技术环境的变化给传统的档案管理带来了哪些影响？模拟态？数字态?数据态?数字化？数据化？这些学术新词你都知道多少？快来跟着事儿一起学习学习~
作者
钱毅
中国人民大学信息资源管理学院
中国人民大学电子文件管理研究中心
《技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探》
[摘要]在文件形成领域技术环境快速变迁背景下，档案管理工作者面临着理论、管理与技术等多方面的转型问题，亟需新的管理思路和工具。本文介绍了档案信息形成技术环境的发展历程，创新性地提出档案对象管理空间概念，阐述了与不同技术环境相对应三态（模拟态、数字态、数据态）的特质及其相关要素，并加深理解了三态之间的转换过程（数字化和数据化），提出构建和寻求与三态两化相匹配的管理空间及其内在统一，从而实现不同态别的顺利转型。
[关键词]模拟态; 数字态; 数据态; 数字化; 数据化
当前档案管理面临的主要问题在于需要适应由于外部技术环境快速变迁导致的档案管理对象的巨大变化。这些变化不仅在于技术变迁带来的档案管理对象本身技术属性的变化， 也包括大量由于这些变化直接衍生的管理、规范与理念转型问题。在转型过程中，存在大量概念失真、技术失效与方法失灵现象，往往使得档案工作者疲于应付。由于文件形成领域技术发展速度普遍超过档案部门自身处理能力，档案工作者既有知识结构与新技术环境下档案管理复杂度之间的差异，更加剧了这种不平衡。如果说档案部门应对早期信息技术相对平稳的发展节奏尚且捉襟见肘，现在面对大数据、云计算等为代表的快速升级迭代的新技术环境， 面对需要档案部门进行快速甚至实时应对的情势，其带来的理论迷茫、管理混乱与技术真空需要站在一个更高的视角进行观察和处理。本文拟基于技术环境变迁的图景来观察档案对象管理空间的演化，从历史的发展脉络中吸取营养。
技术环境变迁综述
档案信息生成技术的发展取决于外部技术环境的变化。生产力的发展和科学技术的进步，使得档案工作对象和环境已经从“纸与铁”的时代迈向“数与网”的互联网时代[1]。在传统纸质档案时期的研究多聚焦在纸质载体的保护技术和管理问题，较少关注社会技术发展对信息生成方式的影响。以计算机技术和现代通信技术为代表的数字技术的应用和发展，使得档案信息形成开始由单一的模拟环境逐渐向数字技术环境转变，已有学者指出信息技术开始作为要素之一促进并制约着电子文件的形成[2]。同时，由云计算、大数据、物联网、移动技术和智能技术等整体逐步发展形成的以数据驱动为特征的新技术环境已经基本形成。
研究技术环境变迁的主要目的是了解上游文件形成环境的巨大变化。理论上说，文件以什么样形式生成的最好以什么形式保存，因为这样会保留原始文件最多的信息与内容。纵观到目前为止文件形成领域技术环境的发展历程，主要发生了两次重大技术环境变迁。
第一次技术环境变迁是由于记录信号性质变化引起的。以计算机为代表的数字技术的出现导致人类记录信息的信号从传统模拟信号向数字信号变化。由此，人类记录的技术环境从“白纸黑字”的模拟环境进入二进制的数字环境。数字技术引起的第一次技术环境变化无疑是非常巨大的， 可谓是数千年未有之大变局也。如何将人类连绵数千年之久的模拟技术环境迁移至以二进制计算为基础的数字环境， 是当前人们正在付出巨大心力进行转型的主要工作。
第二次技术环境变迁是由大数据、云计算为代表的新技术环境带来的。“树欲静而风不止”，在当前世界各国开展由模拟到数字的“数字转型”过程中，人们发现，记录信号性质的改变似乎打开了潘多拉盒子，仅仅是变化的开始。以大数据、云计算、物联网、人工智能等为代表的新技术，已经导致许多行业的业务形态开始发生巨大变化，数据驱动、模型驱动的业务系统越来越多，这种情形已经直接导致“电子文件概念处于动态变动之中，数据、信息、文件、档案等概念之间没有共识的边界”[3]。应该看到这是信息化发展的正常趋势，由数字信号计算逻辑力量加速发展带来的变化才刚刚开始，未来还有无穷可能。
