玩转WPS表格 - 如何减少你的文件大小

学习工作中大家都离不开数据管理或数据统计分析，几点WPS表格小技巧，帮你提升工作效率。

技巧一：为工作簿“”减肥“”

顾名思义，为工作簿“”减肥“”其实是指减少文件储存体积。有些工作簿在长期使用过程中，存储体积可能会不断增大，动辄几十甚至上百兆。而【文件瘦身】功能，能帮助用户解决这一烦恼。

只需三步即可解锁文件“减肥”，使电脑内存得以优化，传输文件时也更加迅捷方便，你的传输对象也不会再为一眼看过去上百兆的表格文件而感到焦躁。

第一步：

打开需要“瘦身”的工作簿，依次单击【文件】→【文件瘦身】命令。

第二步：

在【文件瘦身】对话框中，可选择瘦身的内容包括【不可见对象】【重复样式】【空白单元格】和【所有对象】选项。勾选需要处理的项目复选框，再勾选【备份原文件】复选框，单击【开始瘦身】按钮，如图 1 - 23 所示。

图1-23  文件瘦身

第三步：

最后单击【瘦身完成】按钮关闭【文件瘦身】对话框完成操作。

技巧二：快速核对表格内容差异

在日常工作中，经常需要对不同报表的内容进行比较，并把报表中的差异找出来。当表格较大、数据内容较多的情况下，对比起来费时费力，甚至可能因为疏漏而出现错误。使用WPS表格中的【数据对比】功能可以帮助用户轻松搞定此类问题。例如，要对比某公司发货与验收数量的差异，操作步骤如下。

第一步：

打开目标工作簿“核对两表内容差异”，依次单击【数据】→【数据对比】→【提取两区域中唯一值】命令，如图 1-24 所示。

图1-24  数据对比

第二步：

在弹出的【提取唯一值】对话框中单击【区 域 1】右侧的折叠按钮，选择目标数据区域为“公司发货单!$C$1:$D$ 22461”。单击【区域 2】右侧的折叠按钮，选择目标数据区域为“客户验收单!$C$1: $D$22659”，勾选【数据包含标题】复选框，最后单击【确定】按钮，如图 1-25 所示。

图1-25  选择目标数据区域

第三步：

在弹出的【WPS 表格】提示框中单击【确定】按钮，即可完成数据的提取，如 图 1 - 26 所示。

图1-26  WPS表格提示框

此时，所有差异项目被提取到新的工作表中，用户可以在此基础上进行核对检查，如 图 1 - 27 所示。

图1-27  提取出的数据记录

你学会了吗？快快去试一试吧！熟练应用于工作学习中后，一定会使你的效率倍增！