误区一:协同就是比OA好?
有些OA新瓶装老酒,用概念包装自己,取悦用户,结果造成企业花大价钱买了有名无实的概念。一些业界人士甚至放言OA已过时落伍,协同软件将替代OA系统。协同论者说,协同软件不仅具有办公应用平台,同时还能支持ERP、CRM、人事管理,甚至财务管理等,似乎协同软件"无所不能",能解决OA系统的主要短板――多种信息资源难于整合问题。
事实上,协同软件与OA有如孪生兄弟,办公工作本身就是一种团队协作和协调,在公文流转和信息处理层面,并没多大的差别。传统OA软件以处理结构化信息为主,协同软件以处理非结构化信息为主,它们相互依存、相互补充、共为一体,组成企业完整的信息化大脑。一个简约为美,一个繁复为能,并无"高低贵贱"之分。过分强调协同之好,将有误导之嫌。
误区二:完美就是至善?
一些软件商过分追求完美,产品非"十全十美"不予以销售。然而在软件开发过程中,由于种种原因,人们不可能将软件做得尽善尽美,不可能将各种可能出现的问题考虑周全。由于开发一套OA应用程序,要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。尤其随着系统投入使用的范围扩大,上机人员增多,数据量增大,会暴露出各种各样的问题。同时,当人们熟悉系统功能之后,就会提出新的需求,这就要不断地对应用程序进行修改与完善,一套应用软件除非报废不用,否则修改完善永无止境。明确OA软件的建设需要不断修改完善和升级,软件商就不会因为出现问题而盲目悲观,徘徊不前,而用户也不会因受"完美论"的影响而一直在"考察中等待"丧失了商机。
误区三:功能越多越好?
一些软件商为了兜售产品,把其软件的功能说成是"可以无限扩充",有必要吗?其实,在如今细分制胜的时代,功能并不是越多越好,功能过多反而显得浪费闲置,增加无谓费用。其次,系统越复杂,维护越麻烦,服务成本直线上升,将来隐形风险也增大,甚至使应用半途而废。因而过分炒作概念,反而有失本质、主次,将增加双方今后的矛盾与纠纷。
对用户单位而言,在选购OA系统时,也应该考虑一下自己的实际需求和支付能力,不能听信厂商一己之言,应以适用为出发点,坚决砍掉那些可有可无、利用率低的"鸡肋"功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。软件商也应始终坚持以用户核心需求为导向,以客户为中心,使客户系统投资得到最大的增值。
误区四:"OA"就是"文秘"?
OA软件不是摆设,能运行并不能说明企业就已经办公自动化了。现在许多企业用几万元十几万元买来的OA系统,却主要用来上级发发通知,大家交换一下文件,归集一些文档,跟一个文秘差不多。一些重要的通知、文件甚至还在人工传递或者传真,令人匪夷所思。
OA系统还有文档管理、知识管理、统计管理等多种功能,但对不少企业的一些员工而言,公司OA的知识容量、历史文档查找的方便程度,远远比不上一个稍好的小型BBS论坛,比起精品CCF、雨声ROR这样的专业BBS,也差远了。在企业文化的营造,企业员工的业务交流方面,OA也远比不上一个内部BBS或QQ来得方便。企业在OA上巨大投入,真的比不上一个免费的内部BBS吗?这是OA的错?难道OA就是一个无声、简单的"文秘"?OA并没有发挥应有的作用,软件商在应用推广、培训中责不可卸。
误区五:越安全越好?
党政军机关的信息关系到国家利益,因而OA系统的安全性很重要,必须加强系统的安全管理。但是如果一味重视安全,而不注重信息资源的共享就会违反当初建立OA系统的初衷。这里就有一个统筹兼顾的问题,控制在一个适当"度"的范围内。需要引起注意的是,系统安全管理包括很多因素,但其中有相当大的一部分是由技术工作来实现的,在实际工作中要协调好网络硬件设计方案、软件开发方案、安全保密实现方案等多方面的关系。需强调的一点就是,软、硬件产品的安全性都是相对的,任何一家公司的产品,无论是软件还是硬件,都要给自己留有后门,因此过分苛刻"安全性",强调"安全压倒一切",一方面不利于软件的升级提升,一方面不利于OA在企业的推广维护。
误区六:满足个性化就是好?
OA软件商追求产品复用最大化,而客户追求的是高度行业化、个性化,但在国内OA领域,软件开发商因为缺乏对客户的深刻理解、创新能力和成熟的产品,而导致无法按照普遍的商业规则为客户提供满意的、个性化的服务。因此OA的产品僵化直接或间接地导致了OA市场的萎缩。因此不少软件商为了适应企业的个性化发展需求,加快产品推售,一味迎合、满足企业OA的全面个性化,导致了二次开发和升级维护的工作十分庞大,费用骤升,项目成功率大降。
其实,成熟的OA产品仅允许不超过20%的个性定制开发工作量,软件商在OA的推广实施中应坚持一个"622"的开发原则:企业的通用需求占60%,企业的行业化需求占20%,个性化的开发占20%。这样既能减少前后期工作,又满足了用户个性化的需求,达到双赢。
误区七:样板案例就代表成功?
有些企业的选型人员对OA不是很了解,就把平日工作的法宝--参观典型用户、成功用户,即所谓"样板用户",用在了OA的考察选型上。一些软件商也抓住用户这个心理,大做文章。殊不知这个法宝在对OA的考察上不具有决定作用。因为OA是个软件,它的成功依靠于用户、供应商、软件、实施等多个要素。在一个企业成功的OA软件,拿到另一个企业未必成功,在一个企业失败的OA系统,换另一个企业则可能成功。所以企业不要迷信成功用户参观的结果,把它当成经验学习的机会就可以了,而软件商也不要以"样板是瞻",以为有了样板案例就能说服一切,毕竟扎扎实实工作才是真,因此制宜量体裁衣对症下药才能真正地征服用户获得成功。
误区八:报价越高就越好?
如今OA投标上,用户单位规模似乎决定OA报价的高低,用户越有钱,报价就可越高。在这观念的误导下,软件商并没有从提高软件使用综合满意值出发,而是纯粹为了价格而报价格。比如,一个年营业额10亿的企业,同样的一个软件,报价5万元它不会理你,因为感觉你太低级了,配不上它;如果你报价50万甚或500万,也许能中标了。所以软件商为了抬高身份、中标,常将软件固定模块、定制模块、实施、培训、设备、服务等各项费用算得很细,这样每一项累加起来就容易把价格做上去,再将方案书写得象美仑美奂、无隙可击的天书,然后就可"漫天报价"。而在用户那边,最后花费数十几、几十万巨资上马的OA可能还不如几万元的好用。如此,自砸OA厂商的声誉,也扰乱整个OA市场秩序。
"乱花渐欲迷人眼,博采众长莫迟疑",在纷繁复杂的OA选型过程中,如何排除干扰,博采众长,找到"合体合身"的OA软件,成为正处在OA选型过程中企业普遍关注的问题,也是OA软件商提高行业价值、实现共赢所必须解决的课题。
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