无论各行各业，亦或是我们的自我管理，时间管理，要想不断取得进步，都离不开持续改进。像我从事的食品安全行业，每一个食品工厂，都应该有一份持续改进的文件，去制定持续改进的目标并执行。那么，在我们的时间管理当中，应该如何实现持续改进呢？具体来说，持续改进的流程可以分为以下几个步骤，分别是识别改进机会，设立目标，实施改进，评估成果。
01
识别改进机会
要做改进，首先我们要知道怎么去改进。关于识别时间管理的改进机会，我们有很多方法，其中一个最经典的例子就是记录，复盘与总结。没有记录，等于没有发生。首先我们要记录下来，每天的时间都花在了哪里。关于记录的方法很多，现在市面上也有各种各样的app可以用。我现在使用的是excel表格，用起来也很方便。但无论使用什么方法，我们都要把时间开销给记录下来，这样在复盘的时候我们能够知道每天的时间都花在了什么地方？花在了这些地方的时间值不值？有多少时间是被浪费掉了？我们是否有改进的空间？有多少改进的空间？
02
确定改进目标
识别到了持续改进的机会，下一步就是要为这些可以改进的点去设立目标，也就是具体要改进到什么要程度？具体的设立方法可以参考之前的SMART原则：
· Specific：我具体要改进什么？是改进时间的浪费？是提升时间的利用率？是提高时间的效能，做更有价值的事？还是其他什么？
· Measurable: 我的改进计划必须是可以衡量的。比如我之前每天会浪费2个小时刷短视频，将来能不能做到只用一个小时？比如我之前每天要花3个小时写一篇文章，现在能不能只用2个小时，以此来提高效率？
· Attainable：我制定的目标必须是可以实现的。还是刚才那个例子，如果之前每天要花3个小时完成一篇文章，不可能说现在半个小时就可以完成。目标的设立一旦失去可执行性，也就失去了意义
· Relevant：这里我们讨论到的是时间管理的持续改进，因此目标的设立也应该和时间管理相关。举个例子，一些个人成长的目标在关联性上就不是这么紧密。比如我一年要读多少本书，一个月要去健身房多少次。这样的目标更多的是和自律，个人成长相关，但是和时间管理关联并不大
· Timebound：每个持续改进的目标都应该有一个清晰的可以完成的时间点，这样才能让我们保持紧迫感，产出更多成果
03
执行持续改进
识别到了持续改进的机会，有了持续改进的目标，接下来就是持续改进的执行。在具体的操作过程中，可以结合自身的情况，运用到清单思维。例如每周给自己设立三到六个行动项，按重要次序进行排序，然后从最重要的一项开始做起，直到完成所有的任务。一开始不需要制定太多的行动项，重要的是要确保这些任务你可以完成，在有能力很好完成这些任务的基础上，再一点点的去加大工作量。
1. 今日刷短视频时间从2小时降至1.5小时
2. 完成文章创作时间由3小时降至2.5小时
3. 自我提升时间由2小时升至2.5小时
04
持续改进的回顾
每周结束的时候，建议花半个小时对这一周所做的一个改进进行回顾。首先看最初设定的目标是否完成了。如果没有，差距会在哪里，有多大的差距，下一步怎么去填补这个差距。回到最开始的例子，一个人之前每天有两个小时浪费在刷短视频朋友圈上面，他的计划是把这个时间控制在一小时内，但是实际每天还是会有一个半小时浪费在了这上面。再分析，有可能是他每天上下班通勤时间有一个小时，在地铁中无所事事就会玩手机。那么，有没有一个更好的办法能更好的使用到这些时间呢？比如做一些个人成长提高的事，比如收听一些音频课程，比如利用碎片时间背一些单词等等。通过这个例子大家可以理解，持续改进的反思，一定要反思到问题的根本原因上面，这样才能更好的去制定对策解决问题。
作者：潘宇宽
跨国食品企业质量管理经理
八年海外奋斗及个人成长实战经验
时间管理，自律及个人成长教练
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