詹斯·贝尔先生在研讨会上作主旨报告。 本报记者 甄学宝 摄
詹斯·贝尔个人简介：
詹斯·贝尔先生是联合国教科文组织首席档案员（自1995年）；联合国教科文组织历史项目协调人（自2004年）；国际档案理事会负责国际组织处的副主席（2002-2004年）、国际档案理事会执行局成员（自2008年）；国际档案理事会负责专业处的副主席。
詹斯·贝尔先生在国际上积极宣传档案对社会的作用，倡导历史学家和档案工作者加强合作。
今天是个特殊的日子，6月9日——不仅是国际档案理事会（ICA）成立的纪念日，还是国际档案日。1948年6月9-11日，位于巴黎的联合国教科文组织（UNESCO）召开了一场专家会议，来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流，经大家讨论决定成立ICA。会上通过了ICA的第一份章程，其核心价值我们一直认同并奉行至今。章程中指出，世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案，开展鉴定并提供利用。档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。
宣传和推广活动已成为国际组织和职业联盟的战略中心工作。ICA2008-2018年的战略重点就是要提升档案的认知度。下面，我将指出当前国际档案宣传工作中的一些主要做法和方式。我要先从基本概念——知晓的权利、社会中的档案管理、档案工作者的身份、宣传举措讲起，然后举一些具体活动、项目的例子，最后将指出我们遇到的主要挑战。
知晓的权力
宣传、推广和认知活动是建立在公众拥有利用档案的权力基础上的。这种权力必须在确保个人隐私与合法关切之间得到平衡，这种权力是了解自己历史和社会历史的权力。法律赋予人利用档案的权力，每个人都享有这个权力，法律在规定利用权力时，应对受到限制开放利用的具体情况准确指明。合法性在此意为“受限利用的原因必须由法律明确指出充分理由，要有法律明文规定而不是武断专制地限制。”利用档案是公民的权力，因为档案是政府和决策者在做决定时是否代表最广泛公民的利益，并为此承担责任的见证。利用档案的权力也成为人们做出由谁来领导政府判断时的重要依据。开放档案是为了建设一个没有秘密、减少恐慌、拥有更多言论自由的透明社会的重要途径。与此同时，透明度应该成为所有档案立法的重要标准，档案法律法规要向所有可能感兴趣的公民解释国家在开放利用档案方面有哪些规定、他们拥有什么样的权力以及有哪些档案是限制开放利用的及其原因。
社会中的档案与文件管理
档案与文件管理对社会的可持续发展十分重要。这是良政的关键因素，因为档案提供证据，它们记录决断、社会活动的过程。过去的经验可以为今天做出明智的决断提供依据。档案有助于建设并发展一个真正包容的社会，比如说，如果档案机构具有广泛的、反映社会多元性的馆藏，对少数民族尊重和发展是很有利的。当我还是个年轻的档案工作者时，我在格陵兰岛地方自治政府工作过，当时我意识到，档案不仅对格陵兰岛的因纽特人很重要，对前殖民者丹麦的人口种群也很重要，有关他们的历史都保存在档案中，成为共同的集体记忆。
保存良好的档案对于抵制腐败也是强有力的工具，因为档案督促当权者为社会承担责任。尤其是当档案可以被自由、公正并透明利用时，在这方面的作用就尤为突出。
2001-2003年连续三年的国际档案圆桌会议都是围绕“社会中的档案”这一主题展开的，这三次会议的关注点是档案反映社会生活多样性以及档案与人权之间的关系。在会上达成了一个新共识：档案在过渡社会中起着至关重要的作用。尤其是在那些经历了种族屠杀和独裁统治后，希望通过努力得到和解的国家和地区。面对痛苦不堪的过去，这些国家会更加希望达到统一，从而为可持续发展打下坚实的基础。一个生动的例子发生在南非，南非意识到在种族隔离统治时期犯下的罪行后，期待向前发展，进一步走向统一和团结。
档案工作者的身份
