这样给任务分类,让你忙得有效率
我一直提倡,计划时要对每天的任务分类管理。
其中的一种分类,是根据“情境”(即完成任务的地点或工具),比如说家里、办公室、外出、娘家等等,或者是电脑&网络、无需网络、打电话、平板、微信等等。
这样之后,属于哪个地点或工具下的任务,可以实现“批量接连完成”,提高效率。
就好像你突然想起要出门办点事,可是出个门不容易呀,费好大的劲,那能不能顺便把需要出门办的其它任务顺便完成呢。
于是,你找到了“外出”这个情境下的所有任务,顺路把它们一网打尽,自不必再跑第二趟了。
这明明是个相当高明的技巧,对吧?
可是,有小伙伴眉头一皱,说:“这样分类方式,我用不上......”
分类用不上,肯定是哪里出了问题。这个问题怎么破呢?
一、分类的目的是什么?
要搞定这个问题,首先你必须明白,分类的目的是什么?
不知你会感到这样吗?有时候完成不了任务,可能是当下在犹豫做什么事之中放走了时间。
分类可以避免这种情况,让你在需要时,二话不说就可以根据即刻的情况,迅速找到对应清单下的任务开干,减少因为找不到可做任务而拖延的现象。
为什么要强调“迅速找到”?因为如果达不到这种效果,甚至造成负担,那分类就成了花架子。
那么,有小伙伴说上面这种情境分类用不上,是怎么回事呢?
原来,他们很多是利用网络办公的自由职业者,或是经常居家的全职妈妈。
这类人群的特点是:
待在家里的时间很长,执行任务的地点常年不变,能随身的工具多是那么几样,不管处在什么地点,没太大变化。
还有的小伙伴是:
走路玩手机、上厕所玩手机、朋友聚会玩手机,洗澡时还要把手机带进去,醒来后第一件事拿手机,找不到手机就全身痒痒,手机没电心烦意乱......
这类人群的特点是,手机把他们的时间切成了碎片,乃至于,地点和工具的分类同样对他们作用不大。
既然用不上地点或工具作为分类依据,那么,是否有其它种任务分类的方式呢?
二、按“精力”分类
现在需要寻找的分类是,它适合完成任务的地点和工具不常变化的朋友。
能区分出不同类别的任务,说明任务与任务之间会有差异。在地点和工具都相同的情况下,这些任务从性质上来看,还可能有什么不同?
因为任务是由人来完成的,先一起来看看“人”在时间管理这方面的事儿。
时间管理,仅仅是一种通俗的说法。真实情况是,时间并不能管理,因为它只是客观存在,你想它和没有想的时候,它都是自顾自地往前走,套不住、抓不住,哄不住。
确切的说法是,应该管理并且能够管理的是自己的行动,或者说是管理自己的精力。
精力是什么呢?是精神和体力,决定一个人是否能得心应手地快速处理各项事务。
我有这样的感受,每天早上起床后写作效率特别高,脑子里的灵感跳跃频繁,随时能写下让自己惊喜的句子。
到了晚上,面对同一个课题,我却晕乎乎的,下笔速度慢,两个眼皮甚至在打架。
这是因为经过一天晚上的睡眠之后,早上精力充足,而晚上呢,精力快没了,你需要“充电”。
精力对每个人都公平,一天当中,每天你肯定要做事儿、做事儿,然后消耗精力,自然会有精力的起伏,大体趋势是由盛及衰。
既然精力的变化每个人每天都有,那么,它可以作为分类的一个参照维度。
除了精力的变化之外,还有没有其它分类依据呢?当然还有。
现在是网络时代,网络时代最大特点是许多人的时间变成“被打碎的花瓶”。
这样看来,每个人每天用来执行任务的时间,还可以分为整块的时间和碎片的时间。
完成任务的时间是整块还是碎片,可以成为分类的第二个参照维度。
将上面说到的两个参照维度合并分析,能生成一张图:
以“精力好与差”与“时间整块与否”两两相结合,划分出四个区域:整块时间且精力好、碎片时间且精力好、碎片时间且精力差、整块时间且精力差。
如此,变出4种任务执行时段的分类:
整块 & 精力好、碎片 & 精力好、整块 & 精力差、碎片 & 精力差。
当然,这里关于精力好与差,时间的整块与否,要下精确的定义,起码是你清晰的标准。
如果你有记录时间开销的习惯,那么判定标准非常容易拿捏。
记录时,你会发现,一天当中有某些时间段能轻轻松松地聚精会神,这是精力比较充足的时候;
某些时间段很容易一不留神就拿起手机刷微信,这是精力比较欠缺的时候,精力差,自控力就差,行为往本能方向发展。
而关于时间的整块与碎片的这点,不妨以番茄钟的常见时长作为分界。
持续25分钟以上的时间,当作整块时间来看待;某些时间段在执行任务时,经常受到外在的干扰,这就是碎片时间。
三、分类之后,如何执行?