目前，这两类技术环境变迁已经在文档领域引起了巨大冲击，并且各自呈现出明显不同的特点。第一次变迁导致了信号物理性质的革命性变化，因而在文档领域掀起的转换浪潮至今仍在进行，由此导致的诸如电子文件法律有效性、四性管控、单套制等话题的讨论经久不息，高烧不退。“一波未平，一波又起”，由新技术环境带来的第二次变迁更为深刻，文档工作的对象开始变幻为不可捉摸的各类数据体，这些改变是对现有所有文档管理理论和工具体系的巨大挑战，存在太多未知的变化，迫切需要开发创新性管理思路和工具。
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档案对象管理空间的三种形态
技术环境变迁将直接导致档案管理对象及其管理空间的变化，我们将管理对象本身的特质，及其对应的技术体系、管理环境、适用规范等要素综合成档案对象管理空间的概念。不同的技术环境拥有不同的档案对象管理空间，我们需要建立与之匹配的思考方式，构建对应的管理环境，创建适当的技术工具。
基于前述关于技术环境变迁的论述，我们可以得到三类技术环境，即传统的模拟技术环境、基于数字信号的数字技术环境、以数据驱动为核心特征的数据环境（新技术环境）。这三类技术环境都拥有与其对应的档案对象管理空间，为便于叙述，本文分别用模拟态、数字态和数据态来表示。
2.1 模拟态档案对象管理空间
模拟态档案是指以模拟信号进行记录和保存的档案管理对象，其对象管理空间是以模拟载体为对象的管理、规范、技术工具等要素总体构成的。
模拟态档案对象具有载体与信息统一的特质，“白纸黑字”就是对这一特点的形象诠释，表示了物理结构与逻辑结构统一的特点，因而在形式上对载体实体的管理就是模拟态档案工作的主要内容。在人类数千年的文化发展过程中形成了多种模拟载体形式，如甲骨、金石、竹简、纸张、胶片，等等。模拟态档案对象管理空间是以载体为中心的管理空间，注重实现实体的有序化管理，注重实体管理空间的安全防护。
模拟态管理空间总体比较成熟。我国已经建立起比较完备的传统档案管理标准体系， 内容涵盖整理、接收、著录、分类、统计、利用、保管、销毁等，小至装具规格，大到库房建设标准，业务流程上涵盖模拟档案全生命周期，基本做到全覆盖。
技术方面，模拟态空间非常注重载体实体保管与外围环境防护。对于模拟载体的物理化学性能有着相对完整而深刻的认识，并能根据这些物化特征开展针对性的保护措施。在外围环境防护方面，关注传统“八防”工作（即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）即能基本保证档案的安全管理与长期保存。传统档案保护以要素防治为主，由于档案管理对象本身的稳定性导致技术手段具有较强稳定性。“白纸黑字”的特点使得多数情况下对载体的保护就是对整体档案的保护，因而其技术管理和应用相对比较清晰。
2.2 数字态档案对象管理空间
数字态主要针对的是从模拟环境转换到数字环境中的历史阶段。在此阶段，大量的信息以原生（即直接在数字设备中形成）或派生（模拟档案通过数字化设备转化）方式进入数字空间，可视为存量档案数字化与增量档案电子化的结果。档案管理对象在信号性质层面实现了从模拟到数字信号的变迁，这一变迁过程浩浩荡荡，势不可挡。国际档案理事会（ICA）在2016 年的国际档案大会上通过《首尔公报》向全球档案工作者提出数字转型的行动倡议，号召各国“制定数字文件管理方针，采取有力措施开展数字保存，并通过数字技术提升档案利用的契机，为数字时代的社会做出更为有力的贡献”[4]。2017 年底召开的全国档案局长馆长会议上提供的报告指出全国数字化档案资源已达2243 万GB[5]。这些都表明数字转化的规模和趋势。
由于数字文件逻辑结构与物理结构可分离的特点，数字态管理空间不再是以载体为中心的管理空间，载体只是过客，留存其上的信息（文件尺度）才是真正的管理中心，数字态可以视为以文件为中心的管理。当然，在具体工作载体管理永远是档案管理的基本内容，数字载体在短短几十年间经历了磁、光、电等介质阶段，各型各类软盘、硬盘、磁带、光盘产品轮番上场，也给现实的档案工作带来相当的压力与挑战，但更为棘手的是如何在数字空间中对可以脱离载体的文件信息进行档案化管控。
经过多年的发展，目前数字态管理基本进入答案多于问题的阶段，在战略、法律规范、管理体系、技术工具等方面都有了长足的发展和进步。
理论上，提出了适用于数字环境下的文件连续体模型，对于电子文件构成要素和管理原则进行了系统探索，已经制备了适用于各类电子文件的元数据基本规范，在电子文件格式管理、ERMS 系统研发、数字资源长期保存方面都已取得大量成果。