为什么以及如何进行档案宣传在很大程度上取决于决策者是什么样的人、目标群体是谁。掌权者在决策前获得充足的档案信息支持后，他们将更好地管理事务，如应对审计与社会公众进行有效互动，从而实现良治。“社会”这个概念在这里是指政府和公民两部分，需要档案作为文化遗产，需要档案作为寻求真理、了解历史、共享记忆的群体。
在19世纪50年代早期，法国的一位档案工作者查理·布雷班特（Charles Braibant）对档案工作者的身份进行了一个传播很广泛的归纳，他认为，档案工作者是“历史的消极仓库保管员”。但是，时至今日，我认为这个概念、在某种意义上现实已经改变了。档案工作者和文件管理者在创造和塑造社会记忆中起着积极作用。通过我们的决断，可以决定哪些档案值得保存、哪些应该销毁；哪些应该公开、哪些应该保密；哪些是公众现在关注的重点、而哪些又该存放在库房深处供日后使用，在这些活动中，档案工作者起着主导作用。很自然地，档案工作在法律框架中影响着其他人的决策工作，档案工作者塑造社会的身份、创造世界的未来。
宣传的对象
当权者在遇到决策问题或解决社会问题前，如果充分调阅档案资料和相关管理文件，那么他们的决策过程将变得顺畅。在国际范围内，ICA与它的合作伙伴联合国教科文组织（UNESCO）以及世界银行组织，正致力于将档案和文件管理战略融入发展项目当中。目前，ICA和世界银行组织正在对谅解备忘录草案的最后部分进行讨论。这些努力最终将使档案领域的国际合作前景更加广阔。
要想做到真正的兼容并包，ICA的服务必须要向更多的政府和公共机构延伸。ICA一直对非政府组织（NGO）的档案工作非常关注，为此，ICA编辑并出版了一本名为“NGO文件——共同记忆”的实用小手册。这本手册对如何开展非政府组织的档案工作，保护好并提供利用档案进行了指导。手册是法语版本的，目前已有英语、西班牙语、葡萄牙语、俄语和阿拉伯语版本问世，如果手册能被翻译成中文将对我们工作起到推动作用。通过捕获这些非政府组织的集体记忆，我们社会多元化的记忆将变得更加丰富，人们也将更好地了解历史，历史不仅应从上往下看，还要从下往上看。档案机构还应该广泛关注社会上正在发生的大事，诸如社会和文化方面的重大活动，并为此记录存档。
学者是传统的目标群体，他们是档案宣传和推广工作的重点。档案机构应通过建立网站、指南和目录等方式，宣传档案工作，共同建设社会记忆，从而使馆藏得到充分的利用，而在这其中，需要有历史学家和其他领域研究者的共同参与。通过建立互动的网站、门户网站和各种社交网络，全世界的档案工作者可以与研究团体一起进行合作。比如说，在由UNESCO和联合国还有国际劳工组织共同进行的一个历史项目中，他们鼓励那些独立的研究者对原始资料——档案，进行大量的研究、发表评论，充当顾问角色与其他研究人员一起参与项目建设。
教育界是进行档案宣传的一个非常具有挑战性的领域。在世界各地，学校和大学之间建起了国内和国际的网络联系，这为促进档案的传播、鼓励知识与记忆的分享提供了便利条件。最近，保加利亚国家档案馆向ICA提交了一个项目，该项目旨在为促进在巴尔干半岛各国学校的档案宣传建立一个专家网络，在大约两个月前，该项目得到批准并得到ICA项目委员会的资助。
公众对那些与自己和他们所在社会历史有关的档案展览感兴趣。在这方面有个非常好的例子，位于南非开普敦的第六区博物馆里展示了有关南非种族隔离时期的档案资料。1965年，当地政府将超过6万黑人强制驱逐出位于开普敦的第六区，目的是建立一个白人区。我在2003年时曾到访那里，我在博物馆里看到，有一位上岁数的妇女指着墙上展示的照片档案对她的孙女说，“你看，这张照片就是我和你祖父曾生活在那里的真实证据，黑白照片中的那个理发店就是我们的居住地。”1965年，推土机将房子等一切夷为平地，但是记录这段历史的档案却永远保存了下来，见证着那段记忆曾真实的发生过，同时这样做的目的还在于，赋予那些在当时失去一切的人们尊严和身份。从这种意义上说，可以彰显出档案向公众宣传的强大力量。
宣传的举措