现在需要寻找的分类是,它适合完成任务的地点和工具不常变化的朋友。
这4类时段分别适合什么样的任务呢?
“整块 & 精力好”:
集天时地利之好,是你状态最佳之时,一定要留给最重要的任务,特别是那些需要深入思考、获取创意、计划反思、好书精读之类的任务。
通常这种情况是出现在一夜休息之后刚起床的2个小时内。前提是你属于晨型人,起床后没有其他人打扰到你,才可能有整块时间。
“碎片 & 精力好”:
一般在上午或午休之后,但你经常被外界所干扰,导致了时间碎片化。但它同样可以用来执行任务,那些不需太费脑但绝对不能出错的任务,可以用这些小时间搞定。
比如,发个邮件、给朋友回个电话、在微信上发个通知这类几分钟就能完成的事情。
“整块 & 精力差”:
一般在中午午饭之后,这段时间通常少有人会来电,因为对方考虑到你可能在午休。
有整块的时间,但偏偏血液正供给胃部消化,所以个人精力并不佳,不适宜做烧脑的任务。
这时候可以用来做一些常规性的体力活,比如,扫扫地、擦擦桌子、收拾桌面、清理手机相册等整理类事项。
“碎片 & 精力差”:
这类时段在不同人的一天当中不一样。对我来说一般在傍晚,一天干完活拖着疲惫的身躯回到家,小孩会过来不断地找你陪他玩游戏。
这种情况下,如果还有闲暇的小时间,那些需要在淘宝上购物、微信上简单答复的事情,可以见缝插针地完成。
上面所说的适合什么样的任务,这里“任务”的意思更偏向于已经从复杂任务分解成一步可执行的简单任务。
一个复杂任务中,必定有的步骤对最终成果的价值有更大的贡献,属于“高产值”步骤,通常也比较费神,属于“难啃的骨头”,那么可以把精力最好的时段分配给它,保证它的质量。
比方说,写完文章发布公众号,这是一个多步骤的复杂任务吧?
拆解出来的简单任务中,有“撰写文章”这种高产值步骤,也有“排版公众号并发布”这种产值较低的步骤,那么“撰写文章”可以放到“整块 & 精力好”的优质时段,“排版公众号并发布”可以放到“整块 & 精力差”的时段。
它们虽然同属于一个复杂任务,但不一定要在同种性质的时段里完成。
好了,上面提到的4种分类就够了吗?除了这4类清单之外,会不会还有其它的可能?
想想,还真有。比如,某天9:00时候要参加公司的会议,这个任务要放在上面哪个清单之中?
很明显,不好安排。因为这个任务是外界给予你的,不是你主动安排给自己。怎么办?
没什么,在“今日待办”中再建立一个“固定时刻”类别。
通常来讲,上面每一类清单中都不止一个任务,只是每一类中有一个较为重要的。
这样,当处在某个情境下,这个较为重要的任务出现变卦,没有条件完成,还有其它任务顶上,避免某种情况下没事干的可能。
这种方法也符合领英和贝宝的创始人霍夫曼的“ABZ理论”,万一A计划有问题,还有B计划可以替补上。
要重点关注的是“固定时刻”和“整块 & 精力好”这两类,因为前者这类一旦错过时间,就没办法去完成了,比如固定时间的会议,时间一过就以“迟到”论;而后者这类不容易出现,一旦出现要把握住。
如果没有这类时间,你将很难有深入思考、规划人生的机会,很容易会困于眼前的难题,被当下的稀缺遮挡住朝向未来的眼睛。
有人可能会问,完成任务的时段是整块还是碎片,不是得经历过才知道吗?