管理上，世界主要国家和地区都推出了各具特色的电子文件管理国家战略，我国成立了“国家电子文件管理部级联席会议”，行政主导牵头，多部门协同合作，在法规推动、标准体系建设、试点工作等方面多管齐下。美国以NARA ERA 系统为抓手已经开展了差不多20 年的工作，并在电子政府、开放政府背景下出台多项重大政策与战略部署，2012 年颁布《政府文件管理指令》要求2019 年底前，联邦机构所有的永久电子文件要最大限度地以电子形式管理并以电子形式移交到NARA。澳大利亚发布的《政府数字转型政策》也已经要求2015 年后原生形态是电子形式的文件将只以电子形式移交至国家档案馆， 以实现澳大利亚政府机构文档管理的全面电子化[6]。
法律上，我国继1999 年3 月颁布的《中华人民共和国合同法》明确将数据电文列为法定的合同形式后，2004 年制定的《中华人民共和国电子签名法》也明确了数据电文的法律地位， 第七条明确规定：“数据电文不得因为其以电子、光学、磁或类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”，并遵从了“功能等同”原则对数据电文予以法律认可的条件做出了明确规定，承认电子文件与书面文书具有同等效力。同时，我国三大诉讼法，即民事诉讼法、刑事诉讼法和行政诉讼法，均将“电子数据”列为一类证据类型，三大诉讼法的修订进一步确认电子数据的证据效力， 电子文件在我国已获得法律效力认可[7]。
在操作层面上，国电联办与国家档案局等都组织过电子文件管理标准研制体系的研制工作，标准体系框架基本形成。近年来出台、修订了包括GB/T29194-2012 《电子文件管理系统通用功能要求》、GB/T 31914-2015 《电子文件管理系统建设指南》、GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》等重要国家标准[8]。
正是基于数字态管理空间的逐步成熟，其中既有自顶向下的法律保障、战略安排，又有自底向上的标准规范和技术工具，有力促进了数字转型的顺利进行，如国家开发银行的助学贷款无纸化项目、上海自贸区的单套制试点、财政部会计档案电子化项目等。
数字态是人类进入数字空间的初级阶段。从根本上讲，该阶段主要任务是实现了记录信号性质的变化，这个变化过程伴随着大量的法律、管理、标准和技术更新问题，从总体上看是短暂而极其剧烈的，但从数字信号自身潜力看，其逻辑力量的展示才刚刚开始。以大数据、云计算、智能技术为代表的新技术环境带来的迭代变化，对业务系统领域带来更为猛烈的冲击，已经直接对文件尺度的管理带来挑战，促使部分业务进入数据态管理空间。
2.3 数据态档案对象管理空间
数据态指以数据颗粒度存在并持续运转形成的状态，处于数据态的各系统的运转、接收、输入、中间办理等都是以数据交互方式进行，数据态管理空间的主要管理对象为数据、规则、模型与本体等类型。数据态是因应大数据、云计算为代表的新技术环境变化产生的，新技术环境导致的数据驱动模式使得信息的处理由相对冗余和庞杂的文件尺度开始降维到更容易解析和处理的数据尺度。大数据、云计算、物联网、移动互联、智能处理等新技术都在数据驱动环境中各自扮演着不可或缺的角色，共同促进了数据态空间的快速迭代与加速发展。
数据态是以数据为中心的管理状态， 体现的是更高层级的逻辑结构。我们需要认识到这些变化都不是偶然出现的，信息化本身是在不断演化的，从孤立式、规划式到数据驱动式的发展脉络总体代表了当前业务系统演化路径。由于新技术环境导致现在的系统更多地表现出数据驱动的特点，直接导致系统管理的信息从文件尺度降维到数据尺度，导致这类系统的归档对象颗粒度发生变化。这一变化是数字自身逻辑力量演化导致前端业务系统升级的必然结果，根据文件生命周期理论，前端变化必然传递到后端管理。目前，这一变化已经在部分行业、部分地区开始呈现出爆发式发展的态势，在金融、电信、先进制造等行业表现得更为突出。
