说到知识管理，很容易联想到成套的知识管理软件，但大部分中小企业并没有真正了解知识管理和自己有哪些具体联系，到底哪些是适合自己的知识管理解决方案。虽然市面上标榜解决中小企业知识管理的产品很多，拿到手一看就不适合自己，要么过于复杂，要么不能弹性解决本企业的特定需求，而如果完全按需定制开发，成本又吃不消。
其实中小企业面临的知识管理问题有很多共性，我们整理了几项最重要的原则，并结合明道的产品设计思路作了解析，供企业在规划自己的知识管理系统时参考，其实很多大企业面临的问题也有相似性。
1） 内容统一存储
知识管理工作的基础之一就是内容集中存储，否则根本谈不上未来的知识发掘和使用。
小企业有时候面临业务快速发展的压力，难以提供统一的IT支持，往往会默许一些部门用孤立工具管理本部门知识内容，例如产品研发部门常常享有这样的特权，过了一阵子销售部门又在压力之下临时上马一个客户案例库，明天又有市场部为了搜集竞争情报用网盘建了几个共享文件夹。随着时间的推移，这些本应属于一家企业的知识库变得支离破碎，根本无法统一管理。我们还常常看到微博上有很多勤勉的企业人士像小蜜蜂一般地搜集各路干货，可是如果最后不能落地到企业一个集中存储平台，需要用到的时候就不知道去哪里找了。
中小企业使用明道直接解决了共享性文档的集中存储问题，通过SaaS模式，也完全免除了投资其他软硬件的麻烦，只要全员使用明道分享，内容数据将无一例外地存储在统一平台。使用了明道以后，企业管理者要设法要求和激励员工将内容集中分享到明道上，而不再是孤立在个人电脑中，每个员工的个人网盘里，也不再只是通过邮件和QQ传递文档。
在统一存储方面，明道用户企业几乎不存在任何IT负担，剩下唯一要做的就是制定明确的分享准则和鼓励员工及时全面地分享。
2） 通过日常工作积累知识资产
知识管理就像你自己的书房，要每天养成整理的习惯，如果平时随便乱摊，隔个三月半载的就难了，甚至让你再也没有动手整理的勇气。你自己的书桌还是自己整理比较好，保洁阿姨不知道你的习惯，把东西收纳到你不知道的角落你也不能怪她。企业知识管理当然要比管理你的书房更复杂，更困难，所以更加不是一两名专门分工的知识管理员能够完全代劳的。
知识管理不是一两名知识管理员可以代劳的
企业有价值的知识资产一般都来自核心价值创造过程，通常来自业务流程中的创造，发现和积累，例如产品设计部门对行业和客户的调查，市场部门对竞争对手常年的监测和分析，销售部门遴选有效客户线索的方法和规律，运营部门对资源调度的控制工具，人力资源部门对核心岗位的胜任力分析过程和成果模型，所有这些内容不可能依靠个别的知识管理员进行搜集和归类，业务人员必须参与知识积累过程，这就是为什么我们非常强调要将知识管理工作落到平时，而不是几个月一次的大扫除。
管理者要和各个职能部门经理坐下来分析，在本公司的价值创造过程中，有哪些核心竞争力要被建立和保持，这些核心竞争力依靠什么来固化。这些固化手段就是将企业内的隐形知识转化为显性知识资产的过程。知识显性化以后就能够被转移，被重复使用，被长期传承，成为企业可持续的竞争力。日本著名管理学者野中郁次郎在他的代表作《知识创造公司》中描述隐形知识和显性知识之间的关系使用了形象了螺旋形状，他直接指出，隐形知识的首次显性化其实就来自员工之间的观察，模仿，对话和体会，这些过程在企业正式组织和非正式组织里都可能发生。而最关键的“连接化“（combination）讲的就是新员工如何将前人总结的显性知识和当下情境和需求结合起来产生”新知识“的过程，所谓”Learning by doing“. 野中的经典知识管理理论对明道设计社会化知识分享相关应用有很大的影响。
明道企业要鼓励这些价值创造者通过公司内分享和对话创造显性的知识资产，但这并不意味着他们需要付出额外的劳动，因为社会化分享工具具备了很强的碎片搜集和集中管理的能力。当分享发生的时刻就是知识开始显性化的时刻，知识管理不需要花费特别多额外的精力，而且只有在日常分享中产生的知识才具备完整的上下文，未来的发掘才能产生真正的实效。所以知识管理要重视”日常“和”渐进“。
