销售人员挪用货款，谁之过
十几年前，上海发生一起经济案件，我就想过，怎么可能发生呢？如果单位领导没有失职！那个案件是一个幼儿园的出纳，几年累计贪污了几百万，给男朋友挥霍。近日，又读到一个博友的文章，他们单位一个同事挪用销售款，金额达到判十五年徒刑有余。博友为此喝了大量的酒，写下那篇博文时，还在流泪，痛心。
我实在不明白，如果一个单位真的有健全的财务制度，并且都遵守之，怎么可能出现贪污或挪用的事情呢？而现实中，屡屡耳闻这样的大小案例，也曾一次次想就此写一些什么切实而非空乏的东西出来，总是心潮澎湃后，又偃旗息鼓了。
午后，又不经意地想起了那篇博文。正好完成了上月的报表，其他的事情，可以暂缓，便趁这番激情再次涌起时，立即敲打键盘，但愿能起到一点抛砖引玉的作用。
所有的贪污货挪用，都是从钱财进出的缝隙里发生的。如果制度严密，再加上各环节的人，只要有一个人认真，这样的事情，几乎就很难发生了。
签字：
所有的钱款出去，坚持“一只笔”制度，即总经理（总负责人）签字。当然，一个组织，牵扯很多部门，需要很多相应的人员签字，但最终必须有总经理（总负责人）签字，才能支付钱款。有时可能实际中，会总经理（总负责人）电话同意付款，但事后必须补签字。
出纳帐目：
会计和出纳，是任何经济单位必不可少的两个独立的工作人员。（一个人既是老板也是伙计的所谓公司，包括夫妻老婆情人店不在此讨论范围内）。除非会计和出纳互相勾结串通，出纳不可能贪污一分钱，最多月中暂时挪用，月底也一定要设法补齐，否则会计结帐后，总帐跟日记帐核对，出纳就露陷了。至于出纳涂改凭证，除非这个会计是白痴，否则根本不可能发生。
即使单位为了工作方便，也对出纳充分相信，所有银行印鉴都交给出纳了，他可以擅自到银行提取现金，如果挪用了，在一个月后，也能立即被负责任的会计发现。会计月终逐笔核对银行对帐单和银行日记帐，如果有问题，立即就暴露出来了。
由此，出纳贪污巨款，或者长期贪污，如果没有会计的失职，根本不可能得逞。
采购回扣：
我曾经遇到过一个做土豆片的美国公司的中国区采购经理，开口就要10％的回扣。从这个人开始，我怀疑那些所谓跨国大公司的所谓先进管理，直到后来一家法国饮料公司的采购和财务部，拒绝收回多付的货款，让我更加晕头了。我是哑巴英语，进不了这些高级的跨国大公司，但我绝对不是在此讲故事，更不是说葡萄酸。这都是我碰到的真实案例。
如果采购遵循“询价——议价——定价”的程序，以及货比三家的原则，采购也很难作弊。除非单位自己管理不善，没有要求采购“货比三家”，也没有严格的“询价——议价——定价”程序。采购拿回扣，这是你单位咎由自取！
销售员贪污或挪用货款：
如果企业制度健全，根本不可能发生，一个销售员，怎么可能贪污那么多，只能说这个企业内部有很多吃混饭的家伙！
销售无非现销和赊销两种。
销售：
A.现销：现销一手交钱，一手交货。即使销售人员拿着发票和货物送货上门收款，也不可能把钱放在自己口袋里捂一个多月，因为仓库发货了，有产品“出库单”流转到财务部会计处，而且，会计这边也开了发票。开了发票，要么吊帐，即记入“应收帐款”，要么收钱，即出纳日记帐上增加“现金”或“银行存款”。
B.赊销：
先谈谈销售的程序，以最牛最复杂的客户为例。
牛客户要求先发货，等其实际用了以后，按实际用了多少接受多少再开发票，开了发票以后三个月或N个月后再付款。即使这样，会计也能从帐面进行控制。
怎样控制？这个环节中，财务人员必须要尽职，绝对不能只是一个简单做帐的小学生。
首先发货的时候，必须有发货单。客户收到货以后在发货单上签字，按现在的通讯情况，大多单位采用传真件。OK！姑且这样。
很多单位的会计，只根据发票结转销售成本，而把没开票实际已经发货的东西，仍旧摆放到“库存商品”里，其实，仓库里根本就没有这么多了。只有等到大盘点，才来调整盘点表。据我了解，有一家年产值上十亿的浙江大老板工厂里的会计也是这样做的。其实，这样很混乱，会计把一团烂帐丢给并没有多少会计理论和思维习惯的销售人员，这非常的危险。销售人员，往往也是一个企业流动性最大的人员，很容易处问题。
为此，会计必须从“监督”角度出发，对已经发出尚未开票的所谓“存货”进行帐务管理。怎么管理呢？很简单。
单位成品发出时，仓库开具“出库单”。产品有成本吧？没有开发票，不能直接将发出的产品从“库存商品”转入“产品销售成本”，会计可以设置一个“发出商品”，过度这些已经发货，尚未开发票的存货成本。即将发出的产品，从“库存商品”转到“发出商品”科目下面，
帐目清楚了。对于一个有责任心的会计人员，还必须定期，至少一个季度，对“发货与开票”进行一次对比，对于超过一个季度已经发货未开票的，应该及时询问销售人员，并把结果汇报总经理或老板。
这个环节，可以督促销售人员及时与客户沟通开票，确定最终销售情况。同时，财务人员也与对方财务（很多大单位财务不对外，要求找采购）或采购核对发货与开票的实际情况。特别是有些贸易公司的会计，对于没有收到发票而实际收到了货物的采购业务，他们是不进行会计处理的，结果是仓库里究竟有多少东西都不清楚，我认为这样的会计是不称职的，至少称不上一个合格的会计。不过，对方会计没有帐不要紧，自己有发货单，能够给对方采购对清的。这样，就避免了销售人员私自销售货物的可能。即使销售人员私自销售货物，也能在短时间内发现，不至于造成大错。
收款：
对于赊销的业务，开发票以后，会计都通过“应收帐款”反映。
会计不仅从帐面上进行“应收帐款”总帐核算和按“客户”进行明细分类核算，还必须对“应收帐款”进行单独重点管理。这项工作，就在电脑里用EXCEL做，没有什么玄乎的东东！！！
首先编制明细表，根据开票日期序时记录客户开票日期和金额，并标明相应的收款日期。收款以后，删除该记录，当月表页上永远反映已开票，未收款的记录。
并以不同颜色标明“过期”，“到期”和“未到期”的记录。
然后汇总。在一张表上反映出所有客户“到期”，“过期”，“未到期”款项。
这样的“应收帐款”在每个月做完财务报表后，立即编制，并发给销售负责人和总经理，老板以及相关需要知晓该信息的人员。同时，财务定期或不定期与客户的财务核对“应收帐款”实际情况。
通过这样的程序，难道还不能预防销售人员贪污挪用货款吗？
以上，集自己十几年“商务写字楼”和“工厂”的实际工作经验总结所得，但愿对现实的不同读者有不同的启示。
如果，这个同行博友也能读到这篇东东，如果你愿意，我们不妨再探讨探讨。空洞的，天上的东东，我实在不喜欢；要来，就来真的，实际的，地面上的，脚踏实地的。
2009-2-11
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