首先要建立有效的沟通机制,确定出版单位与软件供应商各方的沟通联络人,作为沟通协调的唯一出入口,简化沟通途径,保证各方信息及要求能够及时、统一、准确地传递给相关人员,提高信息传达和反馈的效率,避免沟通不畅或信息混乱等影响工作的情况发生。
其次,要明确沟通方式及要达到的目标。可采用的沟通方式主要包括:
工作协调会:根据项目实施的进展情况,定期(每月或按工作阶段)召开工作协调会,由出版单位项目成员、软件供应商项目成员以及其他相关人员共同参与。会议内容包括:协调各方工作关系,确定资源分配,就项目实施的重大问题进行讨论,并做出后续工作安排,以保证项目的顺利实施。会议结果以会议纪要的形式由出版单位项目成员向各方发布。
阶段总结:在一个里程碑节点完成后及时进行阶段总结,内容包括:评估上一个里程碑的工作情况,判断是否对后续阶段计划有影响,是否有必要调整后面的工作内容和进度,并对下一个里程碑的工作进行必要的预沟通,对潜在问题制定相应的预案等。阶段总结完成后需要形成里程碑报告,由出版单位项目成员向各方发布。
多种形式的交流:建立沟通联络表,确保出版单位项目成员、软件供应商项目成员以及其他相关人员之间的通畅联络,交流联络的方式包括传真、电话、电子邮件、QQ和面对面沟通等。与多家软件供应商同时交流的时候,采用面对面的方式会取得较好的沟通效果。
在多家软件供应商同时参与项目实施工作时,出版单位要统一协调实施工作计划,合理安排实施顺序。尤其是在系统调试的过程中,需组织参与调试工作的各方,确定工作内容、系统集成方法与步骤、联调测试和具体分工,参与系统联调工作的讨论和落实,以保证工作顺利开展,各方产品有效衔接,整个业务应用流程运行顺畅。
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