在座的许多参会者都有开展档案宣传和推广活动的成功范例。家族史研究是全世界档案利用者感兴趣的话题。从国际上来看，我认为非常重要的一点就是要开展多层次、跨领域的宣传活动，不仅要从政府层面上合作，还要开展个人间的联络沟通。这就意味着我们要不断把保存在不同档案机构的档案资源整合联系到一起，比如说，研究移民历史，就要充分考虑移民的原因，比如有的移民原因是受奴役所致等等。
另一个例子与中国有关，就是UNESCO的1988-1997年丝绸之路的研究项目。开展这个项目的目的是为了重现中国和意大利在丝绸之路上开展的多形式贸易活动，反映其对我们现代社会历史和文明所产生的影响。机构和个人将涉及这段历史的档案整合在一起，从而使人们能够更加了解这段历史和文化，这是一种非常有益的宣传举措。
世界各地都在开展通过网络技术建立联系并为客户或档案利用者提供馆藏档案服务的工作。位于日内瓦的联合国与德国海德堡大学共同开发了一个搜索引擎（LONSEA），公众通过这个搜索引擎可以查到有关联合国成员国的档案。ICA国际组织处编写了一本国际组织的网络版档案手册，目前已有45个组织机构为手册提供了内容。ICA还开发了一个名为“A到M”（利用或查阅记忆）的描述工具，它是一种基于网络的公开资源，该软件为世界各国的档案馆藏进行标准化描述提供便利。总之，将各种资源建立联系并共享的目的就是要鼓励研究。
面临的挑战
目前全世界档案工作者和文件管理者面对的一个共同挑战就是数字档案遗产的长期保存和读取问题。UNESCO在2003年出台了一个有关电子档案保护的数字宪章。为了确保电子文件的长期保存，尤其是为发展中国家提供解决这方面问题方法，UNESCO和ICA一起将2012年国际会议的主题确定为“新环境、新变化”。我相信，中国的档案工作者和档案机构将在2012年大会上提出建设性意见并为此作出贡献。
保护电子档案的目的也是为了更好地共享和推广档案信息。在联合国最初建立时，英国的历史学家艾玛罗斯·查尔德（Emma Rothschild）就曾表达过要建立“全球历史的档案”，梦想要建立全人类共享的档案资源。尽管这看起来有些不太现实，但是信息技术的发展为实现这个愿景提供了更多的可能性。很显然，数字档案馆可以轻松地被共享，“维基解密”在这方面是个反面教材。早在1962年加拿大学者麦克卢汉（Marshall Macluhan）就曾预言，在网络的影响下世界正在逐渐变成"地球村"，现在他的预言变成了现实。因此，如何良好合理地运用新的网络技术来推广分享档案工作也是我们今天面临的主要挑战之一。
另外，我还想着重提一下世界记忆工程项目。中国在UNESCO的世界记忆遗产项目中起到了积极作用，并已有7项独特的中国历史文献和档案珍品入选世界记忆名录。对我们来说，今后还有许多机会进一步推广这个项目，通过入选世界记忆名录也是对档案进行行之有效宣传的一种途径。
最后，我想就《世界档案宣言》简单说几句。2010年9月,在ICA大会上通过了《世界档案宣言》，宣言指出了档案保护、鉴定和利用的核心价值。《世界档案宣言》将作为决议草案提交到今年10-11月即将召开的联合国教科文组织会议上，一旦决议被采纳，UNESCO将鼓励其成员国在工作中施行宣言中的原则和标准，档案工作宣传和推广将得到很大程度上的提高，并跨上一个崭新的国际舞台。《世界档案宣言》在提交前有这样一段介绍性文字，我想以此作为我报告的结束：
“《世界档案宣言》指出了档案独特的作用以及它对社会的作用。公民和研究者能够自由地利用人类的档案遗产是十分必要的，通过查阅档案，他们可以了解历史进而书写各自民族、社会和人物的历史。通过行政问责、透明执法、保护公众的隐私和其他合法公共利益等都是民主的体现，而高标准地进行档案和文件管理在其中起到的作用是至关重要的。” （杨太阳 译）
国际档案理事会负责专业处的副主席詹斯·贝尔在研讨会结束后在接受本报记者采访时说，在会议期间见到了许多具有职业精神和开放精神的优秀中国档案工作者的代表，他们正在以实际行动积极应对新时期档案工作中的挑战。希望他们可以更加关注目前社会的发展趋势，通过努力，更大程度地丰富档案馆藏，使档案在社会中发挥更重要的作用。
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