办公室主任角色定位和素质修养

办公室是单位中的综合部门，起着承上启下、沟通协调的中枢作用，是联系基层、联系群众的桥梁和纽带，也是展示单位形象的窗口。办公室工作任务庞杂、责任重大，不仅要参与政务、处理事务，还要协调关系、做好服务。如何搞好办公室工作与办公室主任能力和素质密不可分。 

　　 

 

一、 办公室主任的角色定位 

　　办公室主任的工作性质从根本上说，具有辅助性和服务性以及协调性等多重性的特点。辅助性是侧重于办公室主任本人的工作责任和地位而言；服务性则侧重于办公室主任的思想意识、职业道德、工作方式、方法来说的；协调性则是办公室主任对内对外、对上对下的工作关系，前两者相对于领导而言，后者相对于工作职责，这些工作性质决定了办公室主任的工作特点，这些特点贯穿于办公室主任工作的始终。就工作而言，它最突出的特点具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。 

　　1、角色的多重性 

　　所谓角色多重性，是指人们对某种社会地位、身份和职责的一种看法，也是人们对具有特定身份的人的行为期望。这里所说的角色多重性，主要是指办公室主任在组织协调或群体活动中通过各种工作关系所体现出的权利、义务规范和行为模式。办公室主任相对于单位的领导他既是下级又是参谋助手或者说有时又可充当半个秘书角色；相对于办公室内部来说他又是部门领导、是核心、是部门凝聚力的主要源泉；相对于本单位的其它部门，他既是督促落实领导的各项工作要求的执行者，又是协调各部门之间的中介和桥梁；相对于其它单位，他又是一位迎宾待客的接待者，并要求做到举止得体、热情周到、不卑不亢的主人风范形象。所有这些也就决定了办公室主任角色的多重性。当然，在不同的场合、时间、事由，其代表的角色也就可能有所不同。 

　　2、要求的多重性 

　　办公室本身是由其属性所决定的，而作为办公室主任所代表的角色也就多重性。因此，对主任在工作上的要求与其它部门负责人的要求也就不尽相同，这是因其部门的工作性质和主任本人的工作职责所决定的。办公室主任的工作要求大体上体现在以下六个方面，即：被动性与主动性相结合；经常性与突击性相结合；事物性与政务性相结合；领导性与群众性相结合；综合性与专业性相结合；管理性与服务性相结合。这六个方面既是矛盾的统一体，又是职责与能力的具体要求。对这些矛盾和职责都需要办公室主任去兼顾并处理好，不能顾此失彼。 

　　3、能力的多重性 

　　能力的多重性是相对于办公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作职责所决定的。要使办公室的功能得到较好的发挥，办公室主任就必须具备综合能力的多重性。例如：对上准确把握领导意图的能力；对下善于运筹落实的能力；对内除要有管理能力外，还要具备对本单位业务知识的了解和掌握；对外还要具备一定的协调沟通能力等等。这些能力的多重性要求，作为办公室主任应该尽可能地集之于一身。只有这样工作才能运筹自如，得心应手。 

　　二、办公室主任的素质修养 

　　作为单位 "大管家"和单位领导 "左右手"的办公室主任，他的素质高低直接影响着办公室工作乃至整个单位工作的好坏。另一方面，受其工作性质和特点以及工作职责等多方面的客观因素制约，办公室主任更应该提高自身素质，加强个人修养，提升业务水平，特别是着力提高五个方面的素质修养。 

　　1、政治素质  

　　政治素质在办公室主任日常工作中起着极其重要的作用。办公室主任只有具备了良好的政治素质，才能更好地吸引人才、领导下属，才能提高工作的原则性、预见性、系统性和创造性，保证各项工作沿着正确的路线健康发展，不断取得成功。办公室主任的政治素质是诸多素质中的核心，起着决定和主导的作用，它有力地决定和影响着其他素质的形成和发展，反映综合素质的高低。 

　　2、道德品质修养  

　　办公室主任的道德品质素质除了要遵循一般的道德标准以外，因受其角色定位和思想意识性质的决定，作为部门领导特别是办公室主任要时刻清楚自己的角色，摆正自己的位置，把握好言行分寸，处理好各方面的关系。在主观上要排除个人荣辱，要先人后己，处处比别人多付出，无私才能有德。无论是对上或者对下，都要做到心怀坦荡，一视同仁，以身作则，不断锤炼人格。 

　　3、心理素质 

　　办公室主任一点要学会控制自己的情绪，带头保持积极向上的精神状态。在生活中，要豁达开朗乐观向上，妥善处理人际关系，丰富生活情趣，适时调整心态，矫正行为坐标。在工作中，不仅要热爱自己的工作，更要努力施展才智，正确对待工作中的矛盾冲突，把工作着力点放在如何干好、干出特色上来，力争做到让各方面基本满意，自己的心态才踏实。 

