也许你拥有一台以上的打印机,或者,偶尔要把Word文档“打印”到传真机、email,甚至PDF文件;也许你只有一台打印机,但经常要按照多种不同的方式打印Word文档,例如,有时候要手动双面打印,有时要打印整个文档,有时只希望打印文档中选中的一部分。不管怎样,每次打印时都要修改打印配置是一件很麻烦的事情。好在Word有着几乎无所不能的定制能力,我们可以将这些繁琐的操作简化成鼠标的轻轻一击。
如图一所示,把各种常用的打印配置分别定义成一个Word菜单或快捷键,不仅可以提高打印操作的速度,而且有效地避免了设置过程中可能出现的误操作。要将打印配置定义成Word菜单,可以按照两个步骤进行设置:第一,为每一种打印配置创建一个Word宏;第二,为每个宏创建相应的Word菜单。下面我们就来看看具体的操作过程。注意,本文的说明以Word 2002(Word XP)为准,但其一般原理适用于从Word 2002到Word 95的各个版本。当然根据Word版本的不同,具体的设置细节可能有出入。
一、录制宏
在创建宏之前,务必检查一下每一种输出设备都已经准备就绪(如果是打印机,检查电源是否开启、是否已经进纸)。最好能够先试着操作一下,在不记录宏的情况下按正常的操作步骤做一遍。在正式创建宏的时候,我们希望只记录那些确实必要的操作步骤,避免在记录宏的过程中出现错误,因为Word的宏记录器会记录用户的每一个操作——包括误操作。例如,录制宏的时候如果出现打印机缺纸的错误提示,会让正在记录的宏失效。
做好准备工作之后就可以开始录制宏。选择Word菜单“工具”→“宏”→“录制新宏”。在“录制宏”对话框中,如图二,输入宏的名称。宏的名称应当简短、便于记忆。Word对宏的名称有着严格的限制,最长不得超过255个字符,必须以字母开头,不得包含空格、句点和特殊字符,例如!、 @、 &、$或#。
点击图二中的“确定”按钮,出现图三所示的小工具栏。它的作用是:如果在录制宏的过程中,需要临时停止一下录制过程,点击工具栏右边的按钮;当宏录制完毕之后,点击左边的按钮。
现在开始录制宏。按照正常的步骤进行打印操作,Word自动记录用户的操作过程。完成后,不要忘记点击图三工具栏左边的按钮。如有必要,测试一下刚才录制的宏是否有效:选择菜单“工具”→“宏”→“宏...”,选择要测试的宏,然后点击“运行”。这时,Word应当以预定的配置把文档打印到预定的打印机上。如果出现错误,就必须重新录制宏。
针对每一种打印配置,重复上述录制宏的过程。
二、创建菜单
选择Word菜单“工具”→“自定义”,选择“命令”,如图四。在左边“类别”列表的最后找到“新菜单”并选中它,右边列表中出现“新菜单”命令。把这个“新菜单”命令拖到Word菜单条上的适当位置,参考图一。
现在要把Word主菜单上的“新菜单”改成“打印”。右击Word菜单条上的“新菜单”(注意,不要关闭图四的“自定义”对话框),在“命名”一栏输入“打印”。如果你希望用快捷键Alt+P来打开这个菜单,则把名字改成“打印(&P)”
接下来把前面创建的各个宏加入到“打印”菜单。在图四对话框中,从左边的列表选择“宏”,从右边的“命令”列表找到一个前面创建的宏,把它拖到“打印”菜单的下方。这时,“打印”菜单的下方会出现一个新的菜单项。右键点击菜单项的名称,如图五,为该打印配置取一个合适的名称,一般与打印机名称和其配置特点对应,例如HP_OfficeJet。如果要为当前的打印配置设置快捷键,只要在字母前面加上一个“&”符号即可。
重复上述过程,为每一个打印宏设置合适的菜单项。全部完成后,关闭图四的“自定义”对话框。
以后,如果要调整“打印”菜单的内容,只需打开图四的对话框,然后就可以方便地更改菜单的文字标签、图标、菜单项次序,或者删除某个菜单项。
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