近日读到一本关于职场发展的《你是一桩独一无二的生意》,讲述如何通过构建个人品牌,来提高职场自己的竞争力,读罢感慨颇深。本书的作者是德勤英国剑桥分所首位华人高级经理,英国德勤“中国服务组”区域负责人李东旭,他经历了很多职场角色的转变,这些挑战让他渐渐培养起高效率的工作方式,在实践中不断总结那些最为关键的职场技能,尝试各种办公工具的不同使用技巧。把这些经验都总结在书里。
个人品牌在西方是一个很流行的概念。由于欧美的商业环境特别鼓励手工作坊式的个体经营,因此拥有一技之长的技术人员,或经验丰富的职业经理人,常常会在合适的时间选择成立自己的咨询公司。这就要求他们特别重视培养自己在所在圈子里的口碑和名声,使他们能够在单干后通过个人品牌招揽客源。
一次偶然的机会,让李东旭意识到建立“个人品牌”对于公司职场人也有着巨大的作用。在一次剑桥分所的季度Town Hall,当时李东旭还只是一名助理经理。他发言过程中提到,得到合作的机会是因为“works with me, works with safe hands.” 意思就是“我办事,你放心”。这句话成了大家对李东旭的直观印象。也就是从那时候起,他开始逐渐意识到个人品牌的威力。
那么如何才能构建起个人品牌呢?李东旭认为:“其实就是做事有责任心,工作到了你的手中不会掉,不会因为有困难了就投机取巧,也不会因为有疏漏了就推卸责任。”事无巨细,只要是答应下来的,就会跟自己的名字、名誉绑在一起,做好做坏都成了很私人的事情,因此会特别投入精力去完成。一个职场人很难保证时刻做到言行一致,前后一以贯之。但也正因为这是很难的事情,一旦做到,就会让你立刻在组织中变得与众不同。个人品牌是一个容易被轻视,但实际上无处不在的力量,不妨认真的计划一下如何塑造自己的个人品牌。
李东旭在书里总结出职场中最为通用的几个职业技能,并详细介绍了汇报工作和组织参与会议中需要关注的问题,而这些是我们平时容易忽略的,也没人教我们这样做的。
在汇报工作时,新人常常犯得错误,是讲话铺垫太多,抓不到重点,结论不突出。李东旭建议,要从汇报对象的角度构建你的汇报顺序,多从对方的角度考虑问题,阐述的方式做到开门见山,开宗明义。这样才能让老板、以及任何与你有工作交往的人对你的沟通能力刮目相看。
谈到参加会议,李东旭认为,“大部分职场人开会的体验都不怎么好,造成低效率的罪魁祸首是一些顽固的开会陋习。”作为参会人,参会者不迟到,相对的,会议的组织者要避免一而再再而三的延迟会议的开始时间;会议要避免缺乏明确的会议目标,会议最怕过多的信息和细节,组织者要警惕会议变成一言堂。最后,组织者要在使会议所达成的行动意见明确下来。在每次会议中,组织者都应该拿出专门的时间总结会议的要点,与所有人就会后所要跟进的行动,行动的负责人,所要交付的成果和完成时间达成一致意见。会议不仅是解决工作问题的场合,它也是你展现交际能力和组织能力的好机会。
“很多的职场人,一天的工作是围绕着电子邮件展开的,很多时候,会感觉你变成了任他摆布的工具。”李东旭分享了一套处理电子邮件的方案,一个单独的文件夹和一个叫做4D邮件处理法的工作方法。
在邮件管理中,通过一个叫做“已处理文件夹“的单一文件夹来存放所有必要的邮件,在日后需要某封已储存邮件时,通过本地搜索功能找到所需邮件的方法。这种方法避免分类的麻烦,还能够提高效率。单一文件夹的方法还可以省去回忆存放时邮件分类的步骤,在搜索时只需要根据对邮件标题,内容, 发件人,发件时间等诸多信息中的任意一个或多个内容做交叉搜索便能更快速找到所需邮件。
这一邮件管理方案的另一部分,是对每一封邮件进行4D处理法。4D是指四个英文单词所代表的动作,它们是:行动(Do),转发(Delegate),搁置(Defer),删除(Delete)。这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的所有动作。
“如果在阅读后你发现邮件中含有需要由你来完成、并且可以在很短的时间完成的任务,那么你就要立刻有所行动;如果你发现邮件中提到的工作可以转交给更适合的人,或者可以以更低成本完成的人,则要尽量将任务布置下去;当邮件中提到的工作必须由你来做,但显然无法在短时间内完成的情况下,把它们暂时搁置起来;对于通知性质的邮件,当你把确定以后会用到的邮件转入’已处理邮件’文件夹后,剩余的邮件就要果断的删除。”
李东旭介绍了一个有用的小工具——任务清单(任务列表),任务清单要捕捉所有任务,每次只关注一件事情的解决。
在如何对任务排序上,李东旭认为更为好用的做法是,不对任务进行归类,不排序,每当需要决定下一个任务时,扫一眼你的任务清单,挑出一件事情,不折不扣地做完;做完后再挑出下一件事情,专注的完成。马克·吐温曾经说:如果你在大清早吃掉一只活青蛙,接下来的一天还有什么更糟的事情能够难倒你?你每一次选择任务的标准,也要按照吃青蛙的标准去找,就是找到那件最让你恶心,或者换句话说,最让你心里不舒服,最不想去做的事情去做。因为每拖延一天,那只青蛙就会长大一点,吞下他变得更恶心,心理压力也会随之变大。形成恶性循环。要打破这个怪圈,只有在选择任务时,去挑那看起来最难啃的骨头,长相最骇人的青蛙。
李东旭称,使用捕捉所有任务的任务清单,并在每次专注完成一件事情,是他迄今为止摸索出的使用任务清单最为有效的的方式。
书里面没有什么惊天动地的大事,有的只是一些工作的思路和技巧,但需要的是长期的坚持积累,才能够形成个人的品牌,没有一蹴而就的事情。纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。管理的理论,个人品牌的形成都是要结合个人的性格,后期形成的。对于财务人来说,人人都需要“我办事,你放心”这块金字招牌!
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