“坐标五六线小城,综合办公室工作没有像一二线城市那样分工很细。目前所处的工作环境,办公室设4个岗位:办公室主任、行政文秘、后勤文员、宣传策划岗。这四个岗位解决了办公室所有繁杂的事务。”
依照岗位,具体来说说每个岗位都做什么。
01 行政文秘岗
公文写作、催办及管理;
日常办公类通知;
活动策划等综合性文字材料起草。
企业用工的招聘(包括信息发布、简历筛选、面试邀请);
入职手续办理(固定一套流程);
考勤及绩效数据的统计;
人事档案的建立和管理;
员工福利发放;
离职手续的办理。
日常接待组织;
会议的准备、组织、记录工作。
企业行政证件的变更、更新及年审工作。
ps:行政证件包括营业执照、资质,商标书等等,有需要其他部门协助的如银行税务方面,需要及时与公司财务部做好对接。无论如何,办公室要保证企业相关资质是有效期范围的。
办公用品、日用品的采购、发放及管理;
办公室话费缴纳;
快件的收发及传递。
ps:采购工作一定要有条例规定,如各部门采购申请时间、统一发放时间;另外一般情况下,采购单位、快递收发单位需要固定合作1家,备用1-2家,一个电话就能解决所有问题,轻松高效办公。
企业党团组织建设和管理(含日常三会一课、党费收缴、积极分子管理等)。
企业所有合同的登记、更新及管理。
ps:合同需要登记在册的,记录的有合同签订单位、日期及合同主要事项等,并且有详细的合同编号,查阅起来方便、高效。这块工作随后会详细说下。
固定资产的盘点、清查及管理工作。
02 后勤文员岗
做好公司公章、法人章及领导公用私章的使用、管理。
ps:用章一定要登记,一定要登记,一定要登记!记录用章人、用章时间、用章事项等,如若外带,需记录明确的外借时间及归还时间:**月**日**时**分。
公司工作服、胸牌等员工形象的管理配发工作。
ps:实习期员工不配发。转正后,有综合办公室专管人员申请领导签字准允后配发。
办公室网络、计算机设备等办公设备的维护检查。
ps:找一家当地靠谱、专业的办公设备维修、网络维护公司,签订合作合同,高效办公不在话下。
如文件打印、费用报销、办公饮用水的保障等。
03 宣传策划岗
集团品牌宣传、策划、文案、设计编辑;
宣传活动物料准备、宣传文件、新闻稿件的撰写及宣发工作,并有效的组织实施和监督。
企业与报社、电视台、新媒体平台等对接工作。
如企业公众号、网站等平台的日常更新及维护工作。
04 办公室主任
以上,祝好。
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