内部控制调查记录的方法通常有四种,即调查表(问卷)、文字表述、流程图和核对表。审查人员可根据工作的需要和以往的经验来选择特定的记录方法。
下面着重介绍前三种方法:
(1)调查表。
调查表就是将那些与保证会计记录的正确性和可靠性以及与保证资产的完整性有密切关系的事项列作调查对象,并设计好调查表,交由企业有关人员填写或由审查人员根据调查的结果自行填写。调查表大多采用问答式,一般要按调查对象分别设计。
调查表的优点首先在于:能对所调查的对象提供一个简括的说明,有利于审查人员做分析评价;编制调查表省时省力,可在审查项目初期就较快地编制完成。但是,这种方法也有其缺陷,表现在:由于对被查单位的内部控制只能按项目分别考查,因此往往不能提供一个完整的看法;此外,对于不同行业的企业或是小企业,标准一致的调查表常常显得不太适用。
(2)文字表述。
文字表述是审查人员对被审查单位内部控制健全程度和执行情况的书面叙述。对内部控制进行书面叙述时,审查人员应按照不同的经济业务循环编写,阐明各项工作的负责人、经办人员以及由他们编写和记录的文件凭证等。文字表述方式适用于内部控制程序比较简单、比较容易描述的小企业,其优点是可对调查对象做出比较深入和具体的描述,弥补调查表只能做出简单肯定或否定的不足。但缺点是有时很难用简明易懂的语言来描述内部控制的细节,因而有时文字表述显得比较冗赘,不利于有效地进行内部控制分析和控制风险评价提供依据。
(3)流程图。
流程图是用符号和图形来表示被审查单位经济业务和凭证在组织机构内部有序流动的文件。
流程图十分有用,它能很清晰地反映出被审查单位内部控制的概况,是审查人员评价内部控制的有用工具。一份好的流程图,可使人直观地看到内部控制是如何运行的,从而有助于发现内部控制中的不足之处。与文字表述相比较,流程图最大的优点在于:便于表达内部控制的特征,同时便于修改。
它的缺点是:编制流程图需要具备较娴熟的技术和花费较多的时间;另外,对内部控制的某些弱点有时很难在图上明确的表达出来。审查人员可根据所审企业的业务经营特点,编制简明易懂的流程图。
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