有时候，你兴致冲冲做出了一张Excel表格，交上去之前各种满意，想象着领导夸赞自己的样子。然而等数据集中处理的时候却屡遭批评，说你做的表格格式奇怪，大大影响了效率。你百思不得其解，到底哪里出了错？
下面来跟智小培一起来看看，以下有没有你干过的傻事？
01
盲目合并单元格
很多小伙伴非常喜欢合并单元格这个功能，连续、重复的数据就合并；类别下有多个分项，干脆把类别也合并。
这一项我想有太多小伙伴都会中枪。这么喜欢合并单元格的原因是什么，好看！！！
（以下图片均可点击查看高清大图）
但合并单元格对数据处理来说，简直是个噩梦，会影响排序、查询等功能。
智小培建议，纵向单元格尽量不合并，横向单元格可以使用跨列居中的对齐方式优化显示效果。
02
保留隐藏单元格
从数据库中导出了原始表，需要整理成领导想要的表格。数据列多了怎么办？隐藏啊！部分数据不要的呢？也隐藏啊！
隐藏2月2日和4日的数据；销售城市和销售员
当其他小伙伴处理表格时，一不小心取消了隐藏，压根就不知道被隐藏的数据你到底是要还是不要。
既然是不要的数据，删掉就好了。
03
包含数字和单位
这应该是大部分小伙伴都干过的，把数值和单位输入在同一个单元格。
然后会发现，录入的数据无法按数字筛选、比较大小，也无法计算了，求和公式还报错了。
如果一定要在数字后面显示单位，通过设置单元格格式就可以了。
04
日期录入不规范
这是一个习惯性的错误，原因就是贪方便。毕竟数字小键盘中，输入【.】比【-】要顺手，所以日期通常会被写成是【2017.1.1】。
加上其他不规范的日期写法，在Excel眼里，会被当成是普通文本进行处理，无法进行日期计算。
使用分列功能，把不规范的日期处理成规范日期。
05
文字中含有空格
回想一下，你也曾经为了让两个字的姓名显得对齐好看，硬是用空格在中间隔开，撑成三个字的模样，对不对？
但后来又会发现，你在查找的时候，搜不出这个名字了。
这时，你可以通过更改水平对齐方式，选择【分散对齐】，就无需使用这种傻方法了。
06
表格增加合计数
爱看合计数，就想方设法地在表格中去增加，认为便于统计。
问题来了，你在末尾增加一个SUM的行，还可以原谅，但你竟然每个分类都插入合计行了。这会使表格无法正常生成各类统计图和数据透视表。
当你真的要看分类统计数，用分类汇总或者数据透视表就可以了。
全选数据，点击分类汇总，按【交易日期】分类，汇总【成交金额】。
分类汇总完成
看完以上6个常见错误，是不是中了好多枪？现在知道自己的表格为何会影响效率了吧？智小培在最后想说：如果是不需要后续处理的、汇报数据型的表格，则清楚美观第一；如果是需要后续集中处理数据的、中间环节型的表格，则使用高效第一。
大家都明白了吗？
教程基于Excel 2016
来源：Skill成长课堂 原Excel成长学院
联系客服
