MyLife Organized软件使用非常方便，快捷，占用更少的内存。你只需要运行文件夹下的mlo.exe程序（它也能被运行在USB设备中），暂时不用时可以将程序最小化到系统托盘中，以方便下次打开。
The MyLife Organized制作团队非常关注程序的易用性，他们为方便大家的使用，为很多常用功能都设置了快捷键。
引用一个用户的评价:“首先，谈谈我对这个程序的感觉，这个程序非常轻量级，因为很多日程管理软件或者任务管理软件都非常的臃肿缓慢，而这个程序启动，设置都非常的快速，设计上很简约，高效，实用，这就是我为什么喜欢它”
MyLife Organized软件允许用户跟踪所有现在想做、明天或者将来想做的事情，大纲管理器(outline)有点类似于windows的窗口管理器。
大纲管理器帮助你组织任务、子任务、项目和子项目等。MyLife Organized程序拥有易用且直观的界面，在这个见面中，用户可以进行拖拽，撤消操作，排序子任务，搜索，字体和颜色设置还有自动保存等功能。
通过点击“Hide completed tasks”（隐藏完成的任务）你可以隐藏掉所有已经完成的任务，你也可以通过选中“Hide the branch in todo(在下一步列表中隐藏此任务及其子任务)”临时的隐藏一个任务（包括他的所有子任务）。还可以为每个任务添加支持URL连接的文本注释.
当你在大纲管理器个输入完成所有的目标、项目和任务后，MyLife Organized软件能自动选择那些需要立刻关注的任务，并将它们放到下一步列表中。只有最符合时间条件的计划任务才会出现在下一步列表中。你能通过设置不同的场景对下一步列表进行筛选。每次你完成一个任务的时候，下一步列表会自动进行更新和重新排序。
下一步列表的排序依赖于你在任务参数中的设置。大概分为两种：
1.层次优先级
如果在设置任务参数的时候不是特别在意那些选项的话，这是一个比较简单的方式。
2. 加成计算后的优先级
这种方式是高一级的方式，如果你在任务的参数上设置的都非常精确的话，你会发现MyLife Organized会为你产生一个优先次序排列非常完美的下一步列表。
如果想更进一步了解，请参考程序的帮助文档。
对于每一个任务，它的重要性指的是对于完成该任务的父任务所起到的重要性级别，用户可以通过拖动重要性设置滑块增加重要性。
注意：在其他的任务管理软件中，如果设置了优先级的话，这个设置可能是一个绝对值，然而在MLO中,一个任务的重要性却只是相对于它的父任务下的其他子任务而言，如果你增加了父任务的优先级，那么父任务下的所有子任务的优先级都会提高。
将你的MindManager思维导图转换成可执行的下一步列表只需要一个点击。
导入（Import）和导出（Export）命令被用来在MLO和其他程序间进行数据的转换。
导出:
最新版本中, MyLife Organized程序能导出为以下的格式:
1) MLO XML 文档
2) 制表符分隔的文本文档
3) Excel XML 文档
4) MindManager XML 文档
导入:
支持的导入格式：
1) MLO XML 文档
2) 制表符分隔的文本文档
3) MindManager XML 文档
XML和制表符分隔的文本文档是被广泛支持的标准格式文档。
导入到Excel xml文档后，你就可以使用EXCEL的强大功能创建和打印任何报告。举个例子，你可以用Excel的筛选功能选出你上周已经完成的所有任务并打印它们。
导出功能也可以被用来作为任务和项目的备份，或者是保存作为一个模板，以便将来在你需要的时候导入。
在最新版的MyLife Organized程序（仅限于标准版和专业版）安装包中已经包含了许多模板。比如：
· GTDZonesOfFocus – Getting Things Done 方法的实现
· Traditional-FranklinConvey – 富兰克林科威方法的实现
· ControlJournal – Control Journal 方法的实现
注意：免费版只能导入、导出制表符分隔的文本文档格式和MLO XML格式，免费版本不能读取从专业版和标准版保存的xml文档。免费版本也不包含上述模板。
简单的最小化MLO程序到你的系统托盘中，以便你下次方便的打开。你可以设定一个组合键，利用组合键在你需要的时候呼出程序。
因为MLO对界面定制非常的自由，你可以只打开那些现在真正需要的功能。它既可以作为一个简单的大纲管理器，管理一些例如列表、书签、简单的想法之类的简单资料，也可以作为强大的可同步到OUTLOOK的任务列表管理器。
在你的任务列表中有许多任务都只能在某个特定的地方或者环境里完成，你可以为这些任务指定适当的场景以便你能在下一步列表中对这些任务进行筛选。
因为场景可以包含别的场景，因此你可以很容易的构造出一个与你每天所处地点和环境相适应的现实模型。这个模型将帮助你将焦点始终放在与环境相适应的任务上。
举个例子：场景“打电话”和“上网”都可以被包含到 “家里”这个场景，所以设想你有个任务“给小吴打电话”设置的场景是“打电话”，那么你在筛选“家里”这个场景的时候，“给小吴打电话”这个任务也会显示出来，因为“打电话”这个场景属于“家里”这个场景。
