编者按：
近期，兰台之家交流群，大家对10号令有很多讨论，尤其是企业文件材料归档和保管，我们整合了相关资料，供大家参考使用。有任何问题敬请“留言”。
2012年12月，国家档案局印发《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，简称10 号令）。
全文戳：国家档案局令 第10号 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
解读上篇：编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表(上篇)
文/ 蔡盈芳（国家档案局）
本期介绍细化保管期限表条目内容，包括量化法和按职能细化法。
细化标准
1.时间标准
以时间为界限或主要因素来确定文件材料或档案的价值。如总结类，“年度工作总结'比“半年工作总结'和“季度工作总结'价值高；规划类，“中长期规划'比“短期规划'价值高。
2.数量标准
将“重要的”“一般的'转化为相应的重量.金额等数量。如“重要的”是指500万以上，“一般的'是指500万以下。如果“一般的'分别有“30年'和“10年'保管期限的，还应再细化。
3.来源标准
以档案的形成者或形成领域来确定档案的价值。
以档案形成者的地位.级别.重要性确定档案的价值；以档案是否是本单位产生的来确定文件材料价值；在本单位制成文件中，具体的撰制者.制发机构对文件价值也有影响，领导人.决策机构.综合性办公机构.主要业务职能机构.人事机构.外事机构等制发的文件大多比较直接地反映本企业的基本情况，所以更重要，价值更高，因而形成的文件材料应划定为较长的保管期限。
10号令附表中有关条目量化方法
1.“6．1（会议）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像'
本条目可按照会议的层次或是会议文件材料的性质细化。涉及企业经营、管理等全局、间隔周期超过一年才召开一次的会议属重要会议，保管期限可划为永久；每年都召开的公司级重要工作的专题性会议，保管期限可划为30年；一般性会议，保管期限可划为10年。
2.“8有关机关和上级主管部门领导.社会知名人士检查.视察.调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料'
本条目可以按照人员职级细分，如将省部级以上人员来本企业形成的材料划为永久，司局级以下县级以上的划为30年，县级以下划为用年。具体划分时还须结合企业规模或层级来确定。如地、市级领导对中央企业总部来说，可能是非重要人员；而对地.市级管辖企业而言，可能是重要人员。知名人士还包括文艺界演职人员、社会活动家、学者等。
同一级别领导来企业视察也要根据其活动或内容区分重要程度，如为了解决本企业实际问题的视察为重要活动，形成文件材料应划为永久，如果仅做一般性检查或视察，文件材料的保管期限可划为30年或10年。具体如下：
副省部级〈含）以上领导干部的，副部级以下.处级以上（含）但为解决本企业具体问题做专题检查.视察.调研的——永久。
副部级以下.处级以上〈含）领导于部一般性检查.视察.调研的，社会知名人士调研的——30年。
执行本条款时，既要考虑上级领导级别，又要考虑上级领导视察.检查事由的重要程度，要具体分析具体情况，再确定保管期限。
3.“9本企业向有关机关.上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示'
企业可根据历年向有关机关.上级主管单位经常请示的事项，来细化文件材料。如公司治理.资产处置.经营决策.改革改制.人事安排.薪酬待遇等属重要问题，应划为永久。也可根据请示和批复事项影响时间来划分，如批复事项对企业未来较长时期产生作用或影响，划为永久；
如在未来不长的时期内产生作用或影响，则划为30年。
无批复的请示可按是否是重要事项来划分保管期限，一般划为10年，但如是重要事项应划为30年。
4.“10本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料'
企业可参考并根据历年收到有关机关.上级主管单位的文件材料进行细化。
上级下发的有关本企业设立.变更任免本企业负责人.资产处置决定.授予荣誉.针对本企业生产经营事项等文件材料——永久。
上级下发的与本单位产品.业务有关的而且需要办理的——30年。
上级普发性文件，本单位只作一般性传阅，不需具体办理的——10年。
5.“11.4.2本企业签署的长期合同或协议及其补充件'
可按合同金额来细化长期合同或协议。如可将50万元以上的合同.协议定为重要事项，划为永久；50万元以下的定为一般事项，划为30年。具体金额应根据本企业实际情况确定。
