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随手保存文档
无论是编辑Word、Excel还是PPT,都要有随手保存文档的好习惯。
① 新建空白文档后,不是立刻开始编辑,而是要先按【Ctrl+S】组合键,将文档保存。
② 编辑文档的过程中,不论是查阅资料还是喝水休息,记得随时按【Ctrl+S】组合键保存文档。
③ 设置自动保存时间。选择【文件】→【选项】→【保存】选项,在【保存文档】选项区域中设置【保存自动恢复信息时间间隔】为“5”分钟,如下图所示。
02
编辑完成不要急于关闭文档
编辑Word、Excel 或PPT文档后,应先检查是否正确,不要急于关闭文档。
如果保存错了,单击【撤销】按钮或按【Ctrl+Z】组合键,即可恢复到之前的状态。
如果已经关闭文档,那么就没有办法了。
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高效复制粘贴
无论是Word、Excel还是PPT,在复制内容时,不仅复制了文字,还复制了格式,而执行【粘贴】命令时,Word、Excel、PPT均提供了多种不同的粘贴格式,下面简单介绍Word中常用的粘贴格式。
① 保留源格式(即原原本本地照搬文字和格式)。
② 合并格式(照搬文字,并且格式与当前匹配)。
③ 粘贴为图片(将复制的内容转为图片)。
④ 只保留文字(只搬运文字,放弃原有格式)。
默认情况下是保留源格式粘贴,在Word中如果希望仅粘贴文本,每次都需要选择【只保留文字】选项,这样会降低粘贴速度。可以在【Word选项】对话框中设置不同情况下的默认粘贴方式,如下图所示。
Excel和PPT中的粘贴格式与Word有所差别,但使用方法相同。
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快速调整页面大小
在Word、Excel及PPT中都可以使用下面的两种方法,快速调整页面大小。
① 按住【Ctrl】键,滚动鼠标滑轮。向下滚动,页面变小;向上滚动,页面变大。
② 拖曳页面右下角的缩放滑块,如下图所示。
05
巧用格式刷复制样式
① 在Word、Excel及PPT中都可以使用格式刷复制样式,选择段落,单击【格式刷】按钮,即可复制该段落格式,选择其他段落,即可应用复制的格式。双击【格式刷】按钮 , 可多次使用复制的格式,按【Esc】键结束格式刷命令,如下图所示。
② 使用快捷键。在Word和PPT中还可以按【Ctrl+Shift+C】组合键复制所选段落格式,按 【Ctrl+Shift+V】组合键粘贴格式。
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快速定位文档
① 使用键盘
无论是Word、Excel还是PPT,都可以使用以下快捷键快速定位位置。
按【Ctrl+Home】组合键可快速跳到文档开始(第一行数据、首页页面)位置,按【Ctrl+End】组合键可快速跳到文档结束(最后一行数据、结束页页面)位置。
按【Page Up】键可快速切换到上一页,按【Page Down】键可快速切换到下一页。
② 使用【导航】窗格
在Word中设置了大纲级别后,可选中【视图】→【显示】→【导航窗格】复选框,打开【导 航】窗格,单击【标题】标签即可实现定位,如下图所示。
③ 使用【定位】对话框
在Word中按【Ctrl+G】组合键,打开【查找和替换】对话框,在【定位】选项卡【定位目标】下拉列表框中选择相应的选项并设置定位位置即可,如下图所示。
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正确地给文档命名
文档命名切记不要随意,应养成以【日期-文件名】命名的好习惯,如果一天之内多次修改,可以以修改的时间点命名文件【日期-文件名-时间】,如 “2018320-毕业论文-0711”,如下图所示。
这些小习惯,你都了解了吗?
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本文内容摘自
北京大学出版社
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