设置场景包含其他场景，通过菜单ToolsàManage contexts可以看到。
场景也可以有时间设定，比如说@office，你可以设置它的时间表是周一到周五的朝九晚五，如果现在时间晚上的话，所有被设置为场景@office的任务将不会被显示在任务列表中，除非你在筛选选项中选择了“Include closed”（包含关闭的场景）。
MLO可以帮助组织你的目标计划。你可以将某个任务设定为周目标、月目标或者是年目标。通过“Goals View”目标视图可以很方便的查看你设定的这些目标。
菜单：Views->Task Views->projects
MyLife Organized任务能被指定开始日期时间和结束日期时间。如果这个任务在下一步任务列表中出现的话，你应该尽快在结束日期前完成，如果一个任务在结束日期逼近或者到期的时候仍然没有完成，这个任务会被高亮显示，以提醒你关注它。
你还可以设置重复任务，比如你创建了一个叫做“发送状态报告”的任务，会在每个月的第一天被执行。在设置“重复”选项时还有些其他选项等你来发掘，比如你可以设置某个任务在所有子任务完成时自动再次产生。
你能为任务设置需要花费的时间，比如设置了一个需要30分钟完成的任务。然后你在下一步任务列表中筛选那些需要30分钟的任务，这个任务就被筛选出来了。看到了吗？多么有效的利用时间。
MyLife Organized有一套很先进的提醒系统。你能为任何任务设置提醒事件和提醒方式。提醒方式多种多样，比如你可以运行一个程序，发送电子邮件，显示弹出窗口或者只是一个响铃。MLO也能根据你的设置在一个时间间隔内重复的发送提醒。
比如下面的提醒方式：在早上8点10分响铃，每隔20分钟响一次，重复三次。
如果你在一个项目任务下有很复杂，分支很多的任务列表，你可以试试“Zoom”缩放功能,缩放功能可以只显示该任务的子任务，所有其他任务都会被临时隐藏。
注意：如果你使用了缩放隐藏（zoom in）功能，那些被隐藏的功能也不会在“下一步列表”中显示，即使这个任务已经到了需要被显示的时候。只有你取消了缩放功能，这个任务才会出现在“下一步列表”中。
在任务选项/基本选项中，当你选中“Complete Subtasks in Order（按顺序完成子任务）”时，那么该任务下的所有子任务只有在前一个子任务已经完成的情况下才会出现在下一步任务列表中。
在任务选项/依赖（Dependencies）选项中，你可以为这个任务制定依赖任务，也就是说，只有那些依赖任务完成的情况下，这个任务才会出现在下一步列表中。
上面的方法会在项目管理中经常用到。
你可以从大纲视图和下一步列表视图打印任务列表。
程序预定义了一些打印设置和模版，当你打印的时候可以根据你需要打印想要的信息。
MyLife Organized打印子系统基于可定义的模版，因此你可以修改模版以达到你的需求。
当你正在其他应用程序窗口工作的时候，通过快捷键或者托盘图标可以调出快捷任务输入窗口，非常方便。
在快捷任务输入窗口中描述任务时你可以根据MLO指定的语法规则输入任务的细节。比如“给小王打电话 tomorrow 3pm remind me 10 min in advance”任务“给小王打电话”被加入到任务列表时已经被指定了完成日期、时间，并设置了提醒。此部分的任务比较复杂，请参考软件的帮助文档。
你可以直接从Outlook程序中拖放邮件、任务到MLO的任务列表中，Outlook项的内容会和一些相关的信息被放到MLO中的任务说明中。多个Outlook项可以同时被拖放过来。
在MyLife Organized中，你可以为任务设置“This is a project”（这是一个项目）选项，以后我们就可以在“Projects View”（项目视图）这里看到项目的进展情况。项目视图的打开方式：菜单中点击View->Task views->Projects.
项目的完成百分比也是根据它下面的子任务完成情况和子任务的“Effort”(努力的程度)决定。如果一个子任务的“努力程度”项”很高的话，那么这样的任务在项目中占得百分比就会很高。
MLO能直接从你的Outlook目录导入任务，并保持两者同步。
MLO和Outlook的同步只需要菜单上的一步操作，从而使你既可以在Outlook又可以在MLO上保持一致的任务，这样做让能你充分享受到两个软件带来的便利。
假如你还是用Outlook和其他的便携设备进行同步，利用上面的方式，就间接做到了MLO与你的其他设备间的同步。
在高级同步选项中已经预设了MLO和Palm之间的同步。
注意：上面谈到的只是同步的问题，如果仅仅使用MyLife Organized是不需要Outlook的。
如果你想随时随地的访问你的任务列表，那么可以试试MyLife Organized的PocketPC版本，PocketPC版本和PC版本可以实时的完美同步。
同步方式举例:当你在PPC版本上修改了一个任务，同时又在桌面版上修改了一个任务，那么同步时两者的同步会同时体现出来，合并时自动的。
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