7个高效会议的习惯，项目经理一定用得上

会议对于项目而言其实是一个强大的工具，但很多时候广泛的受到误解，似乎每个人都能找到会议所带来的痛苦和那种令人沮丧的感觉。

实际上，如果没有会议，那么项目就无法开展下去，任务也就会无法完成，组织就会松散，业务无法维持。人们讨厌会议往往是由于会议糟糕的安排导致的，比如无休止的讨论，不明确的议题，作为旁观者被列席等等原因。

那要如何形成高效并有成果的会议，让每个人从中都能获取收益，那一定要知道这7个会议习惯。

当你被要求参加一个会议时，你应该提前问下，这个会议的议程到底是什么，其中哪些是需要自己做好准备的。如果一个会议对一个话题进行模糊的讨论却并没有什么最终的结论，那么这个会议就是无效的会议。

会议的组织者如果刚刚开始使用议程，那么建立一个需要讨论的主题列表，并确保在会议前至少一天向与会者提供会议材料，同时，要是有条件的话，可以提供相应的背景信息。

当然，对于频繁举行的会议，例如项目的每周例会，会议组织者可以通过创建一个会议模板或者一个通用的会议模式来节省大家讨论的时间，不管是哪种情况，一旦有了一个会议目标，那么通过议程就能很好的控制项目目标的达成，避免了会议的言之无物。

会议的参加者才是决定这次会议是否成功的关键所在，很多时候，由于关键人物（如项目经理，关键客户，组织高层等）没有参加会议或者缺席，导致不能做出会议的重大决定，这种情况在很多会议中都会见到。

那么会议的组织者需要提前了解这些信息。会议的目的是做出决定并完成工作，而不是简单的分享信息。

会议的组织者需要对参加会议的名单进行审核，看是否真正地与会议议程相关，避免那种参加了整场会议最终发现和自己的关系并不大，也不需要发表意见的，这种情形只需要会后将相关信息知会到即可。

对于参加会议者，参加会议前，可以找到与会者名单，看有没有陌生的名字，这样可以考虑在组织内部提前收集对方的信息来熟悉对方便于在组织会议。

在有效的会议中把握好时间很重要，当没有人对时间进行管理的时候，很容易会变得粗心大意和不专心，这个时候需要让人们在参加会议的时候，让他们无法去做任何其他事情，要让参加会议的人觉得时间的进行倒数计时。

会议组织者要及时开始会议，一般会提前几分钟，这样会让与会者感觉到会议的正式和严谨。如果需要举行的是大型的或复杂的会议，则考虑安排专门的人员来进行时间管理。

出席会议的人员可以提前5-10分钟进入会场，如果是电话会议，则提前做好电话接入的准备，对于不能及时参加会议的，可以请假或者安排代表列席会议。

会议的议程管理有两个重点，第一，要求会议严格按照议程进行，第二，承认与会者提出的重点。如果想要真正有效的完成会议，必须要有后续的动作，否则在会上形成的结论最终和没有结论是一样的。关键的几个动作如下：

当现场有人提出一个与议程无关的观点时，请及时和对方沟通，感谢对方的观点并记录在案，然后告诉对方超出了本次会议的目的，会后再和对方讨论在其它时间进行探索。

如果在会议上讨论重大决定，很容让会议陷入无休止的状态中，比如决定哪些项目需要继续增加预算，或者哪些项目不符合组织战略要求需要取消等，像这种严格的决定需要提前和关键参与者进行沟通。

在会议开始前，会议组织者可以一对一的和对方沟通决定，虽然有些耗时，但也增加了会议成功的机会，避免了在会上会出现一些意外的惊喜导致应对不足。

做好会议记录是会议组织者的一项基本技能，但很多时候会存在没有做好记录而忘记了会议上讨论的内容，这是让会议失效的重要原因。

其实做好会议记录是有一些技巧的，建议采取纸质笔记本进行记录，而不是采用笔记本电脑、平板电脑或者其它电子设备，就算是你有很好的专业技能专注于会议，通过电脑来记笔记，其他人可能会认为你在处理电子邮件或其它事情，而不是将注意力集中在会议上。

会议在告一段落时，可以将记录的会议纪要或摘要发送给所有与会人员，如果时间不足，可以提炼出重要的段落或关键点在会议上公布出来是最佳的做法。

同时可以提醒会议参加者也可以携带会议议程副本，通过议程来进行会议记录，然后和别人的进行比对，看是否存在遗漏以及补充的。

一个很好的职业习惯就是要对问题进行跟踪处理和关闭，这对于会议也是同样重要。当谈到什么是一个有效的会议时，及时跟进会议中遗留的问题和结论是给人留下好印象的办法。

一个会议结束并非意味着事情的结束，会后要给所有与会人员发送会议的纪要，纪要中如果要有遗留问题需要给出明确的时间点和责任人，会后要及时通过拨打电话、写电子邮件等方式进行跟踪处理。

如果存在非常重要紧急的事项，选择通过日历或专业的任务管理工具进行注释，然后持续跟进直到达成解决方案为止。

本站仅提供存储服务，所有内容均由用户发布，如发现有害或侵权内容，请点击举报。