中国会计准则规定,对存货的核算必须采用历史成本法,即实际成本法,如果企业采用计划成本法,例如标准成本进行日常核算,应当在月末结算成本差异,或将计划成本调整为实际成本。
为了满足中国的会计准则,在传统的手工帐时代,人们更倾向采用“加权平均法”计算物料实际成本,即在物料发生业务时会计不做账,原因是不了解物料当时的实际成本,当月末收到发票后,才进行计算并补齐整月的凭证。先不谈这种方式工作量如何,单从它的效果来看,个人认为,这种结算方式并没有真正的体现出财务管理的思想,只是机械的迎合会计准则的需要及自身条件的约束。管理学认为,对企业财务的控制应当分为事前计划,事中控制及事后分析,而单一的事后核算对企业现代化发展,毫无帮助。所以,采用标准成本法对物料进行管理,成为当今社会的主流。
在SAP系统中,如果物料的价格控制方式为标准价,当采购价与标准价不一致时,系统会自动生产材料采购差异,这部分差异通常我们会在月末时,将其分摊至销售成本或库存中。但事实上我们并不能够知道每种物料的实际成本,因为分摊至库存的那部分差异并没有与物料相对应。
如何满足企业精益生产(JIT)的需求?如何在SAP中计算出库存物料的实际成本?如何才能将材料采购差异,分摊至每一种物料?带着这三个问题,我们进入下一阶段的讲述。
对于采购差异的处理,SAP提供了多种解决方案,下面,我们将对比不同的处理方式,从而明确启用物料分类帐的前提。
下图是采购进行发票校验时产生的会计凭证:
我们可以看到,因为采购发票价与标准价的不一致,产生了4584.90元的材料采购差异,这部分差异在月末订单结算时,会根据产成品的销售情况,分别计入销售成本及库存商品中,我们可能采取的措施有以下几种。
如果差异较小并且相对平稳,我们可以将所有差异直接通过手工帐的方式,转移至销售成本中,再通过资产负债表直接将差异转入本年利润科目。
这是传统手工帐时代的思想,这样做的好处就是:简单。坏处就是:过于简单。
如果差异较小,这样做是可行的,但在目前激烈的市场竞争环境中,采购压力越来越大,随着近年来不断升高的通胀压力,工业原材料的价格也水涨船高。价格的波动将直接导致差异的增加,如果将巨额的差异直接转至销售成本中,这将直接影响本月的损益,导致利润虚低,这将成为审计上的漏洞,同时,这也限制了企业对物料实际成本的管理。
从上一种方法中,我们可以了解到,当采购差异很大时,我们原则上不允许将差异直接转至销售成本中,我们采取的方式是,将差异在销售成本和物料中进行分摊,举例来说,如本期共生产A物料100PC,销售60PC,40PC存入仓库,采购差异为200元,则销售成本需分摊120元差异,库存应承担40元差异。其中,库存所承担的差异,又将经过多级滚算,分配到不同的产成品、半成品甚至原材料中,从而还原出物料的实际价格。
要在SAP中实现上述功能,我们必须采用物料分类帐,来实现所谓的“成本还原”。但物料分类帐也有一些不足之处。
首先,物料分类帐无法将差异结算至在制品,这将对部分企业生产严重的后果,举例来说:企业某期间共向生产订单发料1000PC,实际完工收获300PC,全部销售出去。材料采购差异2000元,如果使用物料分类帐,则所有3000元差异将被结转至销售成本中,而到下个期间时,生产订单完工收货700PC,理应被这些产品吸收的1400元在上月被吸收,这将导致本期间的利润异常低下,而下期间利润虚高。
当然如果我们想在这种情况下,依然启用物料分类帐,最直接的做法就是在月末TECO所有未完工的生产订单,在下月初重开新订单补全剩余数量。
除此之外,因为物料分类帐关于库存差异的分摊是层层上滚的,如果产品BOM的层次比较复杂,半成品较多,很可能导致系统运行缓慢,影响月末CO结算速度。并且某些不正确或者看似正确的操作,都有可能导致物料分类帐结算时发生死循环,系统往往会连续计算几十个小时,不产生任何报错或消息。
综上所述,启用物料分类帐的前提有:
采用标准价格对物料进行管理
企业材料采购差异较大,价格不稳定
企业每月的在制品较少,或订单数量较少
企业物料数量较少,BOM结构较为简单
企业各部门操作SAP的人员,都了解如何避免物料分类帐死循环的发生,特别是库管人员及会计人员
注意:原则上如果物料使用移动平均价时,也可启用物料分类帐,但移动平均价反应的已经是实际成本,所以启用物料分类帐的意义不大。
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