瓶子每天都坚持给大家推送excel教程,不知道有多少小伙伴是每天坚持学习的呢?坚持一天看不到效果,坚持一个月看不到效果,但是你若能坚持一年,如果还没效果——嗯,我实在就没话可说:)
在过去的教程中,瓶子就一直在反复强调,我们做表格的时候,一定要规范化操作,这样后期汇总数据时可以节约非常多的时间。简单来说,就是能把规则告诉excel从而自动完成的,就别去手动操作完成。比如下图:
按表格中手动标色的单元格求和,相信看过前两天教程的小伙伴都会操作吧(以前有分享教程,请到前面找一下)。
使用查找的方式太局限,而宏表函数和VBA对于初学者来说太难理解,那何不一开始就把规择告诉excel,从而简化数据汇总的工作呢?
往往我们手动去给单元格标色时,肯定有一定的规律,比如上图就是100-200标绿色,200-300标黄色,300以上标红色。可以把这套规择通过条件格式工具告诉excel。
选中数据区域,点击“开始”-“条件格式”-“突出显示单元格规择”-“介于”。
在弹出的对话框中,输入100到199设置为“绿填充色深绿色文本”。点击确定。
再同样的方法设置200到299为“黄填充色深黄色文本”。点击确定。
再次点击条件格式,选择“大于”。
大于300的设置为“浅红填充色深红色文本”。点击确定。
此时可以对比下面两个图,左图为手动标色,而右图为使用条件格式标色。
手动标色看起来配色丑且浪费时间,并且将表格交给领导看,他也不明白你标色的含义,甚至时间一久你自己也会忘。而条件格式标色的配色看起来很舒服,并且非常快速,还可以随时查看自己建立的规择。选中数据区域,点击条件格式下的“管理规则”。
在弹出的对话框中,移动鼠标到对应的规择上,就可以查看每个标色的含义。
并且我们还可以在表格录入数据前,就提前把表格设置好规择,当你录入的数据满足某一个规择时,会自动显示颜色。
下面我们对绿色求和,在N6单元格输入公式:
=SUMIFS(K6:K17,K6:K17,">100",K6:K17,"
公式解析:
SUMIFS(求和区域,条件区域1,条件1,条件区域2,条件2……)
对K6-K17区域中大于100小于200的单元格求和。
同样的方式对黄色单元格求和,公式为:
=SUMIFS(K6:K17,K6:K17,">=200",K6:K17,"
而红色单元格就是大于300的数据,只有一个条件,使用sumif就可以完成,公式为:
=SUMIF(K6:K17,">=300")
公式解析:
SUMIF(条件区域,条件,求和区域),当条件区域和求和区域相同时,求和区域可省略。
对K6-K17区域中大于300的单元格求和。
怎么样,是不是很简单呢?大家可以再用之前教程中手动标色求和的三种方法试一试,看看求和结果是否相同。
大家一定要记住:任何应用程序都是有一定的规范的,只能在其规定范围内进行操作,才会事半功倍。所以为了后续工作的快捷的进行,我们在用excel时,从录入开始就一定要注意规范化和标准化,这样才能少走弯路,效率才会提升。
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