机关档案工作基本任务

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机关档案工作基本任务

文/国家档案局档案馆业务指导司

一、档案工作基本任务

1.基本任务

机关档案工作的基本任务有八项，概括来说就是遵章建制、科学规划、监督指导、档案管理、信息化建设、档案移交、培训宣教和奖惩建议。

(1)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度。将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案。

一般来说，机关档案工作规章制度应当包括文件材料收集和归档制度、档案保管制度、档案鉴定和销毁制度、档案保密和安全制度、机关档案利用制度以及档案工作人员岗位责任制度等。

(2)制定并组织实施档案工作发展规划或计划。机关应当根据国家和本地区档案工作规划或计划，结合本单位或本系统工作实际，制定本单位或本系统档案工作发展规划或计划，并予以组织实施。

(3)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导。

机关档案部门对本机关文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，就是要确保机关所有门类档案的齐全和完整，确保档案质量。具体包括对文件的书写和制成材料、文件的格式等提出质量要求，对文件的形成与传递过程进行监督，协助并指导文书或业务部门进行整理，对档案质量进行审核把关等。

(4)负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作。

按照《机关档案管理规定》，机关档案的管理工作包括形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交等，机关要按照管理工作内容和要求做好机关的全部档案的管理和利用工作。

另外，对于机关政府信息公开来说，机关档案部门虽然不是政府信息公开工作机构，但可以借助档案管理便利对政府信息公开工作予以协助。

(5)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理。

(6)接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案。

(7)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动。机关应定期组织业务交流和业务培训，通过观摩、交流和学习，不断增强档案意识，更新档案工作知识，提升档案业务工作技能。

(8)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议；对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。

2.新要求

《机关档案管理规定》在《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案工作条例》规定基础上，对机关档案工作基本任务进行了丰富、优化。主要体现在以下几个方面:

(1)增加基本制度备案要求。提出机关要将“ 规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案”，将档案行政管理部门监督、指导和检查职责前置，保证机关档案基本制度符合法律法规和方针政策规定。

档案管理的基本制度指的是各机关制定的、规定本单位或本系统档案工作体制机制、机构人员、职责分工，以及基础设施、档案管理、信息化建设等基本内容的综合性规范。

(2)优化监督指导职责。《机关档案管理规定》将机关档案部门监督和指导范围由文件材料的归档工作拓展到“形成、积累和归档工作”，同时将监督和指导对象明确为“机关各种文件材料”。强化前端控制，从源头上提高档案资源质量，提升档案管理水平。需要指出的是，专业主管机关对本系统和直属单位的监督、指导职责是对“统一领导、分级管理”体制的补充，并且不具备普遍适用意义，因此相关内容在管理体制中进行了规定，并未作为基本任务。

(3)创设年度报告制度。《机关档案管理规定》明确要求机关应“接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度'，以保证档案行政管理部门更好地履行对机关的监督、指导和检查职责，解决监督指导周期长、覆盖面不足等问题。

年度报告制度是指机关按照《机关档案管理规定》要求，每年度向同级档案行政管理部门和具备本系统监督、指导权限的上级主管机关报送执行档案法律法规以及《机关档案管理规定》情况的一项制度。

报告情况应当包括且不限于：档案工作基本情况、基础设施建设情况、档案管理基本情况、档案信息化建设情况等。

(4)新增其他基本任务。《机关档案管理规定》还增加了协助做好政府信息公开工作、统筹协调档案信息化工作、组织开展档案交流培训和宣传教育、对部门或个人提出奖惩建议等基本任务。

二、任务执行

1.基本原则

按照《机关档案管理规定》精神，机关档案工作基本任务应当主要由机关自主完成，政府购买服务方式只能辅助完成基本任务中特定的辅助性工作。

《机关档案管理规定》要求，“机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数学化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。”

在机关档案工作中对社会化服务做出如此规定，主要考虑有二：一是尽可能防范档案社会化服务可能带来的档案管理安全风险；二是避免过度社会化服务给档案机构、人员、库房的设置和配备等带来不利影响，进而影响档案工作的长远发展。

否则，由业务或文书部门进行整理的工作机制就无法维持，也会对档案质量等带来一系列不良的连锁反应。

2.社会化服务

《机关档案管理规定》要求按照严格范围、严格监管、严格标准的“三个严格”理念开展机关档案业务社会化服务。