俄罗斯商业档案馆的发展

根据现行的俄联邦法律规定，所有的机构都有义务按照法律规定的时限保存档案。在市场经济背景下，在其他条件均等的情况下，机构部门应在保存档案和档案利用的过程中尽量减少开支，租用场地和支付技术、干部人员进行系统保障都需要不少经费。因此，正是在这种背景下，出现了文件管理技术保障外包服务。

俄商业档案机构的出现和发展

　　1998年，俄出现了第一家非国有档案馆。在这年第一家商业档案机构建立，专门从事文件代保管服务。值得一提的是，这家机构开创的时间是1998年8月，正值俄罗斯经济危机最严重的时刻，卢布对美元的牌价在半年内下跌了3次，很多小企业和银行破产或大规模削减生产规模。在这种背景下，OSG档案公司成为为数不多的在危机中巩固其市场地位的档案公司。当时公司不得不降低花费，减少租用场地的面积。办公室外部的档案保管服务吸引了企业。任何外包服务都意味着将本企业非专业领域的工作交由另一方从事。很显然，贸易公司如果能腾出那些原本放置纸质档案文件的地方，让销售经营人员坐进来，这无疑是对他们有益的。
　　俄第一批档案外包服务的用户是外国公司，主要是西方国家的，他们这些商业组织已经对类似的技术很熟悉了。随着时间的不断向前发展，俄罗斯商业机构的思维开始转变。俄联邦档案署在其中起到了推动作用，现行法律框架中，在外部进行档案保管的行为并不违法。许多公共机构都开始积极开展档案外包服务工作，如：俄银行协会、文献管理协会、贸易局、俄工商企业家联合会等。
　　2004年通过的联邦档案法规定国家机关、地方自治机构，法人或自然人在从事法律规定的文件保管期内，全权掌握其形成文件的管理和利用工作。其中第17章规定，国家机关、地方自治机构、机构和公民，从事不具有法人的企业活动时，有义务在联邦法律和其他行政法规规定的保管期内保管档案文件，其中包括人事档案。这为档案外包服务行业的发展提供了契机，许多档案机构开始积极的采用商业档案馆提供的整理和保存文件的服务。
　　2009年2月9日在联邦行政违法法典中，加入了关于违反文件保管规定的新条款。新规定指出，如违反文件保管期限和条件，对法人进行最高30万卢布的罚款。这个新措施给了商业机构足够的理由将其档案保存在商业档案馆中。实际上，这些机构开始评估违反法律的风险和后果。要知道，将文件送到外部保管后，机构承担对文件遗失、损坏、破损、未及时送至检察机关的义务上的风险也移交至保管者。
　　现在仅在莫斯科就有100多家大规模的档案公司，从事文件整理还有文件保存工作。
　　目前存于商业档案馆的文件数量大约有1000万卷，仅俄4家领头的公司2010年的营业额超过了10亿5000万卢布，差不多相当于俄所有国家档案部门的预算了。据专家分析，仅俄中心区域的非国有档案服务市场规模超过30亿卢布并每年呈几何数字增长。
　　在这种背景下，俄联邦档案署近些年的立场，从很多方面促进了行业的发展。
　　俄联邦档案署署长阿尔基佐夫在2009年工作总结和部署扩大会上说：俄联邦一共有超过200万个不同所有制形式的职能机构，其中有11万家机构将其档案移交到国家和市级的档案馆进行永久保管。其余约95%机构的档案未作为国家和市级档案馆的收集范围。对形成于这些机构活动中的数量巨大的文件进行暂时保管，这对于私有公司是个非常有前景的领域。
　　事实上，在俄罗斯出现档案的市场服务已经走过了12年，但这个市场还很年轻仅仅是开始，目前还没有所有参与者统一和公认的行业标准和规范，缺乏专业的协会组织。
　　这些企业也在2010年认识到这个问题。4家规模较大的商业档案公司的领导决定建立一个非商业伙伴关系国家档案联合会，建立这个组织的目的是促进俄档案市场服务的发展，推动现行档案法的修订。目前关于创立这个组织的文件已经提交相关国家注册组织。
　　在发展的现阶段，行业的关注点逐渐从文件编号技术发展到建立本组织的数字化查询系统了。这些技术可以同步管理纸质文件及其扫描件，建立统一的全宗统计数据库，建立保管和利用信息系统。

OSG档案管理公司概况

　　OSG档案管理公司是专业从事文件保管和整理工作的机构。他们将客户的档案在专业的库房进行保管。这些库房配备专业设施、运用现代化手段为客户进行档案保管。这些储存场地配置了相关安全设施，如火灾报警系统、灭火与消防、控制温湿度设施、昼夜安保措施。
　　在这些档案库房内，档案置于盒子里并放在专业的密集架上，每个箱子里文件夹就是一卷档案，箱子上有编号，进库房保存前统计清点时编的号。公司现在采用是最先进的条形码技术为每个文件编码。每个箱子中还有案卷目录（箱子里档案的描述文件）。如果文件所有者需要再利用自己的文件，他要通过特定程序的申请，申请获准后，经过授权的档案库房的保管者直接将文件送至申请人的办公室。从提交申请到完成不超过一个工作日。
　　在移交档案时，文件所有者要保障信息的绝对安全，档案代管方（库房）进行如下安排：如果不通过相关信息系统的查询不可能知道箱子里装的是什么。保管方可以进行系统查询的工作人员不能进入库房，相反，获得许可进入库房的工作人员不能查询信息系统。客户方的代表进入库房时必须有保管方获得许可的人员陪同。
　　所有的库房都有私人安保机构承担24小时安保工作。另外，库房还装有专业保安系统，如有未经批准人员进入，系统不仅向内部保安发出警报，还向当地的警察局报警，同时通知公司相关负责人的手机。为了防止火灾，库房安装了多级自动喷洒灭火和烟雾系统。一旦出现火情，报警信号会发送到库房综合控制台、最近的救火队和公司负责人的手机上。另外库房的每个区域都安装了人工灭火器。为了对库房温湿度进行调节，安装了环境调节系统。库房处于水平面上1米处，第一级架子位于距离地面10cm处。
　　公司的每辆文件运送服务车都有GPS定位系统，可以在线跟踪文件从文件所有者送至保管库房的全过程。
　　OSG档案管理公司还提供其他相关服务，如整理档案、档案编目、运输、装订、销毁档案的数字化等。
　　这样做可以使所有的档案操作都同时同一地点进行。这样就不会出现纸质档案与其数字化档案不相关联的问题了。
　　现在外部保管文件的技术向更宽的领域发展了——知识管理。首先，是纸质档案的技术管理，当关于文件出现争论时要向监督和司法机关提交纸质档案，在这种情况如果不需要文件正本，只需要其中的信息，就可以不拿出纸质档案，而提交其扫描件。其次，信息查询系统可以区分用户的访问权限。第三，备份的完整系统解决方案把所有信息在服务器上备份并转存到其他信息载体上，可以防止资料在不可抗力或者其他情况下丢失。随着法律的不断修订和文件保障管理技术的变革，需要在文件管理过程中引入大量专业人士。对于商业机构来说，盈利是主要目的，因此关注子系统功能控制，保障子系统的管理，就是要将其转向外包服务。在严谨合法的移交文件进行外部保管的背景下，文件所有者通过合同可以使其子系统的管理得到完全、高效、不间断的保障。