6.“11.4.3本企业签署的短期合同或协议及其补充件'
可按合同金额来细化短期合同或协议。
7.“11.5本企业对其他单位或个人的资信调查.客户管理等文件材料'
可按客户性质细化本条目文件材料。
8.“11.6本企业对外发布的公告.公示等文件材料'
可按公告.公示内容涉及的事项进行细化，如招标.采购事项公告人员招聘.任免事项公告资本经营事项公告岑法律声明公告；应急处理.公共关系声明公告；公开感谢信.获奖事项；启示事项.正式文件公布《代替企业年检的企业年报。
9.“12直属单位.所属颓控股企业的请示.报告.函与本企业的批复.复函等文件材料'
可按涉及的问题进行细化，如资产处置，干部任免，生产经营等。
10．“13.6.4物资采购审批手续.招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等'
可按物资种类进行细化，同一类物资可按金额进一步细化。
11.“13.10客户信息及资信调查文件材料'
可按客户重要程度细化，如战略客户和非战略客户，机构客户和个人客户等。
12.“15.2.10企业职工培训工作文件材料'
可按职工层级或培训期的长短来细化，如中层以上干部和中层以下人员培训文件材料，培训期一周以上和培训期一周以下文件材料，国外培训和国内培训文件材料。
13.“15.6信访工作文件材料'
可按问题的重要程度细化，如有领导批示的和无领导批示的，文件材料较多的可按信访问题细化。
14．“16.4.6党员学习教育等活动形成的文件材料'
可按活动规模进行细化，如中央发起的学习教育活动和本企业发动的学习教育活动。
15．“16.11．2民间团体活动过程形成的文件材料'
可按民间团体性质、层次、规模、进行细化。如学术团体活动形成的和协会活动形成的，全国性民间团体活动形成的和区域性民间团体活动形成的，全委员会活动形成的和专业委员会活动形成的。
16.“17.1企业接待工作计划、方案，重要来宾有关的照片、录音、录像、题词、讲话、批示等'
可按来宾规格或级别进行细化，具体可参考条目8。
17.“17.6企业纪念.庆典活动文件材料'
可按纪念.庆典活动的重要程度和规模进行细化。如逢5、逢10周年的纪念庆典和非逢5、逢10周年的纪念庆典。
附表中保管期限需作调整的条目
下列条目全部提升为永久保管，可不对“重要的'“一般的'进行细化。
（1) 3.3.5股票首次发行过程中形成的其他文件材料
（2）3.3.6股票增发.配股文件材料
（3）3.3.7增资扩股文件材料
（4）3．3.8股权转让文件材料
（5）3.3.9债权融资文件材料
（6）3.4本企业股东.股权登记文件材料
（7）3.5本企业融资工作中形成的其他文件材料
（8）4.1.5本企业境外资产与产权权属文件材料
（9）11.1本企业非资本经营业务中与银行.保险.证券.基金管理等金融机构业务往来的
（10）11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料
（11）16.6.3违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料
附表中需按内容细化的条目
下列条目下“重要的'“一般的'不能进行量化细化，而应按职能具体内容进行细化。
1.“15.5综合治理工作文件材料'
一般包括治安、环境治理、交通等，每项职能工作应按制度、工作计划、总结、具体事务办理等条目进行细化。
2.“16.5企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料，民主党派人员名单登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料'
宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料，民主党派人员名单登记.活动记录等文件材料一般划为永久宣传统战工作计划可划为30年《精神文明建设应作为一项独立职能进行处理，即按照制度、工作计划、总结、具体事务办理等条目进行细化。
3.“16．9女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料'
应作为四项独立职能进行处理，即按照制度.工作计划.总结.具体事务办理等条目进行细化。
4.“16.10共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料'
应作为一项独立职能进行处理，即按照制度、工作计划、总结、具体事务办理等条目进行细化，其中共青团组织发展、表彰先进、团费管理等一律划为永久。
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