因而如何在数据态中保存这些貌似散乱的“数据”，需要大量规则、模型、本体等概念的导入，需要全面更新对传统档案理论与电子文件管理的认识，急需从概念、管理整体上进行创新应对。如果说数字态管理空间处于答案比问题多的阶段，当前对于数据态尚处于提出问题的阶段， 目前也有一些零星的管理实践在进行， 如制造行业对于三维模型的保存探索。
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把握变化：数字化与数据化
由于技术环境变迁，导致文档管理工作从模拟态的相对单纯的载体管理，转换到数字态对文件尺度信息的整体管理，再过渡到数据态对数据尺度信息的关联管理。模拟态-数字态-数据态则代表了文档对象管理空间的发展趋势。在实际工作把握中，需要尤其注意三态之间的转换环节，笔者将数字化理解为从模拟态转化到数字态的过程，数据化代表从数字态转化到数据态的过程，这个转换过程有些类似物理中的相变过程。在此，“化”可以包括三种含义：一是状态观，注重对新形态本质的重新认识；二是转化观，注重转型过程中的技术实现；三是过程观，注重相变中的管理体系重塑。
3.1 数字化：从模拟态到数字态
狭义的数字化是模数转换的过程，在此转换过程中，目前的技术规范供给是充足的。国家标准（如GB/T 20530《文献档案资料数字化工作导则》）、行业标准（如DA/T 31-2016《纸质档案数字化技术规范》，以及大量地方标准和市场提供的最佳实践指南几乎可以完全满足需要。在规模上，我国从十五期间开始，几乎每个五年规划中都把数字转换工作置于信息化工作资源建设的首位，而据不完全统计，多年来在进行公开招投标的档案信息化项目中， 以数字化为主的项目占比高达七成。
广义的数字化则更多地包括数字（化）转型内容，在国家层面主要包括开展战略框架搭建、体制变革、业务规范建设、系统平台建设、能力与责任建设等五大方面工作[9]。我国以国电联办成立为标志，持续开展数字转型已有约10年时间，已经在上述5个方面取得了不少进步。但从总体看，相对转型进步国家，如美国、澳大利亚等，还需要在法律、管理、技术等各方面提供更为完整的政策指导、标准体系与技术工具。
3.2 数据化：从数字态到数据态
狭义的数据化指的是针对数字化成果进行的数据著录、抽取与挂接工作，工作成果表现为积累形成大量的二次文献数据库。广义的数据化是要面对业务环境形成的各类专门的数据体。由于信息化的深入发展，数据驱动乃至模型驱动型业务系统将普遍出现，以前大量割裂的业务功能，分散的信息服务将开始进行新一轮规划整合，大量以前需要完整文件形式进行信息传递的环节现在通过数据驱动、参数接口即可启动运行。许多行业已经开始逐步积累成具有复杂关联关系的大规模的数据集合，已经出现名目繁多的数据湖、数据球、数据大脑等可归入此类。
面对这类“数据体”对象，如何对其进行所谓“档案化”管理需要进行全面的重新思考。可以看到数据态带来的冲击丝毫不亚于数字态带来的信号性质的革命性变化，随着“上游”部门的业务实践已经开始规模性地呈现出数据态的典型特征，数据（化）转型已经引发不少文档部门的“生存”危机。如用于支撑“最多只跑一次”的杭州市大数据局实施的大数据归集行动与数据大脑[10]，华录集团提供的用于构建智慧城市基础设施的数据湖产品[11]，以及在许多专业领域已经出现特定的全量信息体，像卫星研发部门形成的大量动态三维模型库和地质资料领域提出的四维地质球[12]，等等，这些都向档案部门实实在在地提出了未来管理的问题。从这个意义上讲，数据化要求我们不仅仅关注所谓的大数据背景，更需要首先关注大数据是如何形成的。
数据化本质就是数据（化）转型。在这个新征程中，加强对数据体本身的研究，就像在模拟态研究载体与字迹，数字态研究电子文件构成要素一样研究数据体本身构成规律，强化本体研究。根据数据体专业化、关联化的趋势，针对性加强细分场景研究和关联管理，积累自主学习与智能重现的理论与技术，未来数据体档案的再现， 绝不是单纯打印或简单调取就能实现的。
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结语
前述三态（模拟态、数字态、数据态）与两化（数字化、数据化）相对完整展示了由于技术环境变迁导致的文档管理对象空间的变化，简言之，存量档案数字化（模拟态）、增量档案电子化（数字态）、未来档案数据化（数据态）。目前，这几类空间的工作在现实中都不同比例地存在，档案部门实际工作中大量开展的数字化工作仅仅是数字态的初期工作，努力推行单套制的机构估计还处于数字（化）转型的阵痛期，而未来还会有更多的变化在路上。
