效率倍增秘诀之：数据高效录入

使用数据验证功能可以创建下拉列表，允许自定义设置固定内容以供选择，一方面可以规范数据录入，另一方面可以提高录入效率。如图 3-22 所示，单击 B 列单元格时，单元格右侧会出现下拉箭头，单击下拉箭头将弹出部门名称备选项，单击部门名称即可完成录入。

常见的创建下拉列表方法有如下几种。

1   直接引用存储下拉列表内容的单元格区域步骤

步骤1 选中B2:B8单元格区域，依次单击【数据】→【数据验证】按钮，调出【数据验证】对话框。

步骤2 在【设置】选项卡下的【允许】下拉列表中选择“序列”，选中【提供下拉箭头】复选框。

步骤3  单击【来源】文本框右侧的折叠按钮，选择存储部门名称的单元格区域“$D$2:$D$8”，单击【确定】按钮完成设置，如图 3-23 所示。

提示：

当使用固定区域作为下拉列表数据源时，需要注意单元格地址行列均应绝对引用，下拉列表数据源可与数据验证所在单元格位于不同工作表。

2   直接输入下拉列表的备选项

如图 3-24 所示，这是某单位驾驶员身份信息表的部分内容，需要在 B 列提供性别选项的下拉列表以规范并快速完成录入。

 

操作步骤如下。

步骤1 选中 B2:B8 单元格区域，依次单击【数据】→【数据验证】按钮，调出【数据验证】对话框。

步骤2 在【数据验证】对话框的【设置】选项卡中，单击【验证条件】组的【允许】下拉按钮，在列表中选择“序列”，选中【提供下拉箭头】复选框。

步骤3 在【来源】文本框中输入“男 , 女”，单击【确定】按钮完成设置。

设置完成后，单击 B2:B10 单元格区域中的任意单元格，单元格右侧会出现下拉箭头，单击下拉箭头会出现包含性别的下拉列表，在列表中单击“男”或“女”即可在单元格中录入相应内容，如图 3-25 所示。

提示：直接在【来源】处输入下拉列表的备选项时，需要用半角逗号作为分隔符。

4    使用定义的动态名称

除插入表格可以使下拉列表自动扩展外，也可以通过定义动态扩展的名称来实现。沿用上例数据表，按以下步骤操作也可实现下拉列表根据部门名称的增加而自动扩展。步

步骤1 单击需要使用名称的第一个单元格，本例为 B2，然后依次单击【公式】→【定义名称】按钮，调出【新建名称】对话框。在【名称】文本框中输入“动态部门”，在【引用位置】文本框中输入以下公式，单击【确定】按钮关闭【新建名称】对话框，如图 3-30 所示。

=OFFSET(Sheet3!$D$1,1,0,COUNTA(Sheet3!$D:$D)-1,1)

步骤2 选中 B2:B8 单元格区域，依次单击【数据】→【数据验证】按钮，打开【数据验证】对话框。在【设置】选项卡下的【允许】下拉列表中选择“序列”，选中【提供下拉箭头】复选框。

步骤3 在【来源】文本框中输入“= 动态部门”，单击【确定】按钮完成设置，如图 3-31 所示。关于 OFFSET 函数的详细用法，请参考技巧 228。

5 INDIRECT 函数结合静态名称

步骤1沿用上例数据表，利用 INDIRECT 函数结合静态名称创建下拉列表。

选中 D1:D8 单元格区域，依次单击【公式】→【根据所选内容创建】按钮，调出【根据所选内容创建名称】对话框。在对话框中选中【首行】复选框，取消选中其他复选框，最后单击【确定】按钮关闭对话框，如图 3-32 所示。

步骤2选中 B2:B8 单元格区域，依次单击【数据】→【数据验证】按钮，打开【数据验证】对话框。在【设置】选项卡下的【允许】下拉列表中选择“序列”，选中【提供下拉箭头】复选框。

步骤3在【来源】文本框中输入以下公式，单击【确定】按钮完成设置，如图 3-33 所示。

=INDIRECT($B$1)

使用名称可以方便后期维护，同时也可以非常方便地实现二级联动下拉列表。关于 INDIRECT 函数的详细用法，请参阅技巧 226。