部门岗位设置的规范

部门职能界定的原则

一旦公司确定了组织结构，就要设置部门，设置岗位，不论是宝塔式结构还是矩阵式结构都是如此。即我们通常讲的部门的“三定”：定岗、定编、定员。

案例分析

1．质量管理部门职能

以下是一家大型国有企业的质量管理部门的职责。我们看看在这个大家都非常熟悉的、典型的部门职责设计中到底存在什么问题，是否符合上述几个原则。

在厂长和总工程师的领导下，贯彻执行党和国家的质量法规政策，负责全厂质量管理 、质量检验工作；

负责采购物料和成品的质量检验工作，确保物料及产品质量；

负责生产过程中半成品的检验监督检查工作，防止不合格品进入下道工序；

积极引进先进的质量标准并实施；

负责编制质量手册、程序文件及相关的质量文件；

组织质量体系审核的实施，确保质量体系运行有效；

组织相关部门对新产品进行质量鉴定，确保新产品的质量满足客户要求；

积极组织开展QC小组活动，提高全员的质量意识；

协助人事处做好职工的质量培训工作。

主要问题是：

怎么负责采购物料和成品的质量检验工作？如何确保物料及产品质量的管理？

如何负责、检验和监督生产过程中的半成品？

怎么防止不合格品出现？怎样做可视为积极？先进质量标准如何衡量？怎么实施？

满足顾客的什么要求？

做好职工的质量培训工作，什么才算达到好的要求？等等。

从中可以看到上述部门职责说明书全部是一些空话和废话，根本无法解决实际问题。像这样一类所谓的管理文件大量地充斥在我国的企业中，我们却司空见惯、熟视无睹。

2．人力资源部职能说明表

下面给大家展示一个设计比较科学的人力资源部门的职能表述。在下表中，有两点是非常有特色的：

与其他部门的公共指标

这部分清楚地对职能延伸的部门职责进行了说明，也就是我们在前面讲的，每个部门都不是孤立的，都有一些需要与其他部门共同完成的任务。

工作的形式

即应该用什么样的工具，用什么方法来完成你的工作，比如人力资源存量、利用季报统计资料、绩效考核季报和年报，员工满意度调查分析年报，人力资源分析年报，人力资源发展规划年报，这些都是非常具体的方法和工具。

比较上面的质量管理部门的职能说明表和这张人力资源部职能说明表，显然是后一种将该部门的职能叙述得更清楚，而且可操作性也较强。我们的企业就应该制定这样的部门职能说明书。

表5-1  人力资源部职能说明表

部门名称

所属部门

基本目标：负责企业人力资源的开发建设，优化员工队伍素质，确立企业人力资源竞争力以支持企业经营目标的实现。

主要职能：

资源开发：人力资源规划、部门（岗位）职能设置与编制管理、外部招聘、内部竞岗、考核录用、人力资源统计分析、人力资源培训计划制定与实施，职业生涯设计；

资源管理：劳资合同、薪酬核算、人事档案、内部调配、解聘辞退、劳资关系、意见沟通；

资源考核：劳动时间、劳动纪律、工作责任、工作业绩、团队建设；

资源激励：薪酬、福利、保险、奖金、晋升、职称、表彰。

与其他部门公共职能:

1.协助发展研究部完成公司发展战略（远期、中期、近期）之人才战略；

2.协助财务中心完成财务计划（远期、中期、近期）之人力成本计划；

3.协助行政管理中心完善各项管理制度；

4.与所有部门共同实施员工培训、绩效考核、团队建设、职业生涯设计。

工作形式：

1.《职位空缺月报》

2.《人力资源存量与利用统计季报》

3.《绩效考核季报及年报》

4.《员工满意度调查分析年报》

5.《人力资源成本分析年报》

6.《人力资源发展规划年报》

部门设置：4个部

部门名称

编制配置

实际配置

人力资源开发

培训中心

劳资

考评

对部门考核主指标：

对部门考核副指标：

备注：

部门设计指引

上面两个鲜明的对比使我们对科学的部门岗位定责有了一个感官的认识，一个部门的岗位职能设计应该包括以下八部分的内容。

部门目标说明

部门关系说明

部门任务说明

公共职能说明

工作形式说明

部门编制说明

考核指标说明

其他事项说明

在具体实践中，我们可以参照上面八部分内容，去尝试设计企业各个部门的职责说明表。

思考和练习：请检讨贵公司的部门设置，做出部门的目标定位、功能表述并设计实现各功能的“工具”系统。