国内外的情况也有所不同。国外品牌会议公司通常十分专业，谋求品牌长期发展，拥有二三十年的发展历史。因此，在国际会议领域，独立品牌会议公司和行业协会、行业媒体呈“三分天下”的发展格局，也有一些独立品牌会议公司与行业媒体有股权交叉；部分国外行业协会的会议交由独立品牌会议公司去策划组织，三者之间是合作的关系。

而在国内，商业会议走在前面的不是行业协会或者媒体，而是独立品牌会议公司。以CDMC为例，200人的会议销售额为120-140万元，每个人创收达6000~7000元，高于国内会议的平均营收水平。这是因为公司多年专注于借鉴国际会议模式，并在中国市场进行本土化创新的结果。当然独立会议公司也有劣势，那就是还未曾被当作是独立的行业。市场没有给会议公司以足够的重视和尊重，尚未意识到它的存在和价值。然而这个行业确实是在默默地成长着，每年办会50场以上的公司已经有3家了。在未来的会议格局中，独立会议公司的发展将显现出越来越强的影响力。

由此可见，以后国内行业协会、媒体和独立会议公司三者的合作是大势所趋。在此方面，CDMC也做过尝试，自2004年开始，CDMC开始和行业协会紧密合作，替代能源的会议和中国电力企业联合会及其下属的《中国电力企业》杂志合作，同时，我们与中国动力工程学会合作办会，该会议已成功举办了8年，在国际上拥有了一定品牌知名度。

此外，CDMC也帮助一些协会、媒体策划会议，希望产生更多的“共赢”会议。

会议产业的发展是国家“软实力”的体现。我们要坚定信心，通力合作，举办更多国际性高端会议，提升中国在国际舞台的影响力与“话语权”！