Word打印不用愁 宏代码来解你忧

也许你拥有一台以上的打印机，或者，偶尔要把Word文档“打印”到传真机、email，甚至PDF文件；也许你只有一台打印机，但经常要按照多种不同的方式打印Word文档，例如，有时候要手动双面打印，有时要打印整个文档，有时只希望打印文档中选中的一部分。不管怎样，每次打印时都要修改打印配置是一件很麻烦的事情。好在Word有着几乎无所不能的定制能力，我们可以将这些繁琐的操作简化成鼠标的轻轻一击。

如图一所示，把各种常用的打印配置分别定义成一个Word菜单或快捷键，不仅可以提高打印操作的速度，而且有效地避免了设置过程中可能出现的误操作。要将打印配置定义成Word菜单，可以按照两个步骤进行设置：第一，为每一种打印配置创建一个Word宏；第二，为每个宏创建相应的Word菜单。下面我们就来看看具体的操作过程。注意，本文的说明以Word 2002（Word XP）为准，但其一般原理适用于从Word 2002到Word 95的各个版本。当然根据Word版本的不同，具体的设置细节可能有出入。

图一

一、录制宏
在创建宏之前，务必检查一下每一种输出设备都已经准备就绪（如果是打印机，检查电源是否开启、是否已经进纸）。最好能够先试着操作一下，在不记录宏的情况下按正常的操作步骤做一遍。在正式创建宏的时候，我们希望只记录那些确实必要的操作步骤，避免在记录宏的过程中出现错误，因为Word的宏记录器会记录用户的每一个操作——包括误操作。例如，录制宏的时候如果出现打印机缺纸的错误提示，会让正在记录的宏失效。

做好准备工作之后就可以开始录制宏。选择Word菜单“工具”→“宏”→“录制新宏”。在“录制宏”对话框中，如图二，输入宏的名称。宏的名称应当简短、便于记忆。Word对宏的名称有着严格的限制，最长不得超过255个字符，必须以字母开头，不得包含空格、句点和特殊字符，例如!、 @、 &、$或#。

图二

点击图二中的“确定”按钮，出现图三所示的小工具栏。它的作用是：如果在录制宏的过程中，需要临时停止一下录制过程，点击工具栏右边的按钮；当宏录制完毕之后，点击左边的按钮。

图三

现在开始录制宏。按照正常的步骤进行打印操作，Word自动记录用户的操作过程。完成后，不要忘记点击图三工具栏左边的按钮。如有必要，测试一下刚才录制的宏是否有效：选择菜单“工具”→“宏”→“宏...”，选择要测试的宏，然后点击“运行”。这时，Word应当以预定的配置把文档打印到预定的打印机上。如果出现错误，就必须重新录制宏。

针对每一种打印配置，重复上述录制宏的过程。

二、创建菜单
选择Word菜单“工具”→“自定义”，选择“命令”，如图四。在左边“类别”列表的最后找到“新菜单”并选中它，右边列表中出现“新菜单”命令。把这个“新菜单”命令拖到Word菜单条上的适当位置，参考图一。

图四

现在要把Word主菜单上的“新菜单”改成“打印”。右击Word菜单条上的“新菜单”（注意，不要关闭图四的“自定义”对话框），在“命名”一栏输入“打印”。如果你希望用快捷键Alt+P来打开这个菜单，则把名字改成“打印(&P)”

接下来把前面创建的各个宏加入到“打印”菜单。在图四对话框中，从左边的列表选择“宏”，从右边的“命令”列表找到一个前面创建的宏，把它拖到“打印”菜单的下方。这时，“打印”菜单的下方会出现一个新的菜单项。右键点击菜单项的名称，如图五，为该打印配置取一个合适的名称，一般与打印机名称和其配置特点对应，例如HP_OfficeJet。如果要为当前的打印配置设置快捷键，只要在字母前面加上一个“&”符号即可。

图五

重复上述过程，为每一个打印宏设置合适的菜单项。全部完成后，关闭图四的“自定义”对话框。

以后，如果要调整“打印”菜单的内容，只需打开图四的对话框，然后就可以方便地更改菜单的文字标签、图标、菜单项次序，或者删除某个菜单项。