　　4、工作能力素质 

　　在政治素质、道德素质、心理素质等条件等同的情况下，办公室主任能力素质的高低，直接影响到其他工作效率的高低和工作业绩的好坏。作为办公室主任首先要具有当好参谋助手的能力，做到思维敏捷，足智多谋。其次，在工作中应该具备对领导工作意图的理解能力和妥善处理问题的能力。在职权范围内能熟练掌握和运用各种规章制度去抓好工作，事事想在前，处处做在前。第三，还应具有综合协调能力，发挥枢纽和桥梁作用，努力成为既是智囊型又是管理型的综合性人才。第四，办公室主任还有要具有在各种场合下的应酬能力。对内具有亲和力，对外要有协调技巧。工作中既有温和的一面，又要有处理问题果断的一面。 

　　5.理论知识素质 

　　办公室主任工作涉及范围极广，具有很强的整体性和综合性。这种工作特点决定了办公室主任必须具备丰富的知识和较高的文化素质。理论知识包括政治理论和业务知识以及现代科学文化技能等。一是政治理论修养。作为一个办公室主任应该对党和国家的方针、政策等政治理论有所掌握；对社会现象的理解和认识要比较敏锐和深刻，特别是自己的独到见解要上升到一定的理论高度。二是业务素质的修养。办公室主任应尽可能地多掌握本工作范围内的业务方面的知识，善于积累有关业务方面的工作经验和基础资料，不断充实自己提升业务素质。三是现代科学技能素质的修养。作为办公室主任应带头学习和掌握现代科学知识和技能，用所掌握的现代科学理论知识指导工作，运用现代科学技能提高工作质量和工作效率。 

　　三、办公室主任如何加强自身修养 

　　1、善于定位 

　　“定位”是指办公室主任一定要有清醒的角色意识，把握好各种角色的转换。对本单位的领导，办公室主任要时刻注意维护领导的威信和权威性，及时准确地落实领导决策，恰到好处地处理好上下级和部门之间的工作关系。但要坚持原则，不能怕得罪人，要善意地提出自己的见解，这是为了有利于工作的开展。另外，必须有下级服从上级的组织观念，要想方设法支持领导的工作，协助领导做好群众的思想工作，及时给领导反馈信息。对于本单位的各股室来说，办公室主任应当是个承上启下、有威信、值得信赖的参谋和协调者。如果没有清醒的角色意识，就不能取得领导的信赖、群众的理解与支持和各部门之间的相互配合，工作上就没有号召力。同时，办公室作为对外交流的窗口，办公室主任还应妥善处理好对外交往的关系，维护好本单位的形象。 

　　2、善于思考 

　　面对千头万绪的事务和各种纷繁复杂的人际关系，办公室主任遇事时须反应灵敏，同时要冷静沉着，善于思考。办事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。对于来自四面八方、上下左右、方方面面的信息，办公室主任应该是个过滤器，要学会思考分析，把有用的信息及时反馈给领导参考，提供给各部门应用。遇到棘手的事，要养成深入调查研究的习惯，做到有理有据地处理问题，不能盲目、简单地上推下卸，不加思考、简单行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成规定的工作以外，要善于动脑筋、敢于创新思路，提高工作效率，为领导分忧解劳。只有养成思考的习惯，才能在处理问题、化解矛盾时做到游刃有余，切实为领导分担压力，为群众排忧解难。 

　　3、善于学习 

　　办公室主任工作范围既包括政务，又包括事务；既有政治上的，又有文化上的。工作上的综合性特点决定了办公室主任要学习的东西很多，因此就必须养成善于学习的好习惯。学习的关键在于"善"字上，因为人的精力和时间是有限的，加上办公室的工作纷繁复杂，因此要学会利用好"善"字。一方面要学会合理利用时间，另一方面要学会适应形势，要结合实际需要学。同时，还要充分利用工作上的有利条件，例如：在拟办文件时，要及时对上级政策性和指导性的文件先"饱眼福"认真学习领会，不要随意一览了之。只要不断学习和补充新知，调整自己的知识结构，提高自己的工作能力，才能遇事不惊，沉着冷静，适应工作需要，跟上时代发展的步伐，为领导当好参谋。

　　4、善于"超脱" 

　　办公室主任的工作，往往与忙忙碌碌结下不解之缘，有考虑不完的工作，写不尽的文字材料，干不完的杂事，在精神上、体力上很难有轻松的时候。因此办公室主任更应该努力学会"超脱"，给自己营造一个良好的工作环境。一要按照重点工作和日常工作、中心工作和一般工作以及轻、重、缓、急等层次合理安排时间，做到重点工作重点抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、杂乱事物性工作用方法抓。二要充分发挥副职的作用，调动本部门其他人员的积极性，用其所长。三要在部门内建立起规范、高效的工作秩序，使其部门内下属各尽其责，相互配合，提高工作效率，也是办公室主任获得"超脱"的有效方法之一。