是的,但不代表你不能预见到,可以结合过往的状况在计划时对新的一天做出分析。
还有人可能会问,做出这样的分类,光是手抄都累坏了吗,肯定持续不下来,怎么办?
如果你有合适的软件,就会发现轻松多了。像我这样,只要点击其中的某种分类,对应之下的任务就会全部呈现出来。
掌握25个小技巧,在家也能把活干完
25个来自业界大牛的亲身体验的小技巧,让你无论在哪里工作都能拥有超高效率。文 孙嫣然
承认吧,办公室早就不是你唯一的工作地点了。除了咖啡厅和自己的卧室/书房,甚至奔波在路上的时间也不得不忙工作。
尽情投入工作需要某种仪式感,但这跟适应一个新鲜的工作地点显然是矛盾的。小南收集了25个来自业界大牛的亲身体验的小技巧,让你无论在哪里工作都能拥有超高效率。
在家工作:实在太安逸了,如何集中精力?
在家工作有什么好处?不用浪费时间在上下班上,不怕跟同事聊起了八卦一下子耽误过去几个小时,最重要的是可以想什么时候工作就什么时候工作,让自己的精力调整到最佳状态。
然而,在家工作也可以是“困难重重”,自然有别的事情让你分心。相信不少人都看过BBC前几日在播放朴槿惠离开青瓦台的新闻时,记者在自家书房中直播连线,背景突然出现两个熊孩子……
家里有小孩的人很难不被孩子打扰。没有孩子,也可能被各种琐事分心,毕竟家里实在是太安逸了!玩玩手机,到处收拾一下,时间就被拖延过去了。以下建议就是教你如何集中注意力,按照你的时间表工作。
-1- 你必须有一个独立的工作空间,一般是书房,而且得有一道能上锁的门。如果身边有孩子尖叫,电视也在热闹的播放,想要工作效率,可能性不大。 - Rohan Hall,rSitez公司创始人兼首席执行官
-2- 即使一个人在家,工作时也可以尝试戴上耳机听轻音乐。它将帮助你忘记周围环境,专注于手头的任务。 - Emgas Widle,Pegasus Associates照明的电子商务营销专员
-3- 即使计划在家工作,早上起来以后也要好好梳妆打扮,穿上平时上班穿的衣服,就像9点打卡上班那样安排一天。 - BJ Cook,Digital Operative Inc.的首席执行官
-4- 不要在书房吃午饭,而是用这个时间睡个午觉。为什么?如果你这样做了,等于持续工作而不休息。在家里,没有同事会在茶水间跟你闲聊,不必穿过整层楼去打印文件,也就失去了很多让大脑休息的时机。 - RG2解决方案创始人Roger Grant
-5- 找到自己的效率时间表。例如,我在夜里的工作效率要高得多,晚上10点到第二天凌晨2点之间工作质量比上午高得多。因此我会在早上去健身房,这不需要思考,下午和晚上再做较难的工作。 - Jeff Bogensberger SOCO Games的联合创始人兼首席执行官
在办公室工作:规划时间、规划时间、规划时间!
