巧用有效性创建下拉列表

巧用有效性创建下拉列表
陆元婕
在输入数据的时候，常常会遇到需要输入雷同的内容，比如在输入销售记录的时，会频繁的输入销售人员的姓名。要是Excel也能创建下拉式菜单的输入方式的话，就可以简化这些工作了。其实，使用Excel数据菜单的“有效性”功能就可以创建这种输入方法，下面就让我们一起试试看吧。
例：
某公司财务部需要录入销售记录表，包括订单编号、订单日期、产品编号、产品名称、数量、单价、订单金额、回款情况、回款金额及销售员等几个字段。由于回款情况和销售员字段为内容雷同但需要频繁重复录入的内容，我们希望能采用“下拉式菜单”的方式录入。

[最简单的创建方法——来源中直接输入法]
这种创建方法适用于下拉菜单选项内容比较少的情况，比如本例中“回款情况”只有“完全回款，部分回款，未回款”3项就比较适用。
实现“下拉列表”效果的操作方法如下：
1、        选择“有效性”功能，弹出“有效性”对话框；
2、        在“有效性条件”中选择“序列”——创建下拉列表一定要选择“序列”；
3、        然后在“来源”中输入“完全回款,部分回款,未回款”，如图1——选项间要用英文“,”
（1.jpg）
4、        点击确定后，就可以看到单元格的效果了。当选中单元格，并点击下拉箭头后就可以看到如图2的效果；
（2.jpg）
5、        若想将这种下拉列表效果复制到其他单元格中，只要采用复制粘贴的方式就可以了。
如果要修改下拉列表，请执行如下的操作步骤：
1、        选择某个有下拉列表功能的单元格，然后选择“有效性”功能；
2、        在弹出的“有效性”对话框中，首先选中“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”，如图3——这个选项可以帮助我们找出有这种有效性的全部单元格；
（3.jpg）
3、        然后在“来源”中直接修改就可以了，修改后您会发现所有有同样设置的单元格都被一次性修改成功了。

上面教给大家的方法适用于下拉列表框内容非常简单的时候，如果列表选项比较多的话，上述的方法可能就会比较麻烦了，尤其是修改的时候。不信，您可以试试看。这里，我再教给大家一种更为简单的方法，以“销售员”字段的建立为例说明。具体操作步骤如下：

[下拉列表内容来自于在同一工作表]
1、        首先，请在工作表的其他地方（所建立的表格之外，但需要在同一工作表中）将下拉列表的内容写好；
2、        和上面的方法一样，先选择“有效性”功能，然后在“有效性条件”中选择“序列”
请注意下一步与前面的方式不同；
3、        点击“来源”右边的区域选择按钮，如图4；选择已设置好的下拉列表框内容的区域，如本例中的$L$7:$L$12，然后点击确定；
（4.jpg）
4、        即可得到期待的效果；以此种方式建立的下拉列表内容的修改，只需要直接修改存放下拉列表的数据区域即可。比如，将“王晓明”修改为“王晓铭”，只需将L8中的内容修改成“王晓铭”即可。

[下拉列表内容来自于其他工作表]
上面的方法我们介绍的时候强调需要将下拉列表内容与数据表放在同一工作表中。实际上，在工作中，我们更希望能将下拉列表内容放到其他工作表中。有什么方法能够实现呢？
你需要利用“名称”，然后在“来源”中引用这个名称就可以了。知道如何定义名称或者说如何为某个区域命名吗？
最直接且简单的方法就是利用名称框——对，就是工作表区域左上角那个地方。具体操作步骤如下：
1、        在另一张工作表，比如Sheet2，A1:A6中输入销售员名单，然后选择A1:A6这个区域，然后点击“名称框”，输入名称“销售员名单”（可以是任意你喜欢的名称），确认；
2、        打开“有效性”，在来源中输入“=销售员名单”，要注意一定要输入等号“=”。

[下拉列表项目会自动增加]
看到了这么方便好用的下拉列表，大概您已经迫不及待想要尝试了吧。想想看，公司的销售人员增加了，按照之前我们学过的方法，我们要手动更改列表范围，如果这种工作是经常要做的很快，您是不是就会想要创建那种可以自动增加项目的下拉列表呢？
这样的下拉列表也是可以创建的，只要你采用动态命名区域的方法就可以实现了。
动态命名区域的方法要用到Offset函数，我们很快就会教给大家，耐心等待呦。