一、接受任务
一批或一次任务以衔接单、传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。
二、制定接待方案
根据客人来腾目的、活动时间和领导要求等,由接待人员会同相关责任部门拟订接待方案,然后报领导或主要负责同志审阅。接待方案一般由以下部分组成:活动时间、活动地点、活动内容、出席领导、参加人员、活动承办人和接待人员等七部分。在制定接待方案的同时,要先预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等,以保证方案制定后的顺利实施。
三、方案送审
将制定好的接待草案报相关领导审阅,并修改定稿。
四、安排落实任务
接待方案确定后,及时将方案报送有关领导和部门,及时检查考察点准备情况,确认接待任务需要的房间、会议室、就餐地点、房内鲜花水果配备、菜谱等,确保任务落实到位。
五、制作接待指南手册
接待方案确定后,及时制作接待指南手册。
六、迎接
接待人员应根据来宾身份、职务、来腾目的等因素,准确了解来宾所乘交通工具的班次、路线及抵达时间,报相关领导及有关人员做好迎接安排。
七、安排会议室或会见
根据参加人员多少或会议形式安排适当的会议室,并准备席位卡、话筒、鲜花、纸、笔等,会议室一般不安排水果,除矿泉水外也不安排其他饮料。
八、宴请安排
一批客人原则上只安排一次宴请。宴请时根据需要安排打印席次卡,并送主要领导或县委办、政府办审核。
九、参观考察
接待人员要协助对口业务部门做好工作考察的相关衔接工作,重点安排好旅游景区的参观考察活动。
十、送行
来宾离开,应根据需要恰当安排送行。送别地点视情况灵活安排,既可以到机场,市、县交界处,也可以在客人下榻的宾馆(酒店)送别。
十一、总结
一批任务结束后,应根据任务的重要程度,及时做好资料收集整理和信息反馈,确认核实接待费用,并认真总结经验。
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