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一图读懂“六有”工作法

有些人一天24小时忙忙碌碌,总感觉做着事务性工作,且常常处于救火的状态,而另一些人总能有条不紊,张弛有度地处理好各类重要事务,这其中很大的差异在于是否使用了正确的工作方法。

福建铁塔倡导通过“六有”工作法,简单高效完成日常的工作。简而言之,六有指的是:有目标、有措施、有时限、有责任人、有检查、有评价,也可称之为“6E工作法”,即Objectives、measures、time limits、responsible persons、inspection、evaluation。

开始要有目标

结合工作重点,按照SMART原则制定明确的目标。实施目标管理是为了管理者将来对员工实施绩效考核提供了考核目标和考核标准,使考核更加科学化、规范化、公平化。S代表具体(Specific),指要切中特定的工作指标,不能笼统;M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的;A代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出一定努力的情况下可以实现;R代表相关性(Relevant),指绩效指标是与工作的其它目标是相关联的;T代表有期限Time-bound,注重完成绩效指标的特定期限。

执行要有措施

再好的目标,如果没有有效地落地执行举措,都是空谈。运用结构性的思维,使用MECE的分类方法,从纵向结构分层次,从横向结构选顺序,抽丝剥茧,则能系统地制定执行的措施。典型的工具就是金字塔图。

完成要有时限

工作完成时限,既包括所有工作全部结束的最终时限,也包括中间环节阶段性的工作时限与进度控制。如有项目发生变更,还有可能对其进行调整。典型的工具包括里程碑计划、甘特图模型。

分工要有责任人

要准确进行工作分解,明确各个环节细项的职责分工。识别和分析相关的工作,确认分解的原则,可按照工作职能,交付结果,项目实施顺序等来分解。最终设置责任矩阵,分别明确主要负责与次要协作的人员。典型的工具为WBS工具(Work Breakdown Structure)。

过程要有检查

主要是指在规定的时间间隔内对工作项目进行检查,比较执行与计划的差异情况,检查时点就是一个固定的采样点。间隔周期因情况而定,太短会增加管理成本,太长会失去检查的意义。一般间隔为每周一次,例如做周计划总结汇报。根据检查的样本数分为抽样检查与清单管理。在数量众多的情况下,需要接受随机抽样的方法进行抽样检查,在数量较少或者每个过程都极为重要的情况下,需要做到清单管理,对每一个对象与环节列明清单,一一对应。

结果要有评价

评价就是衡量评定工作的价值。对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,引起重视。典型的工具为联想的“复盘方法论”,回顾目标、评估结果、分析原因、总结规律。

同“六有工作法”相近的方法为PDCA循环法,又称戴明环,是将质量管理分为四个阶段,即计划(plan)、执行(do)、检查(check)、调整(Action)。在质量管理活动中,要求各项工作作出计划、实施计划、检查实施效果。这一工作方法是质量管理的基本方法,也是企业管理工作的一般规律。

在日常的工作与自我学习管理中,如能将“六有”工作法积极尝试应用,反复总结实践,必能起到事半功倍的效果。

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