面对这些变化，首先，我们需要深化对三态档案对象管理空间的认识。要认识到三态带来的管理对象本身的变化， 是从载体到文件到数据乃至构成规则，其管理维度在不断收敛，从而需要提供更为专业精深的管理手段。如模拟态是相对粗糙的载体管理，到数据态则需要基于场景的专业智能管理。其次，我们需要构建与三态两化相匹配的管理空间，寻求各自管理空间内政策、法规、标准、技术、工具之间的内在统一，而不能简单机械套用不同管理空间的做法，从而实现不同态别的顺利转型，跟随信息时代的步伐。
“沉舟侧畔千帆过，病树前头万木春。”面对当今快速迭代发展的时代，我们应该看到，变化已经是常态，谨以此文，抛砖引玉。
注释与参考文献：
[1]李明华.着力提升服务能力深化“三个体系”建设大力推进新形势下档案馆工作[J]. 中国档案,2016(11):14-21.
[2]郑咏海. 电子档案形成的技术要素[J].上海工程技术大学学报,2004(1):69-71.
[3]杨太阳. 把握科技脉动探索管理创新———第八届中国电子文件管理论坛在京召开[N].中国档案报,2017-12-18(1).
[4]Sang-Jin Lee，David Flickr. Archives, harmony and friendship: sustaining the spirit of seoul[EB/OL].2016 ICA Conference. (2016-09-07) [2018-01-02].http://www.ica.org/sites/default/files/GA% 202016.15% 20Seoul% 20Communiqué% 20 -% 20ENG%28B4%29-1.pdf.
[5]人民网.全国档案局长馆长会议召开[EB/OL]. [2018 -01 -02].http://politics.people.com.cn/n1/2017/1228/c1001-29733783.html.
[6]钱毅. 电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯,2017(4):8-13.
[7]注：2012 年修订的《刑事诉讼法》在第四十八条将“视听资料、电子数据”作为证据的一大类。2012年修订的《民事诉讼法》第六十三条将电子数据独立于书证、物证和视听资料等证据形式，在其司法解释中明确了电子数据的定义：“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定。”2015 年修订的《行政诉讼法》则同样将“电子数据”列为一类证据形式。
[8] 钱毅. 国内电子文件管理标准进度报告（2010-2015）[M] // 刘越男,马林青. 2010-2015 年电子文件管理发展与前言报告.北京: 电子工业出版社,2016：120-137.
[9]冯惠玲,刘越男,马林青. 文件管理的数字转型：关键要素识别与推进策略分析[J].档案学通讯,2017(3):4-11.
[10]数据观官网. 杭州新成立数据资源局，这究竟是一个什么样的部门？ [EB/OL].[2018-01-03].http://www.cbdio.com/BigData/2017 -10/20/content_5620507.htm.
[11] 易华录官网. 数据湖[EB/OL].[2018-01-03].http://www.ehualu.com/Solution/index/id/839.
[12]郑中. 全球矿床Google（GDG）及四维地质球（4DGG） 预想[EB/OL].[2017-01-03].http://blog.sciencenet.cn/blog-289142-594312.html.
（本文首次发表于《档案学通讯》2018年02期）
撰文：钱毅
图片：网络
编辑：宋薇
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