大多数办公室的设计都考虑到了效率问题。确实,办公室里的固定时间表和独立的工作区,能让有的人更有效率。然而,工作一整天,还想要保持精神高度集中,这并不是一件容易的事情。想要安排好工作日的时间,最大限度地提高效率,请阅读这些提示:
-6- 上班的前45分钟不要刷手机、不要回邮件,甚至都不要打开它。一般这个时候是一个绝佳的工作时间:没有无谓的闲聊、嘈杂的走廊对话、让你中断工作的紧急请求。 - Amanda Feifer O'Brien,Firmenich公司营销经理
-7- 拿出30分钟,计划好一天的其余时间。列出你今天需要完成的重要任务,并专注于这些项目。如果你没有先安排好时间就开始工作,你的前4个小时可能都只是在阅读和回复工作消息。大多数时候,这些消息会让你分心,无法完后更重要的任务。 - Rohan Hall,rSitez公司创始人兼首席执行官
-8- 把相似的工作放在一个时间段做。比如留出时间专门打电话,一个接着一个打。计划好一天中看邮件、看社交媒体的时间,从而避免巨大的“时间陷阱”。 - Lorraine Bosse-Smith,Concept One总裁
-9- 我每天给自己设定三个必须完成的任务(通常任务量都相当大),并在每个任务之间短暂休息一会,让我的头脑有机会完成齿轮切换。 - Britt Reints,miss-britt.com的作者
-10- 准时出席会议。有多少次你必须给迟到五分钟的人讲你刚刚讲了什么,然后有的人迟到了10分钟?这是一个巨大的时间浪费。 - Chad Otis,Smashing Ideas的执行创意总监
在共同办公空间工作:是助力也是干扰,或是社交胜地
共同办公空间,比如书店或图书馆,能让独自工作的你没那么孤独,倘若与人协作,他们也能及时地为你的工作提供反馈和帮助。
然而,和旁人一起办公自然有其他能让你分心的事情,主要是,其他人在做的有趣的项目,实在是很想了解一下啊!热衷共同办公空间的你,也许需要这些提示:
-11- 我喜欢假装周围所有人都是我的潜在客户,他们将会评价我的工作习惯。这听起来有点奇葩,但是把自己“放在聚光灯下”的心理假设将驱动你更努力地工作。 - Eric Fulwiler,ZAC的合作伙伴
-12- 如果你所做的工作需要一些你并不擅长的专业技能,看看同事是否有兴趣合作,或者他们可能认识某些专业人士能做这件事。同事推荐,这是寻找帮助的最好方法。 - Jay Catalan,网络中心的联合创始人
-13- 比起从电脑屏幕后面站出来,大喊:“你能不能别说话了?“,还是考虑一下我所说的“沉默的锥体”吧!它真的很有效!你需要的只是一对耳机(不是耳塞),一个播放“白噪声”的波形文件,并且把它设置为循环模式播放。 - B3D Multitech的Paul Preibisch
-14- 跟正确的人一起工作。公共空间可以是助力,也可以是负担,这几乎完全取决于你被什么人包围。例如,如果你是一个散漫有趣的文字工作者,周围都是程序猿在键盘上噼里啪啦敲个不停,这会影响你的文字风格。 - Jessell Davis,Entrustet.com的联合创始人
-15- 规划好你要浪费的时间,而不是开着一堆无关工作的的窗口。工作时绝不分心,然后安排出一段短暂的时间,让自己畅快地浏览社交媒体。 - Mutual Mobile的Matthew Hall,Jr.顾问
-16- 融入周围的人。如果你的工作是在公共场合完成的,别忘了搭讪周围的陌生人,用自己团队的问题去请教他们的意见。如果陌生人对自己的业务感兴趣,给他买杯咖啡,换取他们传授15分钟的专业知识。有时候,踏出你的本职工作可以刷新自我认知,重新激励自己。另外,了解陌生人对你的产品、网站、博客文章等的反馈,你会惊讶地发现,自己对工作太熟悉了,思路形成了惯性,外人的观点反而可能很有价值。 - Erica Benton,oDesk.com的市场传讯经理
在咖啡店工作:精美的甜品,是诱惑也是激励
对许多人来说,咖啡和工作总是密不可分。然而,咖啡店本身可能就是一个干扰因素。虽然它提供一个临时办公室和免费Wi-fi,它也提供了一个优秀的游客场所和各种精美的甜品。不受干扰地开展业务可能有点难度,这些提示可以帮助你:
-17- 认识你常去的咖啡店的服务员。询问他的名字,闲聊一下,表示对他的业务感兴趣,和他成为朋友。他通常认识每个人常客,如果你是一个自由职业者,或许可以得到一些优质、重要的而多样化的商业介绍。 - Cody Robbins,Sakuzaku的创始人
18- 如果我需要一些额外的动力激励自己努力工作,我会把电脑充电器故意放在家里,使我不得不在电池电量耗尽之前完成工作。 - Ben Nesvig,Fuzed Agent的项目经理
-19- 买一杯饮料,给自己45分钟到一小时完成工作。我告诉自己,要是做不完事情就不能吃甜品(我实在太爱它们了)。这能激励我更快地完成工作和保持专注。 - Jessica Aguiar,PostcardMania的高级文案
-20- 在咖啡店我有几个原则:尽量面对墙壁,千万别坐在人来人往的过道上,并且只点一小杯饮料,这样就不用经常去厕所了。 - Corina Kellam,生命历史图书公司创始人
-21- 选择没有Wi-Fi的咖啡店。你可以稍后查看工作消息和新闻。 - 亚历山大Seinfeld,犹太精神扫盲执行董事
在路上工作:细碎的时间也不能放过
下班不代表你的工作就结束了,在火车、飞机和汽车上,你可能还得继续工作。离开了熟悉的工作空间,很可能没什么有效率,而这些提示可以为你提供更好的旅行:
-22- 带电脑。如果你是在咖啡店或公园工作,带着一大堆笔记本笨重地翻页会很麻烦,你应该熟练地在PDF文档中记笔记,并习惯于在计算机上阅读文档。这是一个挑战,但肯定是值得的。最好随身携带一个小笔记本。 - 迈克尔·卡尼,MWC会计的创始人和总裁
-23- 每个月给自己安排一个“充电”的课程。比如,这个月听一场莎士比亚的悲剧,再听一个评论。这与你的工作有什么关系吗?没有。不过,它能让你的头脑活跃起来。 - Laura Vanderkam,《168小时:你有比你想象更多的时间》的作者
-24- 完成一些细碎的任务,比如整理一下电脑文件夹,或是删除无用、过时的电子邮件(那些你总是想着有时间就做,但一周下来都没找到时间去做的事)。 - Ashley Schwartau,管理Mischief公司
-25- 扫描自己的签名,并保存为图形,将其作为图片插入Word文档。如果它是一个PDF,我有相同的签名保存为自定义戳。因此,我不必打印任何东西。 - Peggy Duncan,数字突破研究所个人效率专家
为什么工作效率那么差?看完我终于明白了
为什么有些人每天能做很多事情,好像他们一天能有30个小时似的,而我们只有可怜的24小时?
你知道有很多人能在吃早饭之前就能干完你一天才能办完的事吗?
乔布斯、克林顿、奥巴马、扎克伯格等,这些日理万机的大佬们又是怎么安排自己工作和生活的呢?
看看下面这个图表吧,它可以帮助你最大限度提高效率。 看官老爷们要说了:“差评!完全看不清”!
别急,小编为你细细到来:
高效人士的35个习惯分为“科技”“着装”“产品”“身体”“规划”“饮食”“思维”7个方便。
一、科技 -
每封邮件限定一分钟之内回复
-
如果你搞不清一封邮件是什么,就别回
-
关掉新闻,因为大部分时间都没什么重要的事情发生
-
不要什么电话都接,紧急事情很少
-
多使用快捷键
二、着装
-
定义你的着装风格,并且每天遵守
-
整洁,保持质感
-
准备一套适合任何场合的外装
-
不要的都扔掉(小编深有同感)
三、产品
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勾画出你的最终产品原型
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不要等万事俱备,先动起来
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快速决策,当你没有把握时,就假设你是对的
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当你的思维被堵住时,画个图
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如果画不出来,就录下来
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当你读到有价值的东西时,联系作者交流下
四、身体
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甩掉焦虑,跑步、跳舞、游泳
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睡的多,干的多
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效率低的时候,不如打个盹
无、规划
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先解决已经存在的问题
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每天有限解决一件大事
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制定每日规划
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不参加无关紧要的会议
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完成比完美更重要
六、饮食
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常规化你的饮食
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食用健康食品
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节省订餐时间
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找专业人士制定一份饮食规划
七、思维
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注重“八二原则”,你最重要的20%的工作在哪里?
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懒惰的人等时间,聪明的人省时间,勤奋的人在抓时间。16个技巧,提高工作和学习效率。摆脱平庸,从今天的努力开始!
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