知识在哪里？有些看得到，有些摸不着
3） 使用基本的分类和搜索工具
知识管理业界发明了很多的概念和工具，但落实到中小企业的日常使用中，只有两个是最关键和实用的，就是”分类“和”搜索“。
分类：
信息分类法里有两种基本的方法，层级类目（Hierarchical Category）和扁平标签（Flat Tag）。通常企业可以先从扁平标签入手，给一个特定的知识条目（例如一篇文档）打上一个或多个tag，例如制造业公司可能在流程文档中用到”焊接工艺“、“精益制造”、“质控”；咨询业公司可能在案例文档中用到“能源行业”、“华南地区”等标签。标签是扁平的，没有从属关系。
明道平台内置了统一的标签工具，无论是动态更新，还是文档图片，都使用一套标签系统实现分类标引。高级模式下还支持管理员预先定义常用标签。
当企业发展到一定阶段，我们就要把这些打上标签的知识条目放上知识书架，也就是说要用到层级类目。明道的扩展应用“知识门户”就是专门用来解决这个问题的。每家企业都可以根据自己的需求设计书架分类，或者按照部门，或者按照信息性质确定第一级分类，然后依次细分扩展成树状分类，这个过程和创建文件目录很相似。形成层级类目后，企业知识库将具有结构性，通常给新员工带来的价值最大，因为他们将能够清晰地看到企业的知识框架，从而帮助他们更有信心地定位内容。
明道的知识门户应用
搜索：
信息检索中最常用的就是”搜索“。任何用户都可以用单一或者组合的关键词快速发掘内容索引，通过标题预览等信息快速定位自己所需要的内容。几乎所有的知识库都会配备搜索工具，明道也不例外，现有版本的明道已经支持全文检索，所有集中存储的Office文档，PDF文件全文均可被发掘。明道的全文检索不仅搜索文档内容，而且同时覆盖用户、群组、任务、动态更新与回复、甚至私信等通讯内容，用户几乎不需要关心搜索时的条件设定，通常在1秒钟内就能够实现从几十万篇当量的数据中获得结果。
搜索工具还要考虑信息的分权管理，虽然搜索实在全文数据库中进行的，但是最终呈现的结果序列应当符合查询者的角色权限，这是企业级应用的必备安全策略。明道在处理可见性逻辑方面采用非常简洁的逻辑，一个用户是否能够查询到一篇特定的内容完全取决于内容分享时所确定的群组范围，如果用户属于该群组就有权力查看，反之则必须通过加入该群组实现。社会化软件的群组设计虽然要求用户企业在部署早期花费一定的精力去管理，但是大大减轻了各类应用的角色权限管理压力，免去为特定内容，目录等设定复杂权限逻辑的过程。
明道的搜索
4） 员工离任，但知识留下。
中小企业常常为不稳定的人员流动伤脑筋，而在发展过程中还没有能够建立扎实的企业流程，员工离任往往都会给业务带来很大麻烦，人员离职做的职务交接也几乎起不到任何传承作用。都说企业最重要的资产是人，但最本质的还是人所掌握的知识和技能。
这个问题其实并不能完全靠知识管理工具来解决，因为企业能否留下离任员工的知识最关键的还是看企业内部知识转换的能力和速度，是否在日常已经实现了全员的能力输送？明道在这个问题上做的更多的是保护性设计。
明道的用户系统设计比较特别，在任何情况下，用户帐户都不会被物理删除，也就是说员工离任后，他（她）所发表和参与的任何内容都将被保留，只是在个人页面中说明帐户因为离任而关闭。因为明道使用的是用Email地址作为用户的唯一标识，为此，明道还需要兼容在极端情况下，同一个Email地址可能被新员工复用的可能。
保有离职员工发表的内容就不会破坏信息内容存储的完整性，也同时保留了沟通的上下文。有明道用户企业甚至让接班员工上任第一天先阅读前任发表的历史内容，检阅沟通的时间线，体会一下讨论的过去时，至少对新人更好地了解岗位职责，发掘既有的实践经验能起到很大的作用。
在保护企业知识资产不流失方面，人力资源工作和知识管理工作缺一不可。
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