在Excel中建立下拉选项  

2009-06-23 16:30:47|  分类： excel应用 |字号 订阅

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    一、建立分类下拉列表填充项

    为了保持一些项目名称的一致性，我们常常需要在填制表格时,仅允许填列规定的项目名称以便将来的汇总,这时,我们可以利用“数据有效性”功能建一个分类下拉列表填充项。现以一实例来说明:

    1.建立填充列表数据库。新一个Excel工作簿,如图一，在Sheet2中，我们将第一行设置为汇总科目，分别输入人员经费、公用经费、对个人和家庭补助等，再将各个汇总科目下同一列中分别输入明细分类科目，如在人员经费下同一列中，分别输入工资、津贴、奖金、其他等，建立一个数据库。

    2、对项目分类单元格区域进行命名。命名的目的是为了下面能够方便地进行引用。如图二，选择B３：Ｄ３单元格区域，将其命名为汇总科目（即在公式编辑栏前面的格子中，输入要命名的名称）。

    如图三，选择B2：B5单元格区域，将其命名为人员经费（以汇总科目的具体分类命名，同样是为了方便地引用）。同样，将公用经费、对个人和家庭补助的明细科目也分别命名。

    3、设置列表填充项。在sheet1中，如图四，选择B2单元格，然后点击菜单：数据—有效性…，会出现数据有效性对话框。

    如图五，在数据有效性对话框的“设置“选项卡中，将有效性条件中的允许项选为“序列”；来源项中手工如图输入“=汇总科目”，意为这个单元格为列表填充输入，具体的选择内容在名称为“汇总科目”的单元格区域中。（即可选项为汇总科目中的人员经费、公用经费等等）设好后
     点击确定按钮。再次选中B2单元格，象复制公式那样，将有效性设置拖拽向下复制到下面的单元格中。

    如图六，参照上步骤的设置，选中C2单元格，点击菜单：数据—有效性…，在出现的数据有效性对话框设置选项卡中进行设置。与上步骤不同的是在来源项中如图输入“=indirect(b2)”（不含引号），其意思是这个单元格为列表填充输入，要根据B2中的名称（其实就是上一步我们选择的汇总科目分类，因为前面我们将它设为了明细科目的名称了）确定列表明细的具体内容。即如果我们在B2中选择了人员经费，则C2的列表选项为人员经费下的明细科目。
    点击确定按钮。再次选中B2单元格，象复制公式那样，将有效性设置拖拽向下复制到下面的单元格中。

    4、填表。如图七和图八，分别为填表时的截图。填科目内容时，都是进行选择填列的，不充许自行填列。而后面分类科目的要根据前面汇总科目的选择情况分别出现不同的填列选项。