档案课堂 |纸质文件整理流程之编号

在档案馆中，收纳着海量文件，

如果不好好编号

那么在找起来的时候

一定会手忙脚乱，

所以编号就很重要了。

这一次，

让我们来聊聊文件是怎么编号的吧。

begin:

纸质文件整理流程之编号

编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号，它包括两项工作：

1

是编制档号；

2

是在归档文件上加盖和填写归档章。

档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性原则。

唯一性，即一个档号只能对应一件归档文件；

合理性，即档号结构须适应整体分类体系，代码完整；

稳定性，即档号一经确定，一般不随意修改；

扩充性，即档号必须留有适当的递增容量；

简单性，即档号应简短明了。

档号结构一般为“全宗号—年度—保管期限—件号”。在纸质文件归档整理时，归档章需要逐件标识在每一份归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章应在首页空白处加盖，并填写相关内容。一般来说，归档章应盖在文件上端靠右的位置，横式文件应先将表头朝左侧放置，再于上端靠右处加盖。如果领导批示或收文章等占用上述位置时，可将归档章盖在首页的其他空白位置，以上端为宜，切记归档章不应叠压页面图文。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸页，也可在材料内第一页上端靠右的空白位置加盖归档章。

归档章一般采用黑色油墨盖制，不宜使用印台油。填写归档章项目的字迹材料应符合档案保护要求，如碳素墨水、耐久性好的签字笔、打号机等，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。

归档章项目为全宗号、年度、件号、保管期限、页数。全宗号是同级档案馆给进馆立档单位编制的代码，一般以数字或者字母与数字结合标识。年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2018年”。保管期限分别以永久、30年、10年标识。件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，以阿拉伯数字标识，每一类目从“1”起编，不同类目间一般不连续编号。各项目填写内容应与归档文件档号所对应的内容保持一致。归档章尺寸样式、填写项目和项目位置不可擅自更改。

供稿：芮云

转载来源：嘉定档案志鉴